Cómo redactar un brief de vídeo que sobreviva a la edición

Lo que un brief debe responder antes de empezar la edición

La mayoría de los briefs describen el vídeo. Pocos describen el trabajo. Un brief que dice «un vídeo de marca enérgico de sesenta segundos para redes» no le dice al editor casi nada que determine la edición: en qué plataformas se publicará (y, por tanto, qué relaciones de aspecto tendrá), qué límites de duración habrá (y qué versiones reducidas se necesitarán), a qué velocidad de fotogramas llegará el material, quién tiene la última palabra y cuántas veces puede pedir cambios el cliente antes de que estos cuesten dinero.

El brief que sobrevive es aquel cuyas respuestas se pueden comprobar al final. «Tres entregables: 60 segundos en 16:9, 30 segundos en 16:9, 15 segundos en 9:16, todos a 25 fps, entregados para el día 30, aprobados por el director de marketing, dos rondas de revisión incluidas» es una frase con la que un productor puede contrastar un proyecto. Todo lo demás en el brief es útil; esa frase es el contrato.

• Entregables: cantidad, duración, relación de aspecto, velocidad de fotogramas y formato de archivo.
• Fecha límite: una fecha para el máster aprobado y la fecha de entrega de los materiales del cliente.
• Aprobador: un nombre y los nombres de las personas que comentan pero no deciden.
• Rondas: el número incluido en el precio.
• Materiales: qué suministra el cliente y para cuándo.

La fase de brief es un punto de control, no un documento

En las cinco plantillas de vídeo, la primera fase es Brief (Reserva en la plantilla de vídeo de boda, Investigación en la de documental). Es una fase de trabajo con tareas: en la plantilla de spot, «Recopilar el brief y las referencias del cliente» para el gestor de cuentas y «Confirmar presupuesto, entregables y fecha límite» para el productor, con prioridad alta. La fase tiene un SLA predeterminado de 48 horas.

No se puede salir de la fase hasta que se hayan completado todas sus tareas. La transición de Brief a Guion en la plantilla de spot tiene una única condición: que se completen todos los elementos de la lista de control, y el flujo de trabajo la hace cumplir. Un proyecto cuyo presupuesto nunca se haya confirmado no llegará al rodaje sin hacer ruido; se quedará en Brief, superando su SLA, donde se podrá ver en la vista de cuellos de botella y en los motivos de riesgo.

El propio texto del brief reside en el proyecto como un campo de brief, de modo que el editor, el productor y, más adelante, la persona que responda a una disputa sobre una factura lean exactamente las mismas palabras. El proyecto también incluye una fecha límite, que lee el activador de fecha límite próxima en las automatizaciones.

Entregables con datos que el reproductor de revisión puede comprobar

La velocidad de fotogramas es el dato que más se suele omitir en los briefs, y es el que determina si el comentario de un cliente cae en el fotograma correcto. El reproductor de revisión de Tasked es exacto con ocho velocidades: 23,976, 24, 25, 29,97, 30, 50, 59,94 y 60. Cada conversión entre un código de tiempo y un momento se realiza mediante aritmética de enteros sobre la relación exacta (24000/1001 en lugar de 23,976), por lo que un comentario al final de una hora de material a 23,976 no se retrasará tres fotogramas.

Cualquier archivo con una velocidad que no esté en esa lista se rechazará para el cálculo de fotogramas en lugar de aproximarse, porque un comentario en el fotograma incorrecto es peor que un reproductor que indique que no puede realizar el cálculo de fotogramas en ese archivo. Indicar la velocidad en el brief es lo que garantiza que el material llegue a una velocidad en la que se pueda confiar para los comentarios.

La duración y la relación de aspecto determinan las versiones reducidas, y cada versión reducida es su propia versión en la revisión. Un brief que especifique tres entregables generará tres elementos que aprobar, y la fase de aprobación debería reflejarlo.

Quién aprueba y cómo accede

Un brief que designa al «cliente» como aprobador no está designando a nadie. Tasked solicita una persona porque el acceso al portal se emite para una persona concreta: un código, un enlace, un número de teléfono que recibe un código de un solo uso o un correo electrónico. El acceso se asocia por defecto a los datos de contacto del propio cliente, pero si se especifica una dirección concreta para el acceso, esta tendrá prioridad; así, un productor puede invitar al director de marketing en lugar de al contacto de facturación.

Un acceso puede limitarse a un solo proyecto o a todo lo que ese cliente tenga con el estudio, y puede ser de solo lectura. La persona que solo comenta recibe un acceso de solo lectura; el aprobador recibe uno que le permite decidir. Si más adelante la aprobación supera su SLA, el recordatorio se enviará a los accesos que pueden decidir, no a quienes solo comentan. Por defecto, un acceso caduca a los 30 días, a menos que el estudio establezca un plazo diferente o ninguno.

Rondas escritas en el brief y en el proyecto

El número de rondas de revisión que incluye un presupuesto es la cifra que más suele generar disputas más adelante, por lo que debe figurar en el brief y en el proyecto. Tasked almacena un número acordado en cada proyecto creado a partir de una plantilla de vídeo (dos por defecto, hasta un máximo de cincuenta). El número de rondas utilizadas se calcula a partir de las decisiones de revisión: una sesión que termine con una solicitud de cambios o un rechazo cuenta como una ronda; una sesión que termine con una aprobación, no.

Se permite cambiar el número acordado a posteriori y este cambio se registra en el registro de auditoría con el valor anterior y posterior; así, un proyecto que se vendió con dos rondas y se renegoció a tres conserva todo el historial. El artículo de ayuda sobre las rondas de revisión detalla qué ocurre cuando el recuento supera lo acordado.

Los materiales que promete el brief

La última sección de un brief que sobrevive es una lista de lo que debe entregar el cliente: el logotipo en formato vectorial, las fuentes de la marca, las tomas de producto, la licencia de la música y los nombres de los entrevistados escritos correctamente. Cada elemento es una tarea con un responsable y una fecha límite, y el cliente puede subir cada uno de ellos a través del portal sin necesidad de tener una cuenta.

En Tasked, esta lista se puede crear en forma de tareas en la fase de brief para que la fase no se pueda cerrar mientras haya algún elemento pendiente, o bien como tareas que bloqueen la fase de edición. En cualquier caso, la falta del logotipo se convierte en una tarea abierta visible en lugar de ser un simple mensaje en un hilo de chat. El siguiente artículo de este grupo trata sobre cómo recopilar esos materiales.