Rondas de revisión acordadas frente a lo que ocurre en la realidad

Qué es una ronda

El presupuesto de un vídeo se calcula en rondas. Que se incluyan dos rondas de revisión significa que el cliente puede volver con notas dos veces; la tercera cuesta dinero, y cualquier estudio sabe que esa tercera vez es la que o bien se factura o bien se asume el coste. La mayoría de los estudios hacen el seguimiento en una hoja de cálculo y se enteran demasiado tarde.

Tasked no se inventa ninguna ronda para contar. Una ronda es una sesión de revisión: una versión del archivo que se muestra a la gente. Se abre cuando comienza la revisión y se cierra cuando se registra un veredicto, y nunca se vuelve a abrir; la siguiente ronda es una nueva sesión sobre una nueva versión, que es lo que mantiene la honestidad del historial de comentarios. Por tanto, una ronda tiene exactamente un veredicto, y contar veredictos es contar rondas.

Una ronda pertenece al proyecto para el que se revisó, y se registra en el momento en que se abre. El archivo se puede mover a otra carpeta el mes que viene, pero la ronda se queda en el proyecto presupuestado. Una revisión de un archivo que no esté asignado a ningún proyecto no pertenece a ningún presupuesto y no se cuenta en ningún sitio.

Qué rondas cuentan

Una ronda cuenta para el número acordado cuando su veredicto solicita más trabajo. 'Aprobado con cambios' cuenta, porque un sí con notas sigue siendo otra pasada. 'Rechazado' cuenta. Un 'aprobado' simple no cuenta: el trabajo terminó ahí y no se rehizo nada.

Una solicitud de cambios desde el portal de clientes se rige por la misma regla. Cuando la tarea de aprobación tiene una sala de revisión abierta, el veredicto del portal también se registra en la sala, por lo que la ronda que cerró se cuenta exactamente igual que una ronda que haya cerrado el propio estudio.

Esto coincide con la forma en que se presupuestó el trabajo. La segunda entrega que recibe notas es la ronda dos; la tercera es la que cuesta dinero.

El número acordado

Cada proyecto incluye un número acordado de rondas. El valor por defecto es 2, que es lo que suele indicar el presupuesto de un spot. El cero es válido y significa que no se incluyen revisiones, por lo que cada ronda es facturable. El límite máximo es 50, lo cual no es una limitación del producto, sino una protección por si se escribe 200 por error.

Cualquier persona que pueda editar el proyecto puede establecer este número, y cada cambio se audita para registrar quién lo hizo y qué valores modificó. Se trata de una condición comercial del trabajo, y el estudio conserva un registro de ella.

Superar el límite

Haberlo superado significa que las rondas utilizadas son estrictamente más que las acordadas. Acordar dos rondas y utilizar dos es exactamente lo pactado, no un incumplimiento. El exceso es un recuento (las utilizadas menos las acordadas), ya que cada ronda adicional se factura por separado; nunca es un simple indicador de sí o no.

Se muestra en tres lugares distintos a partir de una única fuente. El tablero indica las rondas utilizadas, las acordadas y, una vez superadas, cuántas rondas son facturables. Se registra una fila de auditoría por cada ronda que supere el límite, con el recuento de rondas y la sesión de revisión, que es el registro en el que se apoya el estudio para justificar una factura. Además, se activa un evento de dominio por cada ronda adicional para que una automatización puede actuar al respecto: cuando un proyecto supera sus rondas, se avisa al productor y se envía un correo electrónico al cliente.

El evento se activa con cada ronda que supere el número acordado, no una sola vez por proyecto. Si el cliente vuelve a realizar comentarios tres veces más de lo acordado, una regla que indique avisar al productor se ejecutará tres veces, ya que cada una de ellas representa una línea independiente en la factura.

Por qué el recuento se calcula cada vez

El recuento nunca se almacena. Un contador almacenado se desajustaría la primera vez que se eliminara un archivo, se quitara una revisión con él o se fusionara un proyecto, y un número desajustado sobre el que el estudio emite una factura es peor que no tener ningún número. Cada vez que el tablero o la ruta de decisión lo solicitan, el recuento se obtiene mediante una consulta sobre los veredictos registrados de las revisiones del proyecto.

Esto también hace que el recuento sea tan preciso como lo sea el flujo de revisión. Un estudio que envía cortes por correo electrónico y nunca abre una revisión obtendrá un recuento de cero rondas, lo cual es justo: Tasked solo puede contar lo que ha visto. La forma de obtener un recuento correcto es pasar cada versión por una revisión, ya sea en la sala o a través del portal de clientes.

Una consecuencia de calcularlo en tiempo real: si la regla que determina qué veredictos cuentan cambiara en algún momento, todos los números históricos cambiarían con ella. Ese es el precio de no almacenar el recuento, y es el precio correcto; la alternativa sería tener dos épocas de filas con significados distintos.

Convertirlo en dinero

Tasked no cobra a nadie por una ronda adicional. La propia suscripción de Tasked tarifa el trabajo del estudio, y el dinero de la tercera ronda se mueve entre el estudio y su cliente, en la propia factura del estudio. Lo que ofrece el producto es el número, el indicador y el registro: un tablero que indica que la tercera ronda es facturable, una fila de auditoría que señala cuándo comenzó y un evento que una regla puede transformar en un correo electrónico para el cliente el mismo día en que ocurra.

El simulador de automatizaciones, que reproduce el último mes antes de que se active una regla, informa de cero ejecuciones pasadas para una regla activada por el evento de rondas, ya que el recuento de rondas en un intervalo de 30 días no equivale al recuento de rondas del proyecto. Muestra un cero en lugar de un número incorrecto con total seguridad.

• Rondas acordadas: 2 por defecto, de 0 a 50, auditadas al modificarse.
• Una ronda cuenta cuando el veredicto solicita más trabajo; una aprobación simple no.
• Límite superado: el tablero indica cuántas son facturables, una fila de auditoría por ronda adicional y un evento por ronda adicional.