Veinte proyectos sin una hoja de cálculo

Lo que la hoja de cálculo hacía por ti

La mayoría de las hojas de cálculo de las agencias responden a tres preguntas. Dónde está cada proyecto ahora mismo. Quién tiene demasiada carga esta semana. Qué proyecto va a entregarse tarde. La hoja de cálculo solo responde tan bien como la última persona que la actualizó y, con veinte proyectos, esa persona se dedica a actualizarla en lugar de gestionarlos.

Tasked responde a esas mismas tres preguntas a partir de los registros que el equipo genera al trabajar, no al informar. Una tarea se mueve de una fase a otra en un tablero; ese movimiento es el registro. Todo lo que verás a continuación se construye a partir de ahí, y nada de ello requiere que nadie rellene una celda.

Un tablero por proyecto, a partir de una plantilla

Cada proyecto se ejecuta en un tablero de flujo de trabajo copiado de una plantilla. Tasked incluye diez paquetes de flujos de trabajo para tareas generales (sprint, incident, design request, campaign, bugfix, approval flow, test cycle, release, software, project delivery) y cinco para vídeo (commercial, documentary, wedding, corporate, social content batch). Una plantilla define el nombre de las fases en orden, asigna a cada fase sus horas de SLA y marca qué fases son de aprobación.

La plantilla de spot, por ejemplo, tiene diez fases. Brief tiene 48 horas; Guion, 72; Aprobación de guion, 48; Preproducción, 120; Rodaje, 48; Montaje, 120; Revisión de primer corte, 48; Aprobación de corte final, 72; Entrega, 24; y luego, Listo. Esas horas son valores de la plantilla que puedes cambiar por organización; no son una promesa que Tasked haga sobre tu estudio.

Las fases de aprobación abren un portal de clientes que no requiere cuenta. El cliente accede a través de un código, un enlace, un número de teléfono o un correo electrónico, ve el corte con precisión de fotograma a su velocidad de fotogramas de origen (incluyendo 23,976 y 29,97), deja notas con marca de tiempo y aprueba, rechaza o solicita cambios. La decisión mueve la tarea en el tablero, y ese movimiento se registra como cualquier otro.

El registro sobre el que se construye la analítica

Cada vez que una tarea entra en una fase, Tasked abre un intervalo, y cada vez que sale, lo cierra, en la misma transacción de la base de datos que el propio movimiento. Una tarea que se devuelve a la misma fase inicia un nuevo intervalo. Un intervalo que sigue abierto cuenta hasta el momento actual.

Los intervalos se agrupan por el nombre de la fase en todos los proyectos, no por el tablero individual. Cada proyecto tiene su propia copia del flujo de trabajo, por lo que la fase de Montaje en el proyecto A y la fase de Montaje en el proyecto B son filas diferentes; la analítica las trata como la misma fase porque comparten la misma clave.

El registro de auditoría subyacente es de solo adición. No hay forma de actualizarlo ni eliminarlo en la aplicación, por lo que cualquier número en una pantalla de analítica siempre se puede rastrear hasta los eventos que lo produjeron.

Cinco vistas, un único conjunto de números

Un proceso diario consolida los eventos de ayer en una sola fila por organización, por proyecto y por miembro, y evalúa el riesgo de retraso en la entrega de cada proyecto. Las cinco vistas analíticas leen esas filas; nunca vuelven a calcular desde cero, por lo que es imposible que dos pantallas muestren datos contradictorios.

• Cartera: tareas completadas en el periodo, abiertas y fuera de plazo ahora, horas de espera a los clientes, tiempo medio de ciclo y número de días sin datos.
• Cuellos de botella: la mediana de tiempo en cada fase, a partir de los intervalos registrados, empezando por la fase más lenta.
• Clientes: qué proyectos están esperando la aprobación de un cliente y durante cuántos días.
• Carga: la carga de trabajo abierta de cada persona en minutos frente a su capacidad semanal, con el recuento de tareas abiertas, fuera de plazo y completadas.
• Riesgo: una puntuación de 0 a 100 por proyecto con los motivos que la componen, dividida en tres franjas: bajo, en observación y alto.

El informe semanal y lo que no hará

El lunes por la mañana, el propietario recibe un informe de los últimos siete días por correo electrónico y como notificación dentro de la aplicación. El informe detalla las tareas completadas, abiertas y fuera de plazo, las horas de espera a los clientes, las tres fases más lentas, los tres proyectos que más tiempo llevan esperando a un cliente, las tres personas con más carga de trabajo y los tres proyectos con mayor riesgo.

Primero se calculan los números. A continuación, se entregan esos números a la IA y se le piden de tres a cinco frases y exactamente tres acciones sugeridas, cada una vinculada a una de las cifras de la lista. Nunca se le pide un número. Si la narración no se genera, el correo electrónico espera a la siguiente ejecución y la notificación dentro de la aplicación se entrega igualmente con los números.

Por dónde empezar

Elige una plantilla que se adapte a cómo se ejecutan ya tus proyectos y ajusta las horas de SLA a lo que realmente esperas. Invita al equipo y crea un equipo con una capacidad semanal si el valor predeterminado de 2400 minutos (cinco días de ocho horas) no te sirve. Haz que los clientes accedan a través del portal desde la primera aprobación para que el tiempo de espera se registre desde el primer día.

Luego, trabaja así durante un mes. Después de eso, la vista de cuellos de botella tendrá suficientes intervalos para ser fiable, la puntuación de riesgo dispondrá de un historial de fases del que nutrirse en lugar de usar los valores predeterminados, y la auditoría del proceso podrá decirte qué SLA configuraste mal.

• Tableros: diez paquetes generales y cinco paquetes de vídeo, cada uno con horas de SLA por fase.
• Registros: un intervalo por tarea y por fase, con un registro de auditoría de solo adición.
• Vistas: cartera, cuellos de botella, clientes, carga, riesgo.
• Informe: primero los números, luego las palabras, cada lunes.