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O fluxo de trabalho de um estúdio de vídeo, de ponta a ponta
Um projeto de vídeo passa por sete etapas: briefing, materiais, edição, revisão interna, aprovação do cliente, entrega e arquivo. A maior parte do tempo do calendário perde-se entre essas etapas, à espera de um ficheiro, de uma decisão ou de uma resposta, e não dentro delas. O Tasked modela o caminho como um fluxo de trabalho com etapas nomeadas, cada uma com um SLA predefinido, para que um produtor possa ver onde está cada corte, há quanto tempo lá está e quem deve dar o próximo passo. O modelo de anúncio inclui dez etapas, uma aprovação de guião de 48 horas e uma aprovação do corte final de 72 horas; estes são valores do modelo e cada projeto pode alterá-los.
Escrever um briefing de vídeo que sobreviva à edição
Um briefing sobrevive à edição quando define por escrito cinco coisas antes de alguém abrir uma sala de edição: os entregáveis com a sua duração, frame rate e proporção; o prazo; quem aprova e quem apenas comenta; quantas rondas de revisões estão incluídas no preço; e que materiais o cliente deve entregar e até quando. No Tasked, o briefing é a primeira etapa de cada modelo de vídeo. Contém o texto do briefing no projeto, uma checklist da qual a etapa não pode sair até estar concluída, o número acordado de rondas e o contacto do cliente que receberá a porta do portal.
Reunir materiais antes de a edição começar
Os materiais são reunidos antes de a edição começar quando o cliente tem um único local para carregar ficheiros, cada ficheiro é verificado à chegada, a lista do que ainda falta está no projeto sob a forma de tarefas abertas e a etapa de edição não abre até que essa lista esteja vazia. No Tasked, o cliente faz o carregamento através do portal sem precisar de conta, cada carregamento é verificado contra malware antes de poder ser aberto ou partilhado, e cada item em falta é uma tarefa com um responsável e uma data limite pela qual a transição de etapa pode esperar.
A etapa de edição e o que um produtor precisa de ver
Durante a edição, um produtor precisa de três coisas sem perguntar ao editor: qual a versão atual do corte, há quanto tempo o corte está na etapa de edição em relação ao seu SLA e que notas da última revisão ainda estão abertas. O Tasked mostra cada uma delas no projeto: as versões de um corte lado a lado com as notas transitadas da mais antiga, o tempo na etapa face ao padrão do modelo (120 horas para a etapa de Edição nos modelos de Anúncio e Corporate) e cada nota que se tornou uma tarefa com o respetivo responsável e data limite.
Rondas de revisões: quantas e como contá-las
Uma ronda de revisões é uma sessão de revisão que terminou com um pedido de alterações ou uma rejeição; uma sessão que terminou com uma aprovação não consome nada. O Tasked conta as rondas desta forma por projeto, compara a contagem com o número acordado no orçamento (duas por predefinição, até cinquenta) e assinala o excedente como uma contagem para que o estúdio o possa cobrar na sua própria fatura. O produto nunca cobra diretamente ao cliente, e a contagem é derivada das decisões registadas em vez de ser mantida num campo que alguém tem de se lembrar de atualizar.
Aprovação do cliente antes da cor e da entrega
O cliente aprova a imagem antes da cor e da entrega através de um portal que não necessita de conta: entra com um código, um link, um número de telefone ou um e-mail, assiste ao corte, deixa notas no frame e escolhe aprovar, aprovar com alterações ou rejeitar. A decisão é registada com a pessoa, a hora e a versão, o fluxo de trabalho avança para a entrega apenas mediante uma aprovação, e um pedido de alterações envia o corte de volta para a etapa de edição. No modelo Anúncio, a aprovação do corte final tem um SLA predefinido de 72 horas, com lembretes ao cliente no máximo a cada doze horas.
Entrega e arquivo: o que guardar durante trinta dias
Após a entrega, guarde o master aprovado, o registo de aprovação e as respetivas notas durante pelo menos trinta dias, pois essa é a janela em que um cliente solicita uma nova exportação, uma proporção diferente ou uma explicação sobre o que foi acordado. O Tasked guarda os bytes de um ficheiro eliminado durante 30 dias antes de a purga os remover, mantém o registo de auditoria apenas de adição indefinidamente e permite que a organização exporte os seus dados. Os ficheiros chegam ao cliente através da transferência no portal ou de um link de partilha que pode conter uma palavra-passe, uma data de expiração e um interruptor de transferência.
