Cuando la definición de tu proceso es incorrecta

El hallazgo

La auditoría lee los intervalos registrados de cada fase en la organización. Para cada fase, informa de cuántos intervalos ha medido, la mediana de minutos en la fase, las horas de SLA de esa fase y cuántos intervalos superaron esas horas. Las fases se muestran ordenadas de más lentas a más rápidas, por lo que el primer hallazgo es el más importante.

El hallazgo se expresa con un lenguaje sencillo en la propuesta: la fase tardó esta mediana de minutos e incurrió en este número de incumplimientos. No hay ninguna puntuación que interpretar; cada número de la frase es un recuento o una mediana de las filas que puedes abrir.

La propuesta

Para una fase con SLA, la propuesta consiste en trasladar esas horas a la fase que indique la auditoría. Para una fase sin ningún SLA, la propuesta es medirla antes de establecer uno, ya que definir un número sin un historial previo es precisamente lo que esta función intenta evitar.

La propuesta se guarda como una fila de propuesta, igual que una automatización compilada a partir de una frase: descrita en un lenguaje sencillo, simulada e inactiva hasta que alguien la apruebe. Generar la propuesta no cuesta nada ni requiere llamar a ningún modelo; es pura aritmética sobre intervalos.

La simulación

Antes de que decidas, la auditoría ejecuta la regla propuesta sobre los últimos 30 días e informa de lo que habría ocurrido. Cuenta los incumplimientos con la regla actual y con la propuesta, y desglosa la diferencia en tres cifras: verdaderos positivos (los incumplimientos que detectan ambas reglas), falsos positivos (los que añadiría la regla propuesta) y falsos negativos (los que dejaría de detectar).

Esa es la premisa sobre la que se diseñó esta función: detectar este número de incumplimientos reales en lugar de este número de falsas alarmas. Si la regla propuesta detecta menos problemas reales de los que elimina como falsos, podrás verlo antes de que afecte a nada.

• Incumplimientos antes: con el SLA actual.
• Incumplimientos después: con la ubicación propuesta.
• Verdaderos positivos, falsos positivos, falsos negativos: la diferencia, identificada.

La aprobación modifica la plantilla, y solo la plantilla

Cuando apruebas, las horas de SLA corregidas se aplican a la fase indicada en tus plantillas de flujo de trabajo, y el resumen indica cuántas plantillas se han modificado. A partir de ese momento, cada nuevo proyecto de ese tipo comenzará con las horas corregidas. Nada cambia en los tableros activos, y el resumen lo indica explícitamente.

Esta es la parte segura y reversible. La edición de una plantilla afecta a proyectos que aún no existen; no puede hacer que una tarea que ayer estaba a tiempo hoy figure como incumplida.

Tableros activos, auditados uno a uno

Tras la aprobación, la pantalla de revisión muestra los proyectos activos cuya fase en curso aún conserva las horas antiguas, junto con el nombre del proyecto, las horas actuales y propuestas, y el número de tareas abiertas en esa fase. Tú eliges cuáles actualizar. Al actualizar uno, se modifica la fase de ese proyecto y se registra un evento de auditoría; no actualizar ninguno es una opción totalmente válida.

La modificación de una fase activa es muy acotada: cambia las horas de SLA, el nombre, el color o los roles, pero no permite cambiar la clave o el tipo de una fase mientras tenga tareas asignadas, ya que alterar el tipo de fase de una tarea cambia si se requiere una aprobación.

El historial no se recalcula. Cada intervalo registrado conserva las horas de SLA que estaban vigentes cuando se inició, por lo que una auditoría realizada el mes que viene seguirá informando sobre el mes pasado según la regla de ese mes.

Por qué no se aplica automáticamente en todas partes

El diseño más obvio sería un solo clic que corrigiera la plantilla y todos los tableros activos. Pero es un error, y el registro de decisiones de esta función explica por qué: cambiar un SLA en un tablero activo altera lo que el producto ya había determinado. Una tarea que estaba dentro de sus 48 horas pasaría a estar incumplida, una derivación que nunca se activó parecería que debería haberlo hecho, y a un cliente al que se le dijo que el proyecto iba por buen camino se le habría dado una información que el producto ahora contradice.

Por eso existe la propagación manual, que es opcional, por proyecto y con su propia fila de auditoría. Una organización que quiera que sus tableros activos se sincronicen automáticamente con la plantilla no dispondrá de ese ajuste, y esa limitación es totalmente deliberada.