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El flujo de trabajo de un estudio de vídeo, de principio a fin
Un proyecto de vídeo pasa por siete fases: brief, materiales, edición, revisión interna, aprobación del cliente, entrega y archivo. La mayor parte del tiempo del calendario se pierde entre esas fases, esperando un archivo, una decisión o una respuesta, no dentro de ellas. Tasked modela el camino como un flujo de trabajo con fases con nombre, cada una con un SLA predeterminado, para que un productor pueda ver dónde está cada corte, cuánto tiempo lleva ahí y a quién le toca el siguiente paso. La plantilla Spot incluye diez fases, una aprobación de guion de 48 horas y una aprobación de corte final de 72 horas; estos son valores de la plantilla y cada proyecto puede cambiarlos.
Cómo redactar un brief de vídeo que sobreviva a la edición
Un brief sobrevive a la edición cuando deja por escrito cinco cosas antes de que nadie abra una sala de edición: los entregables con su duración, velocidad de fotogramas y relación de aspecto; la fecha límite; quién aprueba y quién solo comenta; cuántas rondas de revisión incluye el precio; y qué materiales debe entregar el cliente y para cuándo. En Tasked, el brief es la primera fase de cada plantilla de vídeo. Contiene el texto del brief del proyecto, una lista de control de la que la fase no puede salir hasta que se complete, el número acordado de rondas y el contacto del cliente que recibirá el acceso al portal.
Recopilar materiales antes de que empiece la edición
Los materiales se recopilan antes de que empiece la edición cuando el cliente tiene un único lugar donde subirlos, cada archivo se comprueba al recibirlo, la lista de lo que aún falta se encuentra en el proyecto en forma de tareas abiertas y la fase de edición no se abre hasta que esa lista esté vacía. En Tasked, el cliente sube los archivos a través del portal sin necesidad de tener una cuenta, cada subida se escanea en busca de malware antes de que se pueda abrir o compartir, y cada elemento que falta es una tarea con un responsable y una fecha límite que la transición de fase puede esperar.
La fase de edición y lo que un productor necesita ver
Durante la edición, un productor necesita tres cosas sin tener que preguntar al editor: qué versión del corte es la actual, cuánto tiempo lleva el corte en la fase de edición en comparación con su SLA y qué notas de la última revisión siguen abiertas. Tasked muestra cada una de ellas en el proyecto: las versiones de un corte una al lado de la otra con las notas traspasadas de la versión anterior, el tiempo en la fase frente al valor predeterminado de la plantilla (120 horas para la fase de edición en las plantillas de spot y corporativa) y cada nota que se convirtió en tarea con su responsable y fecha límite.
Rondas de revisión: cuántas son y cómo contarlas
Una ronda de revisión es una sesión de revisión que ha terminado con una solicitud de cambios o un rechazo; una sesión que termina con una aprobación no consume nada. Tasked cuenta las rondas de esta forma por proyecto, compara el recuento con el número acordado en el presupuesto (dos por defecto, hasta cincuenta) y marca el exceso para que el estudio pueda cobrarlo en su propia factura. El producto nunca realiza cargos al cliente directamente, y el recuento se calcula a partir de las decisiones registradas en lugar de guardarse en una casilla que alguien tenga que acordarse de actualizar.
Aprobación del cliente antes del color y la entrega
El cliente aprueba la imagen antes del color y la entrega a través de un portal que no requiere cuenta: accede con un código, un enlace, un número de teléfono o un correo electrónico, ve el corte, deja notas en el fotograma y elige aprobar, aprobar con cambios o rechazar. La decisión se registra con la persona, la hora y la versión; el flujo de trabajo pasa a la entrega solo tras una aprobación, y una solicitud de cambios devuelve el corte a la fase de edición. En la plantilla de spot, la aprobación del corte final tiene un SLA predeterminado de 72 horas, con recordatorios al cliente no más de una vez cada doce horas.
Entrega y archivo: qué conservar durante treinta días
Tras la entrega, conserva el máster aprobado, el registro de aprobación y sus comentarios durante al menos treinta días, ya que ese es el plazo en el que un cliente suele solicitar una reexportación, una relación de aspecto diferente o una explicación de lo acordado. Tasked conserva los bytes de un archivo eliminado durante 30 días antes de que la purga los borre, mantiene el registro de auditoría de solo adición de forma indefinida y permite a la organización exportar sus datos. Los archivos llegan al cliente a través de la descarga del portal o mediante un enlace para compartir que puede incluir contraseña, fecha de caducidad y un interruptor de descarga.