Um fluxo de trabalho de produção de vídeo que pode ver no quadro
Um fluxo de trabalho de produção de vídeo no Tasked é uma sequência de etapas com responsáveis, dependências e aprovações: briefing, filmagem, edição, revisão interna, uma porta para o cliente, revisões e entrega. Um comentário numa etapa permanece na etapa. Uma etiqueta marca o que é urgente e o que está à espera do cliente. Um observador associa-se a uma tarefa ou etapa e é atualizado sem alertar todo o estúdio.
Aprovação do cliente sem vinte emails
No Tasked, o cliente recebe uma porta - um link, um código ou um código de uso único por SMS ou email - abre o corte no navegador sem precisar de conta, deixa notas associadas a um segundo específico e clica em aprovar ou solicitar alterações. A decisão move o quadro, notifica o editor e é registada num registo de auditoria apenas de adição com quem, quando, qual versão e qual porta. Um SLA de aprovação predefinido de 72 horas com lembretes para o cliente e uma contagem de rondas de revisões utilizadas face ao número acordado fecham as duas lacunas que uma troca de emails deixa em aberto.
Notas temporizadas: um comentário que aponta para um segundo
Uma nota temporizada no portal do cliente da Tasked é um comentário que guarda a posição do cursor de reprodução no momento em que foi escrito. É guardada em milissegundos, apresentada como horas, minutos e segundos ao lado do texto, e clicar nela move o leitor para esse segundo. No fio da tarefa do estúdio, a mesma nota aparece com o respetivo tempo à frente. O cliente marca um segundo; as marcas com precisão de frame à taxa de frames de origem pertencem à sala de revisão do estúdio.
O SLA de aprovação e o que acontece quando este expira
Um SLA de aprovação no Tasked é um relógio que começa a contar quando a aprovação é aberta. O objetivo predefinido é de 72 horas, com um aviso 12 horas antes, e um processo verifica todas as aprovações pendentes a cada 15 minutos. Quando o objetivo expira, o cliente cuja porta pode aprovar recebe um lembrete por e-mail e SMS que remete para o portal, no máximo uma vez a cada 12 horas por aprovação; quando não é possível aceder a nenhuma porta do cliente, os responsáveis da tarefa recebem, em alternativa, um lembrete na aplicação. Todos os lembretes são registados no registo de auditoria.
Quem pode aprovar, e como o portal sabe
O portal sabe quem pode aprovar porque cada porta tem cinco interruptores: visualizar, comentar, aprovar, carregar e descarregar. Uma nova porta é apenas para visualização; apenas uma porta com permissão para aprovar chega à rota de decisão, e a página nunca mostra um botão que a porta não possa utilizar. Uma porta está limitada a um projeto ou a um cliente inteiro, e identifica uma pessoa quando o estúdio lhe atribui o e-mail ou telefone dessa mesma pessoa. Cada decisão é registada com a porta e a sessão através da qual foi tomada.
Rondas de revisões acordadas versus o que realmente acontece
No Tasked, um projeto tem o número de rondas de revisões acordadas com o cliente - 2 por predefinição, de 0 a 50 - e o produto conta as rondas realmente utilizadas: uma ronda é uma revisão de uma versão que voltou a pedir mais trabalho. Uma aprovação simples não conta. Quando as utilizadas ultrapassam as acordadas, o quadro mostra quantas rondas são faturáveis, é registada uma linha de auditoria para cada ronda extra e uma automatização pode agir sobre isso. O Tasked não fatura o cliente por isso; o estúdio sim.
Um portal do cliente sem conta
O portal do cliente do Tasked abre com um código, um link ou um código de utilização única enviado por SMS ou e-mail. Não há registo, não há palavra-passe e não há nada para instalar; a página é executada no navegador de um telemóvel ou computador. O cliente vê apenas o que lhe foi enviado, assiste a uma representação de pré-visualização do corte - o ficheiro master nunca é disponibilizado por este caminho - deixa notas, carrega um briefing e aprova. A porta expira após 30 dias por predefinição e pode ser revogada imediatamente.
