Rondas de revisión: cuántas son y cómo contarlas

Qué cuenta exactamente como una ronda

El motivo por el que se suele discutir sobre las rondas de revisión es que nadie se pone de acuerdo en qué consiste una. ¿Un solo correo electrónico con una anotación es una ronda? ¿Lo es una llamada telefónica? ¿La segunda vez que el cliente mira la misma versión cuenta como una ronda nueva? Tasked responde con una regla integrada en el producto: una ronda es una sesión de revisión, y una sesión de revisión nunca se vuelve a abrir. La siguiente ronda es una nueva sesión sobre una nueva versión.

Solo cuentan las sesiones en las que se ha pedido más trabajo. Una sesión que termina aprobada da por concluido el trabajo; no se ha modificado nada, por lo que no se consume nada. Una sesión que termina aprobada con cambios o rechazada implica otra pasada de trabajo, y esa pasada adicional es lo que el estudio vende por ronda. Es imposible tomar dos decisiones en una misma sesión, porque la sesión se cierra con la primera decisión.

• Aprobado: el trabajo está terminado, no se consume ninguna ronda.
• Aprobado con cambios: se consume una ronda y el corte vuelve a la fase de corrección.
• Rechazado: se consume una ronda y el corte vuelve a la fase de corrección.

Cuántas rondas acordar

El valor por defecto en Tasked es dos, que es lo que suele incluir el presupuesto de un spot: una ronda tras el primer corte y otra tras el segundo. El límite máximo es cincuenta, y se trata más de un límite para evitar errores tipográficos que de una restricción del producto; un estudio que acuerde doce rondas para un documental largo puede hacerlo, pero si escribe 200 por error, el sistema lo detendrá.

El número se encuentra en el proyecto y se establece al crearlo a partir de una plantilla de vídeo. Se puede cambiar más adelante, y el cambio queda registrado en el historial de auditoría con el valor anterior y posterior; así, si un proyecto se renegocia de dos a tres rondas, queda constancia de cuándo se hizo y quién lo hizo. El contador de revisiones se muestra en los proyectos creados a partir de plantillas de vídeo y en plantillas personalizadas; los paquetes de software, QA y otros no lo muestran, ya que la corrección de errores no se vende por rondas.

El contador se calcula, no se escribe

No hay ninguna columna con un contador de rondas en ningún lugar de Tasked. El número de rondas utilizadas es una consulta sobre las decisiones de las propias sesiones de revisión del proyecto, que se ejecuta al leer el proyecto. Un contador guardado se desajustaría la primera vez que se eliminara un corte o una sesión, y facturar basándose en un número desajustado es peor para un estudio que no tener ningún número.

Como consecuencia, el recuento siempre refleja lo que ha ocurrido en realidad. Si se elimina una sesión, el número disminuye; si se registra una decisión a través del portal o por parte del estudio en nombre del cliente, el número aumenta. En ambos casos, la propia decisión queda registrada en el historial de auditoría con quién la tomó y cuándo.

Qué pasa en la tercera ronda

Acordar dos rondas y usar dos es exactamente lo pactado, no un incumplimiento. La tercera es la que cuesta dinero, y el exceso se muestra como un recuento en lugar de un sí o un no, ya que cada ronda adicional se puede facturar por separado. El proyecto muestra las rondas utilizadas frente a las acordadas, y el exceso al lado.

Superar el número acordado genera un evento, y una automatización puede actuar en consecuencia. Una regla redactada como «cuando un proyecto supere sus rondas acordadas, notificar al gestor de cuentas y crear una tarea para que el productor envíe la orden de cambio» se compila a partir de esa frase, se vuelve a traducir para que el autor pueda comprobarla y se simula con los eventos reales del último mes de la organización antes de activarse. El evento incluye los números de rondas utilizadas, acordadas y excedidas para que la notificación pueda citarlos.

La desviación del alcance no es una ronda

La otra discusión al facturar es si un cambio era una revisión o una solicitud nueva. «Haz el logotipo más grande» es una revisión. «Añade una versión para Instagram» es un nuevo entregable. Tasked no decide eso por ti, pero le da al estudio el registro para poder decidirlo: cada anotación está en un fotograma, en una versión, con una hora y una persona. Una anotación que resulte ser un trabajo nuevo se puede convertir en una tarea con un responsable y una fecha límite, que es donde empieza una orden de cambio.

Las anotaciones con marca de tiempo también aclaran qué se pidió en una ronda determinada. Cuando el cliente dice que el cambio en el minuto 0:48 se solicitó en la primera ronda y no se hizo, la anotación en la sesión de la primera ronda existe o no existe.

Poner el número donde el cliente pueda verlo

Un número que el cliente nunca ve es un número que se acabará discutiendo. Las rondas acordadas deben figurar en el brief y en el presupuesto, y las rondas utilizadas deben formar parte de la conversación cada vez que se consume una. La decisión que el cliente registra en el portal de clientes es el momento en que se consume una ronda, por lo que «esta es tu segunda ronda de las dos incluidas» es una frase que el estudio puede decir con el respaldo del registro.

Nada de esto mueve dinero dentro de Tasked. El estudio factura la ronda adicional según sus propias condiciones; el trabajo del producto es hacer que el recuento sea algo que ambas partes puedan consultar.