El valor de un registro de aprobación

Qué se registra cuando un cliente toma una decisión

Una decisión desde el portal escribe tres cosas en una sola transacción. Una fila de decisión sobre la aprobación, con el veredicto - aprobado o cambios solicitados - el comentario, un tipo de actor de portal y sin ID de usuario. Una fila de auditoría en el propio vocabulario del estudio que indica que la aprobación fue aprobada o que se solicitaron cambios, junto con el comentario. Y la propia aprobación se marca como decidida con la hora correspondiente.

Una vez que la escritura es permanente, una segunda fila de auditoría registra que la decisión llegó a través del portal: qué acceso, qué sesión y qué ronda de revisión la recibió. Solo entonces se notifica al personal del estudio, de modo que una caída del correo nunca pueda revertir un veredicto, y el tablero se mueve según las propias reglas del flujo de trabajo.

Una decisión que un productor registra en el lado del estudio escribe las mismas filas con el ID de usuario del productor y un tipo de actor de usuario. Ambas nunca están en la misma fila, lo que permite al estudio afirmar con total seguridad si el cliente pulsó el botón o si lo hizo el estudio bajo su palabra.

Qué versión

La pregunta de la versión se responde mediante la ronda de revisión. Una ronda es una revisión de una versión, que se abre una vez y se cierra una vez con exactamente un veredicto, y nunca se vuelve a abrir. Cuando el cliente toma una decisión desde el portal y la tarea de la aprobación tiene una sala de revisión abierta, el veredicto se registra en esa sala, y la fila de auditoría de la decisión del portal indica la ronda. La ronda indica la versión.

El propio portal muestra al cliente el número de versión de lo que está viendo, de modo que el cliente y el estudio leen el mismo número en el momento de la decisión. En la sala del estudio, se pueden comparar dos versiones en paralelo con notas que se trasladan a la siguiente versión, por lo que el camino desde la nota en la versión dos hasta la aprobación en la versión tres se puede seguir de principio a fin.

Qué acceso y quién estaba detrás

Un acceso tiene una etiqueta elegida por el estudio - un cliente o una persona concreta del cliente - y un tipo: código, enlace, teléfono o correo electrónico. Un acceso que requiera un código de un solo uso por SMS o correo electrónico vincula la sesión al número de teléfono o a la dirección que recibió el código, y el envío y cualquier intento fallido quedan auditados. La sesión registra la dirección IP y el navegador, y el acceso cuenta cuántos dispositivos distintos lo han utilizado.

Así, el registro de una decisión dice: acceso 'Dana, marketing', tipo correo electrónico con código de un solo uso, sesión abierta en esta fecha desde esta dirección, decisión aprobada a esta hora en la versión tres. Un acceso para todo el cliente sin código de un solo uso ofrece menos detalles, y el estudio elige cuál quiere cuando genera el acceso.

Los accesos denegados también se registran con su motivo - no encontrado, revocado, caducado, se requiere código de un solo uso - que se guarda para el estudio y nunca se muestra en el acceso. Si un enlace está recibiendo demasiadas peticiones, se puede ver en el registro antes de que se convierta en un problema.

Solo adición significa solo adición

La tabla de auditoría no tiene opción de actualización ni de eliminación en ningún nivel de la aplicación, y una comprobación en la compilación rechaza cualquier código que intente añadirla. Fila escrita, fila que se queda. Corregir el registro significa escribir otra fila que lo indique, al igual que se hace en un libro de contabilidad.

El historial sobrevive a las personas que figuran en él. Cuando se elimina una cuenta de usuario, sus filas se eliminan de forma permanente, pero cada fila de auditoría apunta al usuario a través de un enlace que se establece como nulo en lugar de eliminarse en cascada, y el correo electrónico del actor queda registrado en la fila en el momento de la escritura. Un año después, la fila sigue indicando quién lo hizo.

Esta misma regla evita que la marcha de un freelancer borre el trabajo de un estudio: la autoría de los proyectos, tareas, comentarios, aprobaciones y archivos se define mediante un enlace que se establece como nulo al eliminarse, no en cascada.

Todo el historial en torno a una decisión

Una decisión es solo una fila entre las muchas que escribe el portal. El historial a su alrededor incluye la generación del acceso, con sus ajustes y nunca sus credenciales; la entrega de la invitación; la revocación del acceso; cada entrada y entrada denegada; cada código de un solo uso enviado o fallido; cada nota publicada; cada brief subido; cada entregable descargado; cada recordatorio enviado, ya sea por una persona o por el sistema; y cada ronda de revisión que haya superado el número acordado, con el recuento de rondas. Cualquier cambio en el número acordado de rondas se audita con los valores antiguo y nuevo.

El lado del estudio en el portal enumera cada acceso con su primera apertura, última actividad, dispositivos distintos y el recuento de aprobaciones de clientes registradas. Esa tabla se lee a partir de las mismas filas; no es una segunda fuente que pueda dar lugar a discrepancias.

• Decisión: veredicto, comentario, tipo de actor, hora, acceso, sesión, ronda.
• Acceso: generado, entregado, revocado, accedido, denegado con motivo.
• A su alrededor: notas, subidas, descargas, recordatorios, rondas superadas.

Borrado, exportación y qué sobrevive

El propietario de un espacio de trabajo puede exportar todo lo que este contiene a un único archivo desde la pantalla de ajustes, y puede eliminar el espacio de trabajo o su propia cuenta sin tener que pedir permiso a nadie en Tasked. La eliminación requiere superar tres pasos: escribir el identificador del propio espacio de trabajo o de la cuenta, realizar una nueva autenticación y confirmar una fecha a partir de la cual la acción deja de ser reversible. Una cuenta que sea la última propietaria de un espacio de trabajo activo no se podrá eliminar hasta que se resuelva esta situación.

El plazo publicado es de 30 días. Un espacio de trabajo eliminado se exporta, se marca como eliminado y se destruye de forma permanente 30 días después mediante una purga diaria; este mismo plazo es el que establecen las condiciones, la política de privacidad y el acuerdo de procesamiento de datos, y una prueba en la compilación fallará si el código y los textos publicados no coinciden. La exportación es un archivo zip que se obtiene a través de un enlace firmado con una validez de cinco minutos.

El historial de auditoría sobrevive a la eliminación, desprovisto de detalles identificativos, de modo que aún se puede mostrar lo que ocurrió. Ese es el valor del registro: la aprobación que un cliente cuestione dentro de un año seguirá estando ahí, con el quién, el cuándo, qué versión y qué acceso, independientemente de que las personas implicadas sigan teniendo cuenta o no.