O que vale um registo de aprovação
Um registo de aprovação no Tasked responde a quatro perguntas meses mais tarde: quem aprovou, quando, qual a versão e através de que porta. Cada decisão do cliente escreve uma linha de decisão marcada como vinda do portal, além de linhas de auditoria que identificam a porta, a sessão e a ronda de revisões que encerrou. O registo é apenas de adição: não existe caminho de atualização ou eliminação em nenhum âmbito, e o rasto sobrevive a uma conta eliminada. Um espaço de trabalho eliminado é exportado, marcado como eliminado e purgado após 30 dias, mantendo-se o rasto sem detalhes de identificação.
Feedback de vídeo do cliente que não perde o comentário
O feedback de vídeo do cliente no Tasked permanece no frame ou na linha onde se clicou. Um link de revisão abre nesse ponto, não no início do ficheiro. Um observador na tarefa é atualizado quando o comentário muda. Um pedido de alteração a partir da porta regressa à etapa com um responsável, sem ter de o copiar do e-mail.
Vinte projetos sem uma folha de cálculo
Uma agência que gere vinte projetos ao mesmo tempo não precisa de uma folha de cálculo para saber em que ponto está cada um. O Tasked mantém cada projeto num quadro de fluxo de trabalho com horas de SLA por etapa, regista o tempo que cada tarefa passa em cada etapa e transforma esses registos em cinco vistas de análise: portefólio, estrangulamentos, clientes, carga e risco. O proprietário lê um relatório semanal à segunda-feira em vez de um separador cheio de fórmulas.
Carga e capacidade da equipa: como é uma semana justa
Uma semana justa é aquela em que o trabalho em aberto de ninguém é superior à sua capacidade semanal. O Tasked mede a carga de uma pessoa como os minutos estimados das suas tarefas em aberto, divididos uniformemente quando uma tarefa tem vários responsáveis, face a uma capacidade semanal predefinida de 2400 minutos (cinco dias de oito horas) ou à soma das capacidades das equipas a que pertence. A vista de carga de trabalho pinta a vermelho qualquer pessoa que ultrapasse essa linha.
Encontrar o gargalo: tempo mediano na etapa
O gargalo num fluxo de trabalho é a etapa com o tempo mediano mais longo, medido desde o momento em que as tarefas entram nela até ao momento em que saem. O Tasked regista esse intervalo para cada tarefa e cada etapa, agrupa-o pelo nome da etapa em todos os seus projetos e mostra a mediana dentro da janela que escolher. Não atribui o tempo de um trabalho inteiro à etapa em que este se encontrava quando terminou.
Uma pontuação de risco que pode explicar a um cliente
A pontuação de risco de um projeto no Tasked é um número de 0 a 100 construído a partir de motivos que pode dizer em voz alta: quanto trabalho resta de acordo com os tempos médios das suas próprias etapas, quantos dias faltam para o prazo e três factos sobre o quadro hoje. Cada motivo traz os pontos que adicionou, e os pontos somam-se para dar a pontuação. Não há chamadas de modelos nem nada oculto.
Um SLA que significa alguma coisa
Um SLA no Tasked é um número de horas numa etapa. Quando uma tarefa entra na etapa, um relógio começa a contar: a tarefa está em conformidade até que 80 por cento das horas tenham decorrido, em risco a partir daí até ao prazo limite, e em incumprimento após este. Para aprovações de clientes, um processo é executado a cada 15 minutos e envia um lembrete a quem quer que a aprovação esteja a aguardar, com 12 horas de intervalo entre lembretes, sendo cada lembrete registado no registo de auditoria.
Quando a definição do seu processo está errada
A definição do seu processo está errada quando o SLA que definiu numa etapa não corresponde ao tempo que as tarefas realmente passam nela. A auditoria de processos do Tasked mede o tempo mediano em cada etapa a partir dos intervalos registados, conta os incumprimentos em relação ao SLA definido, propõe uma correção, simula-a ao longo dos últimos 30 dias e não aplica nada até que aprove. A aprovação altera o modelo; os quadros em execução são propostos separadamente, um a um.
O relatório do proprietário de segunda-feira de manhã
Todas as segundas-feiras de manhã, o Tasked envia ao proprietário um relatório dos últimos sete dias: tarefas concluídas, abertas e em atraso agora, horas de espera pelos clientes, as três etapas mais lentas, os três projetos há mais tempo à espera de um cliente, as três pessoas mais ocupadas e os três projetos de maior risco. Os números provêm da mesma compilação diária que os ecrãs de análise utilizam. A IA adiciona de três a cinco frases e três ações sugeridas, e nunca lhe é pedido um número.
