Recopilar materiales antes de que empiece la edición

La lista de lo que falta es todo el trabajo

Una edición que empieza sin el logo, las fuentes o la pista con licencia es una edición que habrá que volver a hacer. El trabajo de recopilar materiales no consiste en subirlos; consiste en mantener una lista precisa de lo que aún no ha llegado, quién lo debe y para cuándo, y hacer que sea imposible ignorar esa lista.

En Tasked, esa lista es un conjunto de tareas en el proyecto. Cada tarea tiene un responsable, una fecha límite y una prioridad, y no se puede salir de la fase en la que se encuentran las tareas hasta que estén completadas si así lo indica la transición. La plantilla Wedding film lo demuestra de forma concreta: su fase Ingest and backup tiene una tarea, 'Ingest cards and verify two backups', y la fase Highlights edit no se abre hasta que se haya completado.

• Material: cada tarjeta, con la fecha de rodaje y la cámara de la que procede.
• Gráficos: logotipo en formato vectorial, fuentes de la marca, plantillas de faldones.
• Audio: voz en off, música con su licencia, cualquier sonido de archivo.
• Texto: nombres escritos tal y como deben aparecer, subtítulos, textos legales.
• Referencias: los tres vídeos a los que se refería el cliente cuando dijo 'como este'.

Un único acceso para que el cliente suba archivos

El cliente no necesita una cuenta para enviar archivos. Se le proporciona un acceso al portal en forma de código, enlace, número de teléfono que recibe un código de un solo uso o correo electrónico; una vez dentro, puede subir archivos al proyecto, descargar lo que el estudio haya compartido y ver el hilo de conversación. Un acceso puede limitarse a un único proyecto o a todo lo que ese cliente tenga con el estudio, y caduca a los 30 días por defecto, a menos que el estudio establezca otro plazo o ninguno.

El acceso se genera y se entrega en un solo paso: el estudio elige el tipo, la invitación se envía por correo electrónico o SMS y, si el proveedor de correo no funciona, la credencial se muestra al estudio para que pueda entregarla en mano. Un acceso se puede revocar en cualquier momento, y el estudio puede ver la lista de lo que se ha hecho con él.

Cada archivo se escanea antes de que nadie lo abra

El portátil de un cliente no es el portátil del estudio. Cada subida a Tasked, ya sea desde el portal o por parte de un miembro, se escanea en busca de malware antes de estar disponible. Un archivo que no haya superado el escaneo no se puede compartir mediante un enlace, por lo que un enlace para compartir nunca entregará un archivo que el escáner no haya aprobado.

El escaneo no es opcional ni es una característica de un plan; se ejecuta en cada subida en todos los planes, incluida la prueba. Para un estudio, la consecuencia práctica es que un archivo que llegó a través del portal a las dos de la mañana se puede abrir de forma segura a las nueve.

Archivos, carpetas y versiones

Los materiales se organizan en carpetas, y cada archivo es un recurso con versiones. Una nueva subida del mismo recurso se convierte en la siguiente versión en lugar de en un segundo archivo con un nombre similar, que es lo que evita que 'logo_final_2_new' acabe en el proyecto. Los archivos se pueden compartir de forma externa con un enlace que incluya una contraseña opcional, una fecha de caducidad opcional y un interruptor para permitir o no la descarga; el enlace se puede revocar y se contabiliza el número de usos.

Una carpeta se puede compartir de la misma manera que un solo archivo, que es como un estudio entrega a un cliente todo un conjunto de tomas seleccionadas a la vez. La búsqueda abarca tanto archivos como tareas, proyectos y comentarios, por lo que 'la entrevista con el fundador' encuentra el clip por su nombre y por los comentarios realizados en él.

Convertir un elemento que falta en una tarea

Una nota en el reproductor de revisión - 'todavía necesitamos el packshot en 4K' - se puede convertir en una tarea con un responsable y una fecha límite sin tener que volver a escribirla. La tarea conserva su enlace a la nota, de modo que cuando llega el packshot, la persona que cierra la tarea puede ver qué es lo que se había solicitado.

Las automatizaciones pueden vigilar las subidas. Una regla escrita como una frase, 'cuando se suba un archivo a un proyecto en la fase Brief, notificar al productor', se compila, se vuelve a traducir para su comprobación y se simula con los eventos reales del último mes antes de ejecutarse. Un activador de fecha límite cercana puede crear la tarea de recordatorio para un material que vence en 48 horas y que aún no está en la carpeta.

Cuánto se puede almacenar

El almacenamiento es un límite del plan. Starter incluye 100 GB, Professional 1 TB y Business 5 TB, y se puede añadir un terabyte a cualquier plan de pago por 15 $ al mes. La prueba funciona con los 100 GB de Starter. Un archivo eliminado de un proyecto conserva sus bytes durante el periodo de retención de la organización, que es de 30 días por defecto, por lo que una tarjeta ingestada en el proyecto equivocado se puede recuperar dentro de ese plazo.

Para una edición, la práctica recomendada es mantener el material original donde trabaja el editor y subir a Tasked lo que deba revisarse, aprobarse, compartirse con el cliente o guardarse como registro: tomas seleccionadas, cortes, gráficos, audio y el máster aprobado.