Una puntuación de riesgo que puedes explicar a un cliente

Tres datos de entrada que se pueden comprobar a mano

La puntuación utiliza exactamente tres datos de entrada. Primero, el tiempo medio que las tareas de tu organización han pasado históricamente en cada fase. Segundo, dónde se encuentra cada tarea abierta del proyecto en el tablero ahora mismo y cuánto tiempo lleva ahí. Tercero, cuántos días quedan para la fecha límite del proyecto.

No influye nada más. No se lee ningún texto, no se llama a ningún modelo externo y los mismos datos de entrada siempre producen la misma puntuación. El modelo cuenta con versiones, y cada puntuación guardada registra qué versión la generó, por lo que un cambio en el cálculo matemático nunca se confundirá con un cambio en tus proyectos.

Cuánto trabajo queda

Para cada fase, el modelo toma la mediana de los intervalos registrados en toda la organización. Una fase con menos de tres muestras adopta en su lugar la mediana de toda la organización, y una organización sin ningún historial utiliza ocho horas por fase hasta que disponga de datos.

Para cada tarea abierta, el tiempo restante previsto es lo que queda de su fase actual (la mediana de la fase menos el tiempo ya transcurrido en ella, nunca por debajo de cero) más la mediana completa de cada fase que aún tiene por delante. Los totales de las fases se suman para todas las tareas abiertas y se dividen por seis horas productivas por día natural, no veinticuatro: una fecha límite a tres días vista equivale a tres días laborables de capacidad.

La línea de presión

El margen son los días hasta la fecha límite menos los días restantes previstos. La puntuación base es 50 cuando la finalización prevista coincide exactamente con la fecha límite, y se desplaza 10 puntos por cada día de margen en cualquier dirección, acotada entre 0 y 100. Dos días de margen son 30; dos días de retraso son 70. La línea es recta a propósito: una curva que nadie puede invertir no se puede explicar.

Tres casos interrumpen esta línea. Un proyecto que ha superado su fecha límite con trabajo abierto obtiene una puntuación de 100, indicando el número de días de retraso. Un proyecto sin fecha límite obtiene un 0, porque no hay un plazo con el que retrasarse. Un proyecto sin trabajo abierto obtiene un 0 independientemente de lo que diga el calendario, porque si no queda nada por hacer, no puede haber retraso.

Tres modificadores y un cero

Después de la base, tres datos observables del tablero añaden puntos. Cada uno de ellos añade un motivo con un recuento para que el lector pueda comprobarlo en el tablero.

• Tareas atrasadas: al menos una tarea abierta que haya superado su propia fecha límite añade 15 puntos.
• Tareas bloqueadas: al menos una tarea abierta marcada como bloqueada añade 10 puntos.
• Aprobación estancada: al menos una aprobación pendiente durante más de 3 días añade 10 puntos.
• Sin historial: cuando algunas fases adoptan la mediana de la organización, se muestra un motivo con 0 puntos. La incertidumbre no es un riesgo; te indica cuánto puedes confiar en la cifra sin llegar a cambiarla.

Rangos y dónde se muestra la puntuación

Una puntuación de 70 o más es alta, de 40 a 69 es de seguimiento y por debajo de 40 es baja. Estos tres umbrales constituyen toda la clasificación; cada pantalla se colorea a partir de estas categorías y ninguna calcula una propia.

Un proceso diario puntúa cada proyecto y guarda una captura con sus motivos. La pestaña de riesgo en la sección de analítica muestra la captura más reciente de cada proyecto, ordenados de mayor a menor riesgo, con los motivos desglosados. El informe para propietarios de los lunes detalla los tres proyectos con mayor riesgo junto con su puntuación y rango. Los motivos se guardan como datos y se muestran en hebreo o inglés a partir de las mismas cifras, sin escribirse nunca en la base de datos como frases completas.

Cómo explicárselo a un cliente

Como cada motivo incluye sus propios puntos, la puntuación se lee como una frase. Un proyecto con un 75 podría explicarse así: base de 55 porque llevamos medio día de retraso respecto al ritmo previsto, con 2,5 días de trabajo estimados y 2 días para la fecha límite; más 10 porque hay una tarea bloqueada; más 10 porque tu aprobación lleva pendiente cuatro días. Al sumar los tres conceptos, el resultado es 75, que se considera una puntuación alta.

Esa explicación no contiene ninguna caja negra. El cliente puede tomar medidas hoy mismo sobre el tercer punto, el productor sobre el segundo, y ambos podrán ver cómo cambia la puntuación mañana cuando se ejecute la captura diaria.