Un flujo de trabajo de producción de vídeo que puedes ver en el tablero
Un flujo de trabajo de producción de vídeo en Tasked es una secuencia de fases con responsables, dependencias y aprobaciones: brief, rodaje, edición, revisión interna, un acceso para el cliente, revisiones y entrega. Un comentario en una fase se queda en esa fase. Una etiqueta marca lo que es urgente y lo que está esperando al cliente. Un observador se une a una tarea o fase y recibe actualizaciones sin tener que avisar a todo el estudio.
Aprobación de clientes sin veinte correos
En Tasked, el cliente recibe un único acceso - un enlace, un código o un código de un solo uso por SMS o correo electrónico - abre el corte en el navegador sin cuenta, deja notas fijadas en un segundo y pulsa aprobar o solicitar cambios. La decisión mueve el tablero, avisa al editor y se registra en un registro de auditoría de solo adición con quién, cuándo, qué versión y qué acceso. Un SLA de aprobación predeterminado de 72 horas con recordatorios para el cliente y un recuento de las rondas de revisión utilizadas frente a las acordadas cierran las dos brechas que deja abiertas un hilo de correo electrónico.
Notas temporizadas: un comentario que apunta a un segundo
Una nota temporizada en el portal de clientes de Tasked es un comentario que incluye la posición del cabezal de reproducción en el momento en que se escribió. Se guarda en milisegundos, se muestra en horas, minutos y segundos junto al texto, y al hacer clic en ella, el reproductor se desplaza a ese segundo. En el hilo de la tarea del estudio, la misma nota aparece con el tiempo delante. El cliente marca un segundo; las marcas con precisión de fotograma a la velocidad de fotogramas de origen corresponden a la sala de revisión del estudio.
El SLA de aprobación y qué ocurre cuando vence
Un SLA de aprobación en Tasked es un reloj que se pone en marcha cuando se abre la aprobación. El objetivo predeterminado es de 72 horas con un aviso 12 horas antes, y un proceso comprueba cada aprobación pendiente cada 15 minutos. Cuando se supera el objetivo, el cliente cuyo acceso permite aprobar recibe un recordatorio por correo electrónico y SMS que redirige al portal, como máximo una vez cada 12 horas por aprobación; si no se puede contactar con ningún acceso de cliente, los responsables de la tarea reciben en su lugar un recordatorio en la aplicación. Cada recordatorio queda registrado en el registro de auditoría.
Quién puede aprobar y cómo lo sabe el portal
El portal sabe quién puede aprobar porque cada acceso cuenta con cinco interruptores: ver, comentar, aprobar, subir y descargar. Un acceso nuevo es de solo ver; solo un acceso con el interruptor de aprobar llega a la ruta de decisión, y la página nunca muestra un botón que el acceso no pueda usar. Un acceso se limita a un proyecto o a todo un cliente, y se asocia a una persona concreta cuando el estudio introduce su correo electrónico o teléfono. Cada decisión se registra junto con el acceso y la sesión a través de la cual se tomó.
Rondas de revisión acordadas frente a lo que ocurre en la realidad
En Tasked, un proyecto incluye el número de rondas de revisión acordadas con el cliente - 2 por defecto, de 0 a 50 - y el producto cuenta las rondas utilizadas realmente: una ronda es una revisión de una versión que se ha devuelto para pedir más cambios. Una aprobación simple no cuenta. Cuando las utilizadas superan las acordadas, el tablero muestra cuántas rondas son facturables, se registra una fila de auditoría por cada ronda adicional y una automatización puede actuar al respecto. Tasked no le factura esto al cliente; lo hace el estudio.
Un portal de clientes sin cuenta
El portal de clientes de Tasked se abre con un código, un enlace o un código de un solo uso enviado por SMS o correo electrónico. Sin registros, sin contraseñas y sin nada que instalar; la página se ejecuta en el navegador del móvil o del ordenador. El cliente solo ve lo que se le ha enviado, ve una previsualización del corte - el archivo máster nunca se sirve por esta vía - y deja notas, sube un brief y aprueba. El acceso caduca a los 30 días por defecto y se puede revocar de inmediato.
