El informe del lunes por la mañana para el propietario

Qué incluye

El informe cubre un periodo de siete días que finaliza el día anterior a su envío. Los datos son fijos; cada semana se reciben los mismos once elementos en el mismo orden, para que el propietario aprenda a leerlo en pocos minutos.

• Tareas completadas esta semana.
• Abiertas y fuera de plazo en este momento.
• Horas de espera por parte de los clientes.
• Tiempo medio de ciclo de la semana, o una nota si no se ha medido.
• Días sin datos, si los hubiera, para que una cifra baja no se confunda con un buen resultado.
• Las tres fases más lentas con su mediana de tiempo en la fase.
• Los tres proyectos que más tiempo han esperado a un cliente, en minutos.
• Las tres personas con más carga de trabajo, con su carga en minutos.
• Los tres proyectos con mayor riesgo, con su puntuación y rango.

De dónde proceden las cifras

Un proceso diario agrupa los eventos de cada organización en una fila por día para la organización, para cada proyecto y para cada miembro, y califica el riesgo de entrega tardía de cada proyecto. Las pantallas de analíticas leen esas filas. El informe semanal lee las mismas filas mediante las mismas cinco consultas que utilizan las pantallas: cartera, cuellos de botella, clientes, carga y riesgo.

Esa es la clave del diseño. El informe y las pantallas no pueden contradecirse porque hay un solo cálculo y dos lectores. Si el informe indica 14 completadas, la pestaña de cartera mostrará 14.

Qué tiene permitido hacer la IA

Una vez recopilados los datos, se entregan a la IA en forma de lista de líneas, con una cifra en cada una, junto con dos reglas: usar únicamente los números anteriores y no inventar nada. Devuelve de tres a cinco frases y exactamente tres acciones sugeridas, de mayor a menor utilidad, cada una con un motivo de una sola línea vinculado a uno de los números de la lista.

Nunca se le pide ningún número a la IA, por lo que no hay margen para que se invente ninguna cifra. Escribe en el idioma del destinatario, hebreo o inglés. La IA accede a los datos de la organización únicamente a través de la misma interfaz que utilizan las demás funciones de IA, bajo el usuario activo y el propio presupuesto de la organización.

Si la narrativa no se genera correctamente, el informe no se envía como una tabla de números con un espacio en blanco donde deberían ir las palabras. El correo electrónico espera a la siguiente ejecución y la entrada de la aplicación se sigue registrando con las cifras principales, por lo que el propietario nunca se queda sin los datos.

Por correo electrónico y en la aplicación

El correo electrónico incluye el nombre de la organización, el rango de fechas, las cuatro cifras principales, la narrativa, las tres acciones y un botón que redirige a la pantalla de analíticas. La notificación dentro de la aplicación lleva el rango de fechas como título, la narrativa en el cuerpo y abre esa misma pantalla.

Ambos están vinculados a la organización y a la semana, por lo que volver a ejecutar el proceso no genera un segundo duplicado. La tarea programada se ejecuta el lunes por la mañana, y la misma ruta de código se puede ejecutar bajo demanda.

Cómo leerlo en cinco minutos

Compara las cuatro cifras principales con las de la semana pasada. Después, lee las tres listas de abajo hacia arriba: primero los proyectos con mayor riesgo, porque ahí es donde podría hacer falta llamar a un cliente; luego las personas con más carga de trabajo, porque ahí es donde una reasignación puede ayudar esta semana; y por último las fases más lentas, ya que se trata de cuestiones de proceso para el mes, no para la mañana.

Las tres acciones sugeridas son un punto de partida, cada una vinculada a una cifra. Sigue una, ignora las otras dos y el informe habrá cumplido su función.

• Cifras principales: compáralas con las de la semana pasada.
• Proyectos con mayor riesgo: quién necesita una llamada hoy.
• Personas con más carga de trabajo: qué reasignar esta semana.
• Fases más lentas: qué plantear en la auditoría de procesos.

Qué no es

El informe no es un panel que puedas configurar; su estructura es fija y muestra las mismas cinco vistas que ya ofrece la pantalla de analíticas. No sustituye la apertura de los tableros, sino que te indica qué tablero debes abrir primero. Y tampoco es una previsión: cada cifra que contiene es un recuento, un total, una mediana o una puntuación de riesgo guardada, y todo ello lo puedes encontrar en las pantallas a las que enlaza.