Aprobación de clientes sin veinte correos

Por qué el hilo llega a los veinte correos

Una aprobación por correo electrónico falla en un orden predecible. El primer mensaje contiene un enlace de descarga para un archivo pesado. El segundo pregunta qué versión es la actual. El tercero incluye notas con minutos y segundos escritos a mano. Hacia el duodécimo mensaje, se añade en copia a un compañero del cliente que responde sobre una versión anterior. Después, nadie sabe decir quién aprobó qué, y el estudio se da cuenta de que va por la tercera ronda de las dos presupuestadas cuando prepara la factura.

Nada de eso es por descuido. Es un canal que no entiende de versiones, decisiones ni plazos de entrega. En Tasked, el cliente entra por un único acceso, ve una sola cosa, dice una de dos palabras y, a partir de ahí, todo se registra y avanza por sí solo. Los seis artículos enlazados en esta página cubren cada una de esas partes.

Un único acceso en lugar de iniciar sesión

Un cliente en Tasked nunca se crea una cuenta. El estudio le genera un acceso de entre cuatro tipos: un código que el cliente escribe, un enlace que lleva su propio token, un número de teléfono que recibe un código de un solo uso por SMS o una dirección de correo electrónico que recibe dicho código. Un enlace o un código pueden, además, exigir el código de un solo uso: seis dígitos, cinco minutos, cinco intentos.

Un acceso caduca a los 30 días, a menos que el estudio configure otro número de días, hasta un máximo de 365, o elija expresamente que no caduque. La revocación tiene efecto inmediato. La credencial se guarda únicamente como un hash; no hay ningún botón para volver a mostrarla, y perder el código implica crear un nuevo acceso.

Cada acceso cuenta con cinco selectores: ver, comentar, aprobar, subir y descargar. Un nuevo acceso es de solo lectura y la página nunca muestra un botón que ese acceso no pueda utilizar. El artículo «Quién puede aprobar y cómo lo sabe el portal» explica estos selectores y el alcance de un acceso.

Ver el corte y señalar un segundo

El cliente ve una previsualización en el navegador, ya sea en el móvil o en el ordenador, sin tener que instalar nada. El archivo maestro nunca se sirve en la ruta de previsualización; descargarlo requiere un permiso aparte. Hasta que la previsualización esté lista, la página indica el motivo: cargando, generándose o retenida mientras el análisis de malware comprueba el archivo.

Se puede fijar una nota en el cabezal de reproducción. Se guarda en milisegundos, se muestra en horas, minutos y segundos junto al texto y, al hacer clic en ella, el reproductor se desplaza a ese momento. En el hilo de tareas del estudio, esa misma nota aparece con el tiempo delante. El cliente marca un segundo; las marcas con precisión de fotograma a la velocidad de fotograbación de origen, los dibujos sobre imágenes fijas y PDF, y la conversión de un comentario en una tarea con un responsable y una fecha límite pertenecen a la sala de revisión del estudio.

El cliente solo ve lo que se le ha enviado. Las fases se simplifican en seis palabras sencillas - recepción, en curso, pendiente de ti, en revisión, entregado, en espera - para que el cliente nunca lea los nombres de las fases internas del estudio.

La decisión y qué es lo que mueve

Desde el portal, el cliente puede aprobar o solicitar cambios. Una solicitud de cambios debe especificar qué debe cambiar; la página rechaza las solicitudes vacías antes de enviarlas, ya que una solicitud sobre la que nadie puede trabajar implica otra ida y vuelta. La nota puede tener hasta 4000 caracteres.

La decisión se registra como una fila de decisión marcada como procedente del portal, sin ID de usuario, de modo que el feed del estudio siempre pueda distinguir la aprobación de un cliente de una introducida por un productor en su nombre. El motor del flujo de trabajo mueve la tarea a la siguiente fase según las reglas del propio tablero, el equipo del estudio recibe una notificación con el nombre del corte y el veredicto y, si la tarea tiene una sala de revisión abierta, la sala también recibe el veredicto.

Si las reglas del tablero impiden el movimiento - una condición en la transición de salida o una fase que ya no lo acepta - se le comunica al cliente que el estudio debe revisar este caso y que ya ha sido notificado, y el estudio lo ve en su feed. Corregir el tablero es responsabilidad del estudio.

Cuando el cliente no responde

La mayoría de las aprobaciones nunca tienen una fecha límite asignada; un productor envía un corte y nadie escribe un plazo. Por lo tanto, el SLA de aprobación es un reloj que se pone en marcha cuando se abre la aprobación. El objetivo predeterminado es de 72 horas, con un aviso 12 horas antes, y un proceso comprueba cada aprobación pendiente cada 15 minutos.

Cuando se cumple el plazo, el recordatorio se envía a la persona de la que depende la aprobación. En el caso de una aprobación de cara al cliente, se trata del acceso del cliente con permiso de aprobación, por correo electrónico y por SMS si el acceso tiene un teléfono asociado, que redirige al portal e indica cuántos días lleva esperando. No se vuelven a enviar credenciales. Se envía un recordatorio de aprobación como máximo una vez cada 12 horas, y se avisa a un máximo de 50 aprobaciones por estudio en cada ejecución.

Una fecha límite escrita siempre tiene prioridad sobre el objetivo predeterminado, y un proceso independiente cada cinco minutos envía recordatorios de las aprobaciones cuya fecha límite ha vencido o vence en la siguiente hora. El SLA de aprobación y lo que ocurre cuando vence se gestionan a través de ambos relojes.

Rondas acordadas, rondas utilizadas

Un proyecto incluye el número de rondas de revisión acordadas con el cliente: 2 de forma predeterminada, 0 si no se incluye ninguna, hasta un máximo de 50. El producto cuenta las rondas utilizadas realmente, donde una ronda equivale a una revisión de una versión que se ha devuelto solicitando más trabajo. Una aprobación normal no cuenta como ronda.

Cuando las rondas utilizadas superan las acordadas, el tablero muestra cuántas rondas son facturables, se registra una fila de auditoría por cada ronda adicional y se activa un evento para que una automatización pueda avisar al productor y enviar un correo electrónico al cliente. Tasked no cobra a nadie por la ronda adicional; lo hace el estudio en su propia factura, con un registro que lo demuestra. El artículo «Rondas de revisión acordadas frente a lo que ocurre en la realidad» explica por qué el recuento se calcula en lugar de almacenarse.

Qué queda después

Cada paso anterior escribe en un registro de auditoría que no permite modificaciones ni eliminaciones en ningún ámbito. Una fila de decisión indica si se ha aprobado o si se han solicitado cambios, junto con el comentario; una fila del portal indica el acceso, la sesión y la ronda de revisión; la sesión incluye la dirección IP y el navegador. El lado del estudio muestra, por cada acceso, la primera apertura, la última vez que se vio, los diferentes dispositivos y las aprobaciones registradas.

Cuando se elimina un espacio de trabajo, los datos se exportan, se marcan como eliminados y se destruyen al cabo de 30 días, y el registro de auditoría se conserva sin datos identificativos. El artículo «El valor de un registro de aprobación» analiza detalladamente dicho registro, y «Un portal de clientes sin cuenta» aborda el acceso desde la perspectiva del cliente.

Los clientes no ocupan puestos y son gratis en todos los planes. Tasked ofrece una prueba gratuita, el plan Starter por 29 $ al mes, el Professional por 99 $ y el Business por 249 $, con tarifas basadas en el trabajo del estudio y no en las personas que lo ven.