El valor de un registro de aprobación
Un registro de aprobación en Tasked responde a cuatro preguntas meses después: quién aprobó, cuándo, qué versión y a través de qué acceso. Cada decisión del cliente escribe una fila de decisión marcada como procedente del portal, además de filas de auditoría que indican el acceso, la sesión y la ronda de revisión que cerró. El registro es de solo adición: no hay opción de actualizar ni eliminar en ningún nivel, y el historial sobrevive a una cuenta eliminada. Un espacio de trabajo eliminado se exporta, se marca como eliminado y se purga tras 30 días, conservando el historial sin datos identificativos.
Feedback de vídeo de clientes sin perder el comentario
El feedback de vídeo de clientes en Tasked se queda en el fotograma o en la línea donde se hizo clic. El enlace de revisión se abre en ese punto exacto, no al principio del archivo. Un observador de la tarea recibe una actualización si el comentario cambia. Las solicitudes de cambio desde el acceso vuelven a la fase con un responsable, sin tener que copiarlas desde el correo electrónico.
Veinte proyectos sin una hoja de cálculo
Una agencia que gestiona veinte proyectos a la vez no necesita una hoja de cálculo para saber en qué punto está cada uno. Tasked mantiene cada proyecto en un tablero de flujo de trabajo con horas de SLA por fase, registra el tiempo que cada tarea pasa en cada fase y transforma esos registros en cinco vistas analíticas: cartera, cuellos de botella, clientes, carga y riesgo. El propietario lee un informe semanal los lunes en lugar de una pestaña llena de fórmulas.
Carga y capacidad del equipo: cómo es una semana justa
Una semana justa es aquella en la que el trabajo abierto de nadie supera su capacidad semanal. Tasked mide la carga de una persona como los minutos estimados de sus tareas abiertas, divididos a partes iguales si una tarea tiene varios responsables, frente a una capacidad semanal predeterminada de 2400 minutos (cinco días de ocho horas) o la suma de las capacidades de los equipos a los que pertenece. La vista de carga pinta de rojo a cualquiera que supere esa línea.
Encontrar el cuello de botella: tiempo mediano en fase
El cuello de botella en un flujo de trabajo es la fase con el tiempo mediano más largo, medido desde el momento en que las tareas entran en ella hasta que salen. Tasked registra ese intervalo para cada tarea y cada fase, lo agrupa por nombre de fase en todos tus proyectos y muestra la mediana dentro de la ventana que elijas. No atribuye el tiempo de todo un trabajo a la fase en la que se encontraba cuando terminó.
Una puntuación de riesgo que puedes explicar a un cliente
La puntuación de riesgo de un proyecto en Tasked es un número del 0 al 100 que se calcula a partir de motivos que puedes explicar abiertamente: cuánto trabajo queda según los tiempos medios de tus propias fases, cuántos días faltan para la fecha límite y tres datos sobre el tablero a día de hoy. Cada motivo incluye los puntos que añade, y la suma de estos puntos da como resultado la puntuación final. Sin llamadas a modelos externos ni elementos ocultos.
Un SLA con sentido
Un SLA en Tasked es un número de horas en una fase. Cuando una tarea entra en la fase, se pone en marcha un reloj: la tarea está bien hasta que transcurre el 80 % de las horas, en riesgo desde ese momento hasta la fecha límite, e incumplida después de esta. Para las aprobaciones de clientes, se ejecuta un proceso cada 15 minutos que envía un recordatorio a quien tenga pendiente la aprobación, con un intervalo de 12 horas entre avisos, y cada aviso se registra en el historial de auditoría.
Cuando la definición de tu proceso es incorrecta
La definición de tu proceso es incorrecta cuando el SLA que has definido para una fase no coincide con el tiempo que las tareas pasan realmente en ella. La auditoría de procesos de Tasked mide la mediana de tiempo en cada fase a partir de los intervalos registrados, cuenta los incumplimientos del SLA que has establecido, propone una corrección, la simula durante los últimos 30 días y no aplica nada hasta que lo apruebes. La aprobación modifica la plantilla; los tableros activos se ofrecen por separado, uno a uno.
El informe del lunes por la mañana para el propietario
Cada lunes por la mañana, Tasked envía al propietario un informe de los últimos siete días: tareas completadas, abiertas y fuera de plazo en este momento, horas de espera por parte de los clientes, las tres fases más lentas, los tres proyectos que más tiempo llevan esperando a un cliente, las tres personas con más carga de trabajo y los tres proyectos con mayor riesgo. Las cifras proceden del mismo resumen diario que utilizan las pantallas de analíticas. La IA añade de tres a cinco frases y tres acciones sugeridas, y nunca se le pide ningún número.
