Entrega y archivo: qué conservar durante treinta días

Qué significa la entrega en el flujo de trabajo

La entrega es una fase de trabajo, la última antes de Done, en cada plantilla de vídeo. Sus tareas son las que generan los archivos: 'Etalonaje y mezcla de sonido' y 'Exportar entregables según especificaciones' en Spot, 'Exportar versiones y subtítulos' en Vídeo corporativo, 'Másteres, subtítulos y paquete de entrega' en Documental, y 'Exportar y subir la galería de entrega' en Vídeo de boda. El SLA predeterminado es de 24 horas en Spot y Vídeo corporativo, y de 48 en Documental y Vídeo de boda.

A esta fase solo se puede acceder desde una aprobación de corte final concedida, y la transición a Done requiere que su lista de comprobación esté completa. Un proyecto no está terminado porque alguien lo diga; está terminado porque se ha cerrado la tarea de exportación.

Cómo entregar los archivos

El cliente realiza la descarga desde el portal a través del mismo acceso con el que aprobó el trabajo, por lo que el máster llega justo donde se concedió la aprobación. Para un destinatario que no sea el cliente, como un socio de la agencia o una emisora, un enlace para compartir funciona sin necesidad de ningún acceso: un token aleatorio que se muestra una sola vez, con una contraseña opcional, una fecha de caducidad opcional y un interruptor para permitir o no la descarga. El enlace puede apuntar a un único archivo o a una carpeta entera, se contabilizan sus usos y se puede revocar.

Un enlace nunca entregará un archivo que no haya superado el análisis de malware. Cada subida se analiza al recibirse, y la resolución del enlace compartido comprueba el resultado del análisis antes de servir el archivo.

• Descarga del portal: el propio acceso del cliente, sin enlaces adicionales.
• Enlace para compartir: un archivo o carpeta, contraseña, caducidad, descarga activada o desactivada, revocable y con contador de usos.
• El enlace se muestra una sola vez; el producto solo almacena su hash.

El plazo de treinta días y en qué consiste

Tres plazos distintos de treinta días coinciden en la entrega, y conviene saber cuál es cuál. Un archivo eliminado de un proyecto conserva sus bytes durante el plazo de retención de la organización (30 días por defecto) y puede recuperarse dentro de este; después, la purga los elimina por completo. Un acceso al portal caduca a los 30 días por defecto, a menos que el estudio establezca otro periodo. Y cuando se elimina una organización o una cuenta, sus datos se borran de forma permanente tras 30 días, que es el plazo publicado en las condiciones de servicio y la política de privacidad, y que se aplica mediante la misma constante en el código.

La consecuencia práctica para un estudio es que nada de lo que se haga el día de la entrega es irreversible durante un mes. Un máster eliminado por error, un acceso que debería haber seguido abierto o un proyecto cerrado una semana antes: todo se puede deshacer dentro de ese plazo, y nada se puede recuperar después.

Qué conservar y qué dejar ir

Conserva la versión aprobada de cada entregable en el proyecto, junto con la sesión de revisión y su correspondiente decisión. Guarda los comentarios de la última ronda, ya que son la evidencia de lo que se solicitó y lo que se hizo. Mantén abierto el acceso durante todo el plazo de retención para que el cliente pueda volver a descargarlo sin necesidad de una nueva invitación.

Prescinde de las versiones intermedias una vez entregada la aprobada si te preocupa el almacenamiento; en cualquier caso, seguirán siendo recuperables durante 30 días tras su eliminación. Revoca los enlaces para compartir enviados a terceros en cuanto el destinatario confirme la recepción, ya que un enlace no revocado seguirá funcionando hasta su caducidad. El almacenamiento es un límite del plan - 100 GB en Starter, 1 TB en Professional, 5 TB en Business, con un terabyte adicional disponible como complemento - y la disciplina de archivo es la forma en que un estudio evita sobrepasarlo.

El registro que sobrevive a los archivos

El registro de auditoría es de solo adición. Nada en el producto puede editar o eliminar una fila de este, y registra quién hizo qué y cuándo: la decisión, el cambio en las rondas acordadas, el acceso que se emitió o el archivo que se eliminó. Cuando un cliente cuestiona lo acordado, el registro se lee, no se recuerda.

Los datos de la organización se pueden exportar en un paquete y descargar, que es como un estudio conserva su propia copia fuera del producto. En el plan Business, se puede acceder a estos mismos registros a través de la API pública con claves de alcance limitado, y los webhooks con un registro de entrega pueden enviar una aprobación o un cambio de fase a cualquier sistema en el que el estudio gestione sus facturas.

Cerrar el proyecto sin perderlo

Un proyecto tiene uno de estos cinco estados: borrador, activo, en espera, entregado o archivado. Solo los proyectos activos cuentan para el límite del plan (10 en Starter, 50 en Professional, 200 en Business), por lo que marcar un proyecto como entregado libera un espacio sin eliminar nada. La puntuación de riesgo solo lee proyectos activos (borrador, activo y en espera), ya que un proyecto entregado no tiene un futuro que predecir; por lo tanto, un proyecto entregado desaparece de la lista de riesgo y del informe semanal por sí solo. El proyecto, sus archivos, sus notas y sus decisiones permanecen en la organización, y la búsqueda abarca proyectos, tareas, comentarios y archivos.

Por tanto, la cuestión del archivo no es si conservar el proyecto, sino qué guardar en el disco. La respuesta que ofrece este artículo es breve: el máster aprobado, el registro y las notas durante al menos treinta días, y las exportaciones intermedias solo mientras exista la posibilidad de que alguien las solicite.