Encontrar el cuello de botella: tiempo mediano en fase

El número incorrecto, y por qué parece correcto

La forma fácil de medir una fase es coger cada tarea finalizada, mirar en qué fase estaba cuando terminó y cargar toda la duración de la tarea a esa fase. El número resultante es grande, se ordena muy bien y es incorrecto: dice que la última fase es lenta porque todas las tareas terminan ahí. Un trabajo que estuvo parado dos semanas esperando un guion y una hora en Entrega se contabiliza como una Entrega lenta.

El primer número de cuello de botella de Tasked funcionaba de esta manera, y el plan del producto lo señala como lo primero que había que corregir antes de poder confiar en cualquier otra métrica de la analítica. La solución no es una fórmula mejor para los mismos datos. Son datos diferentes.

Qué es un intervalo

Cada vez que una tarea entra en una fase, Tasked abre un intervalo con la tarea, el proyecto, la fase y el momento de entrada. Cada vez que la tarea sale, cierra ese intervalo y abre el siguiente. La escritura se realiza en la misma transacción que el movimiento, por lo que no hay ningún proceso de barrido que pueda retrasarse ni ningún movimiento sin su intervalo.

Una tarea que se devuelve a la fase en la que ya se encuentra inicia un nuevo intervalo; una autotransición es un movimiento real. Una tarea que todavía está en una fase tiene un intervalo abierto, y la métrica lo contabiliza hasta el momento de la consulta. Tanto el trabajo terminado como el trabajo atascado se incluyen en el número.

El intervalo también recuerda las horas de SLA que estaban vigentes cuando se abrió. Cambiar un SLA más adelante no modifica lo que ocurrió bajo el anterior.

Por qué la mediana y no la media

Una sola tarea que haya esperado tres semanas a un cliente altera la media en varios días, pero no afecta a la mediana. La mediana es el tiempo en fase que experimentó realmente una tarea típica, y es el número que la puntuación de riesgo también utiliza para estimar el trabajo restante. Usar la misma estadística en ambos lugares significa que el cuello de botella que ves y el riesgo del que se te advierte provienen de una única vista del mismo historial.

El campo de la API que contiene el número sigue llamándose media por compatibilidad con clientes anteriores; el valor que contiene es la mediana.

Qué muestra la vista de cuello de botella

Para cada nombre de fase que haya tenido al menos un intervalo dentro de la ventana, la vista muestra los minutos medianos en fase, el número de tareas que salieron de la fase dentro de la ventana, cuántas están abiertas en ella ahora y cuántos días distintos tuvieron actividad. Para las fases de aprobación, también suma los minutos dedicados a esperar a un cliente. Las fases se ordenan de más lentas a más rápidas.

Los minutos se limitan a la ventana. Una tarea que entró en una fase antes de la ventana y salió dentro de ella solo aporta la parte que queda dentro, por lo que una vista de 30 días es una vista de 30 días incluso para el trabajo que comenzó antes.

• Minutos medianos en fase, a partir de los intervalos.
• Rendimiento: intervalos que se cerraron dentro de la ventana.
• Recuento de abiertos: intervalos que siguen en ejecución.
• Días medidos, para que una fase con un solo día de mucha actividad no se confunda con una tendencia.
• Esperando al cliente, solo en fases de aprobación.

Lectura a través de los proyectos

Cada proyecto incluye su propia copia del flujo de trabajo, por lo que la Revisión del cliente en el proyecto A y la Revisión del cliente en el proyecto B son dos filas de fase distintas. La vista de cuello de botella las agrupa por la clave de la fase (el nombre que le dio la plantilla), de modo que esas dos filas se convierten en una sola línea. Eso es lo que transforma veinte tableros en una única respuesta sobre tu proceso, en lugar de veinte respuestas sobre tus proyectos.

Si dos plantillas usan la misma clave para fases que significan cosas distintas, compartirán línea. Mantén la coherencia de las claves en las plantillas y la vista seguirá siendo coherente.

Del cuello de botella a la solución

Una fase lenta se debe a la falta de recursos, a que no está bien definida o a que está esperando a alguien externo al equipo. La pestaña de carga te indica lo primero, el total de espera al cliente te indica lo tercero y la auditoría del proceso te indica lo segundo: compara la mediana que acabas de leer con las horas de SLA que estableciste para esa fase, cuenta los incumplimientos y propone una corrección que ha simulado a partir de tu historial reciente.

El orden importa. Lee primero la mediana y luego decide si lo que está mal es el SLA o el trabajo.