Aprobación del cliente antes del color y la entrega

Por qué la aprobación se realiza antes del color

El color y el sonido se realizan una sola vez, sobre una imagen bloqueada. Una aprobación que llega después del etalonaje puede obligar al colorista a empezar de cero, por lo que las plantillas de vídeo sitúan la decisión del cliente antes de la fase de entrega, que es donde se encuentran el etalonaje, la mezcla de sonido y la exportación. En la plantilla de spot, las tareas de la fase de entrega son 'Color grade and sound mix' y 'Export deliverables per spec', y a esta fase solo se puede acceder tras obtener la aprobación del corte final.

La fase de aprobación define su fase de corrección. Cuando el cliente solicita cambios, el proyecto pasa a Edición, no a un estado genérico como 'en progreso'; cuando el cliente aprueba, pasa a Entrega. Las dos salidas de la fase son las dos respuestas que puede dar un cliente, y no hay un tercer acceso por el que se pueda colar un corte.

Los cuatro accesos al portal

El cliente no tiene que crearse una cuenta. El estudio genera un acceso de uno de estos cuatro tipos: un código que el cliente escribe, un enlace que abre, un número de teléfono que recibe un código de un solo uso por SMS o una dirección de correo electrónico. El acceso utiliza por defecto los datos de contacto del propio cliente, y cualquier dirección explícita en el acceso tiene prioridad, de modo que la invitación llega a la persona que toma las decisiones en lugar de a la dirección de facturación.

Un acceso puede limitarse a un único proyecto o a todo lo que el cliente tenga con el estudio. Puede ser de solo lectura, para aquellas personas que comentan pero no deciden. Caduca a los 30 días por defecto, tras el periodo que establezca el estudio o nunca. Se puede revocar en cualquier momento y el estudio puede ver qué uso se ha hecho de él. El acceso se genera y se entrega en un solo paso, y la credencial nunca se guarda de forma legible, por lo que un recordatorio no puede volver a enviarla; el recordatorio dirige al portal y el cliente entra por la misma vía por la que accedió.

Qué puede hacer el cliente dentro

Dentro del portal, el cliente reproduce el corte a la velocidad de fotogramas de origen y deja notas en el fotograma, con la marca de tiempo correspondiente. El cliente puede subir archivos, descargar lo que el estudio haya compartido y leer el hilo de conversación con el estudio.

La decisión puede ser una de estas tres: aprobar, aprobar con cambios o rechazar. Aprobar hace avanzar el proyecto. Tanto aprobar con cambios como rechazar devuelven el corte a la fase de corrección y consumen una de las rondas de revisión acordadas. La decisión cierra la sesión de revisión; la siguiente ronda es una nueva sesión sobre una nueva versión, lo que garantiza la integridad del historial de notas.

• Notas con marca de tiempo a la velocidad de fotogramas de origen: 23,976, 24, 25, 29,97, 30, 50, 59,94 y 60.
• Aprobar, aprobar con cambios, rechazar.
• Subida, descarga e hilo de conversación con el estudio.

El SLA y el recordatorio

Cada fase de aprobación tiene un SLA en horas. Los valores predeterminados de las plantillas son 48 horas para la aprobación del guion y 72 para la aprobación del corte final en la plantilla de spot; 72 y 72 en vídeo corporativo; 96 para el tratamiento y 120 para el corte final en documental; y 120 para los vídeos finales en vídeo de boda. Estos valores son predeterminados y cada proyecto puede definir los suyos propios.

Cuando una aprobación está pendiente, el estudio puede enviar un recordatorio. Este se envía a cada acceso activo que tenga permisos para decidir sobre esta aprobación y al que se pueda contactar, ya sea por correo electrónico o por SMS, indicando qué aprobación está pendiente y dirigiendo al portal. Hay un tiempo de espera de doce horas entre recordatorios para una misma aprobación, de modo que no se dé un toque al cliente dos veces en una misma tarde. Si un acceso no tiene correo electrónico ni teléfono y se ha entregado en mano, no se podrá contactar con él, por lo que el recordatorio volverá al estudio, que será la única parte que pueda dar un toque a ese cliente.

El registro que deja una aprobación

Una aprobación en un correo electrónico es solo una frase que alguien tiene que buscar. Una aprobación en Tasked es una decisión registrada en una versión, con la persona que la tomó y la hora, en un registro de auditoría de solo adición: nada en el producto puede editar o eliminar una fila de auditoría. La ronda de revisión consumida, si la hay, se deriva de esa misma decisión.

Ese registro es lo que lee un productor seis semanas después cuando el cliente pregunta por qué el vídeo tiene la cartela final antigua. La versión que aprobó el cliente está ahí; las notas sobre ella están ahí; la decisión está ahí. El brief del proyecto y la fecha límite se encuentran justo al lado.

Aprobación por automatización y aprobación en nombre del cliente

La decisión de aprobación es un evento sobre el que pueden actuar las automatizaciones: 'cuando se apruebe el corte final, notifica al colorista y crea la tarea de exportación' es una frase que se compila en una regla, se vuelve a traducir para su comprobación y se simula con los datos del último mes antes de ejecutarse. Un activador de fecha límite cercana puede crear la tarea de recordatorio para un productor cuando falten 24 horas para el SLA de una aprobación.

Cuando un cliente aprueba por teléfono, un miembro del estudio puede registrar la decisión, y el registro mostrará a ese miembro en lugar de a un acceso al portal como el autor del registro. La plantilla de vídeo corporativo añade una fase de revisión del cliente antes de la aprobación final, a las 72 horas, para que el gestor de cuentas recopile primero las notas del cliente.