Carga y capacidad del equipo: cómo es una semana justa
Una semana justa es aquella en la que el trabajo abierto de nadie supera su capacidad semanal. Tasked mide la carga de una persona como los minutos estimados de sus tareas abiertas, divididos a partes iguales si una tarea tiene varios responsables, frente a una capacidad semanal predeterminada de 2400 minutos (cinco días de ocho horas) o la suma de las capacidades de los equipos a los que pertenece. La vista de carga pinta de rojo a cualquiera que supere esa línea.
La carga es un nivel, el rendimiento es una tasa
Dos números describen la semana de una persona y no deben sumarse. La carga es cuánto trabajo abierto tiene en este momento, en minutos. El rendimiento es cuántas tareas ha terminado en el intervalo que estás consultando. Uno es un nivel, el otro es una tasa, y por eso la pestaña de carga de la sección de analíticas los mantiene en columnas separadas.
Una persona con una carga alta y un rendimiento alto está ocupada y avanza. Una persona con una carga alta y un rendimiento bajo está atascada, y esa es la fila que debes mirar primero el lunes. Leer solo uno de los dos números oculta la diferencia.
Cómo se cuentan los minutos de una tarea
Cada tarea puede incluir una estimación en minutos. Las plantillas vienen con estimaciones en las tareas más grandes; por ejemplo, 480 minutos para escribir un guion y una lista de planos en el paquete de spot, y 960 para el montaje offline, y puedes editarlos como cualquier otro campo.
Cuando una tarea tiene un solo responsable, su estimación completa es la carga de esa persona. Cuando tiene varios, la estimación se divide a partes iguales entre ellos y los minutos restantes van a los primeros responsables por orden, de modo que las partes siempre vuelven a sumar la estimación total. Una tarea sin estimación, o sin responsable, no aporta nada a la carga de nadie. Es una elección: una tarea sin estimar es invisible en la vista de carga hasta que alguien le asigna un número, que es el lugar más honesto para que se muestre ese vacío.
La vista de carga en un tablero y el resumen diario de analíticas utilizan la misma aritmética, por lo que la barra que ve un productor el martes y la fila del miembro en la pestaña de analíticas describen los mismos minutos.
Capacidad: el valor predeterminado y los equipos
Una persona que no pertenece a ningún equipo tiene una capacidad de 2400 minutos a la semana, lo que equivale a cinco días de ocho horas. Una organización que nunca crea un equipo ve exactamente eso para todo el mundo.
Un equipo es un nombre, una lista de personas y una capacidad semanal en minutos. No incluye nada más: ni flujo de trabajo, ni roles, ni reglas de notificación. Una persona en un equipo adopta la capacidad de ese equipo. Una persona en dos equipos adopta la suma de ambos, que es como se representa a alguien que trabaja parte de la semana en postproducción y parte en el estudio.
La gestión de equipos está en desarrollo en el momento de escribir este artículo, de camino a producción. La vista de carga ya lee la capacidad del equipo cuando existen equipos y recurre al valor predeterminado cuando no es así.
La vista de carga en un tablero
La carga es uno de los tipos de vista guardados, junto con el tablero, la lista, la tabla, la línea de tiempo y el calendario. Dibuja una barra por responsable: los minutos abiertos como proporción de la capacidad de esa persona. La barra se limita al 100 %, por lo que alguien al 130 % llena la barra y se pinta de rojo en lugar de desbordarse de la casilla.
El trabajo no asignado tiene su propia fila en la parte inferior, por lo que la vista también muestra cuántos minutos no tiene asignados nadie todavía. Mover una tarea entre personas cambia las barras inmediatamente, porque la vista lee el tablero en lugar de una captura estática.
La pestaña de carga en analíticas
La pestaña de carga lee el resumen diario en lugar del tablero en vivo y muestra, por miembro, el último nivel de carga, el recuento de tareas abiertas, el recuento de tareas vencidas, el recuento de tareas completadas en el intervalo y cuántos días se midieron. Los miembros se ordenan por carga, de mayor a menor.
Las tres personas más ocupadas de esta pestaña también aparecen en el informe de propietarios del lunes, con su carga en minutos, por lo que una semana sobrecargada es visible incluso para alguien que nunca abre la pantalla de analíticas.
Cómo es una semana justa en la práctica
Una semana justa no es una semana igualitaria. Un editor sénior con una capacidad de 2400 minutos y 2300 minutos de trabajo abierto está al 96 %; un colorista a tiempo parcial en un equipo de 1200 minutos con 1300 minutos está al 108 % y es a quien hay que ayudar. La vista muestra la proporción, no los minutos brutos, exactamente por esta razón.
La clave está en la estimación. Si las barras no se ven bien, las estimaciones están mal antes que las asignaciones. Corrige los números en las tres o cuatro tareas más grandes y la imagen normalmente se corregirá sola.
- Mira la carga y el rendimiento juntos; una carga alta con un rendimiento bajo es la fila atascada.
- Pon estimaciones en las tareas grandes primero; una tarea sin estimar no pesa nada.
- Establece la capacidad del equipo para los trabajadores a tiempo parcial para que la proporción sea realista.
- Vigila la fila sin asignar: los minutos que nadie asume son la carga oculta de la semana.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué se considera la carga de una persona?
- Los minutos estimados de sus tareas abiertas. Una tarea con varios responsables se divide a partes iguales; una tarea sin estimación no aporta nada.
- ¿Cuál es la capacidad semanal predeterminada?
- 2400 minutos, lo que equivale a cinco días de ocho horas. En su lugar, una persona que pertenezca a uno o más equipos adopta la suma de las capacidades de esos equipos.
- ¿La vista de carga hace un seguimiento del tiempo real dedicado?
- No. Compara los minutos abiertos estimados con la capacidad. Las horas dedicadas se registran en otro lugar, como entradas de tiempo introducidas en un elemento de trabajo, y el total del proyecto las muestra junto a las estimaciones.
- ¿De dónde sale el número de carga en el informe semanal?
- Del mismo resumen diario que lee la pestaña de carga. El informe enumera a los tres miembros más ocupados con su carga de trabajo en minutos.
- ¿Puede una persona estar en dos equipos?
- Sí. Su capacidad es la suma de las capacidades semanales de ambos equipos.