Carga de trabalho do estúdio que pode ver em contagens, não numa folha
A carga de trabalho do estúdio no Tasked é medida a partir de duas perguntas no quadro: quantas tarefas foram fechadas esta semana e onde se encontra o trabalho aberto agora. O throughput é a contagem de tarefas fechadas. Um estrangulamento é a etapa com mais tarefas abertas. A carga de uma pessoa é o número de tarefas abertas que esta tem. O painel mostra os mesmos números dentro do espaço de trabalho.
Um motor, muitas profissões
O mesmo motor de fluxo de trabalho que gere um anúncio desde o briefing até à entrega também gere uma alteração de software desde a receção até ao lançamento, um pedido de design desde o conceito até aos ficheiros finais, e um incidente desde o relatório até à verificação do cliente. As etapas têm tipos (trabalho, revisão, aprovação, gate, concluído), uma etapa de aprovação recusa a saída sem uma decisão registada, e a pessoa que decide pode fazê-lo através de uma porta sem conta. O vídeo é a primeira profissão para a qual o motor foi otimizado, não a única que consegue suportar.
Equipas de software: bugs, stories e um gate de lançamento
Uma alteração de software no Tasked não é um cartão com uma cor. Os bugs contêm gravidade e passos para reproduzir, as stories contêm critérios de aceitação, os epics contêm stories, e o pacote de software termina numa aprovação de lançamento que o motor não deixará o trabalho sair sem uma decisão registada. A revisão de código pode enviar o item de volta para em progresso com a etiqueta de alterações solicitadas. O QA pode retê-lo até que a verificação de aceitação seja concluída. Nada disto é um plugin.
Estúdios de design: revisão de um still ou de um PDF
Uma revisão no Tasked é um still, uma página de PDF ou um vídeo, e uma nota no mesmo é uma marcação na imagem, não uma frase num chat. A revisão interna acontece antes de o cliente ver o que quer que seja. O cliente faz a revisão através de uma porta sem conta, a ronda é contabilizada face ao que o orçamento permitia, e um pedido de alterações envia o item de volta para as revisões num caminho que o fluxo de trabalho já definiu.
Equipas de marketing: duas aprovações antes de tudo ficar ativo
Uma campanha no Tasked não pode saltar o departamento jurídico só porque a marca já disse que sim. A revisão de marca e a revisão jurídica são duas etapas de aprovação distintas, cada uma com a sua própria função, a sua janela de 48 horas e o seu próprio caminho de correção de volta à produção. Após ambas as decisões, o trabalho aguarda num gate agendado até que a data de publicação seja atingida, para que nada fique ativo apenas porque alguém arrastou um cartão.
Equipas de QA: reportar um defeito e acompanhar a correção
Um tester reporta um defeito com gravidade, passos para reproduzir e onde foi encontrado, anexa uma gravação ou uma captura de ecrã e marca o frame ou píxel exato. O pacote do ciclo de testes passa por planeado, em execução, defeitos abertos, reteste e validado. Um reteste que continue a falhar regressa a defeitos abertos através de um caminho específico, para que uma correção que não corrigiu o problema não desapareça num novo ticket.
Equipas de suporte: quando o cliente está na sala
O cliente num incidente é uma contraparte, não um lugar. Reporta por e-mail, WhatsApp ou através de um link, o pacote de incidentes passa por reportado, triado, em investigação, correção em curso, verificação do cliente e fechado, e o próprio cliente confirma a correção através de uma porta sem conta. A verificação do cliente é uma etapa de aprovação com uma janela de 48 horas. O fecho é uma decisão registada, não um estado digitado pelo suporte.
O fluxo de trabalho de aprovação que todas as equipas têm
Algo é solicitado, alguém o revê, as alterações voltam e, a dada altura, é aprovado. O Tasked faz disso um tipo de etapa, não um estado. Quando um item entra numa etapa de aprovação, o motor inicia uma aprovação para o mesmo, o item não pode sair através da transição aprovada até que uma decisão seja registada, e a pessoa que decide pode fazê-lo através de uma porta sem conta. O mesmo objeto é uma validação de guião, um corte final, uma revisão de marca, um lançamento ou um cliente a verificar uma correção.