Carga de trabajo del estudio en cifras, no en una hoja
La carga de trabajo del estudio en Tasked se mide a partir de dos preguntas en el tablero: cuántas tareas se han cerrado esta semana y dónde está el trabajo abierto ahora. El rendimiento es el recuento de tareas cerradas. El cuello de botella es la fase con más tareas abiertas. La carga de una persona es el número de tareas abiertas que tiene. El panel muestra estas mismas cifras dentro del espacio de trabajo.
Un motor, muchas profesiones
El mismo motor de flujo de trabajo que gestiona un spot desde el brief hasta la entrega también gestiona un cambio de software desde su recepción hasta el lanzamiento, una solicitud de diseño desde el concepto hasta los archivos finales, y una incidencia desde el reporte hasta la verificación del cliente. Las fases tienen tipos (trabajo, revisión, aprobación, control, completado); una fase de aprobación impide la salida sin una decisión registrada, y la persona que decide puede hacerlo a través de un acceso sin tener cuenta. El vídeo es la primera profesión para la que se optimizó el motor, pero no la única que puede gestionar.
Equipos de software: errores, historias y una puerta de lanzamiento
Un cambio de software en Tasked no es una tarjeta de color. Los errores incluyen gravedad y pasos para reproducirlos, las historias incluyen criterios de aceptación, las épicas contienen historias y el paquete de software finaliza con una aprobación de lanzamiento de la que el motor no dejará salir el trabajo sin una decisión registrada. La revisión de código puede devolver el elemento a en progreso con la etiqueta de cambios solicitados. QA puede retenerlo hasta que se realice la comprobación de aceptación. Nada de eso es un plugin.
Estudios de diseño: revisión de una imagen fija o un PDF
En Tasked, un archivo para revisión es una imagen fija, una página de PDF o un vídeo, y las notas sobre él son marcas en la imagen, no frases en un chat. La revisión interna se realiza antes de que el cliente vea nada. El cliente realiza la revisión a través de un acceso sin necesidad de tener una cuenta, la ronda se contabiliza dentro de lo permitido en el presupuesto y, si solicita cambios, el elemento vuelve a la fase de revisión siguiendo el camino ya definido en el flujo de trabajo.
Equipos de marketing: dos aprobaciones antes de publicar nada
Una campaña en Tasked no puede saltarse el departamento legal solo porque el de marca ya haya dado el visto bueno. La revisión de marca y la revisión legal son dos fases de aprobación independientes; cada una tiene su propio rol, su propio plazo de 48 horas y su propia ruta de corrección de vuelta a producción. Tras ambas decisiones, el trabajo se queda en una puerta programada hasta que llega la fecha de publicación, de modo que nada se publica solo porque alguien haya arrastrado una tarjeta.
Equipos de QA: reportar un defecto y hacer el seguimiento de la corrección
Un tester reporta un defecto indicando la gravedad, los pasos para reproducirlo y dónde se ha encontrado, adjunta una grabación o una captura de pantalla y marca el fotograma o píxel exacto. El paquete del ciclo de pruebas pasa por planificado, en ejecución, defectos abiertos, volver a probar y aprobado. Si una prueba de retorno sigue fallando, vuelve a defectos abiertos por una ruta específica, de modo que una corrección que no ha funcionado no desaparece en un ticket nuevo.
Equipos de soporte: cuando el cliente está en la sala
El cliente en una incidencia es una contraparte, no un puesto. Informa por correo electrónico, WhatsApp o un enlace; el paquete de incidencias pasa por reportado, triado, investigando, corrección en curso, verificación de cliente y cerrado, y el propio cliente confirma la solución a través de un acceso sin cuenta. La verificación de cliente es una fase de aprobación con un plazo de 48 horas. El cierre es una decisión registrada, no un estado que el equipo de soporte haya escrito.
El flujo de trabajo de aprobación que todo equipo tiene
Se solicita algo, alguien lo revisa, se devuelven los cambios y, en algún momento, se aprueba. Tasked hace que esto sea un tipo de fase, no un estado. Cuando un elemento entra en una fase de aprobación, el motor abre una aprobación para él; el elemento no puede salir mediante la transición de aprobado hasta que se registre una decisión, y la persona que decide puede hacerlo a través de un acceso sin tener cuenta. El mismo objeto sirve para la firma de un guion, un corte final, una revisión de marca, un lanzamiento o un cliente que verifica una corrección.