El flujo de trabajo de un estudio de vídeo, de principio a fin

Las siete fases y qué entrega cada una a la siguiente

Cada trabajo de vídeo, desde un corte para redes sociales de quince segundos hasta un documental de cuarenta minutos, pasa por las mismas entregas. El brief entrega un alcance escrito a preproducción. Los materiales pasan el metraje, los gráficos y el audio al editor. La edición pasa una versión numerada a revisión interna. La revisión interna pasa al cliente un corte que el estudio respalda. El cliente devuelve una decisión. La entrega facilita los archivos al cliente y el archivo decide qué se queda en el disco y durante cuánto tiempo.

En Tasked, cada entrega es una fase en la definición de un flujo de trabajo. Una fase tiene un tipo (trabajo, revisión, aprobación o completada), los roles que se encargan de ella, las tareas que crea cuando un proyecto entra en ella y un SLA predeterminado en horas. Las cinco plantillas de vídeo - Spot, Corporate video, Documentary, Wedding film y Social content batch - son versiones predefinidas de este camino. La plantilla Spot tiene diez fases: Brief, Script, Script approval, Pre-production, Shoot, Edit, Rough cut review, Final cut approval, Delivery y Done.

Una fase puede negarse a dejar salir al proyecto. La transición de Brief a Script en la plantilla Spot requiere que se completen todas las tareas de la lista de control del brief; la transición para salir de una fase de aprobación requiere que se conceda la aprobación. Esa es la diferencia entre un tablero donde se arrastra una tarjeta hacia adelante y un flujo de trabajo donde se permite que la tarjeta avance.

• Las fases de trabajo crean tareas con un rol y, si la plantilla lo establece, una estimación en minutos.
• Las fases de revisión son internas: el director y el editor lo revisan antes que el cliente.
• Las fases de aprobación llevan un título de aprobación y una fase de corrección a la que vuelve el proyecto cuando se solicitan cambios.

Adónde va el tiempo en realidad

Pregúntale a un editor cuánto se tarda en editar un spot de treinta segundos y la respuesta será un día o dos. Pregúntale al productor cuánto tardó el proyecto y la respuesta será de cinco semanas. El desfase es la espera: esperar el logotipo del cliente en el formato correcto, esperar a que se apruebe el guion, esperar al segundo revisor que estaba de vacaciones, esperar a volver a exportar por esa anotación que nadie apuntó.

Tasked mide esto con la vista de cuellos de botella en las analíticas: la mediana de tiempo que un proyecto pasa en cada fase, calculada a partir de los intervalos reales registrados cada vez que un proyecto cambia de fase. Cuando la fase Client review muestra una mediana de cuatro días frente a las 72 horas predeterminadas de la plantilla, la cifra no es una opinión; es lo que hicieron los proyectos del último mes. Los mismos intervalos alimentan las propuestas de auditoría de procesos, que señalan la fase que supera sistemáticamente su SLA y sugieren un cambio en la definición.

La vista de cuellos de botella forma parte de las analíticas, que se incluyen a partir del plan Professional (99 $ al mes). En el plan Starter, los intervalos de fase se siguen registrando en cada proyecto; la vista agregada es lo que añade el plan superior.

Dónde están las aprobaciones y quién se encarga de ellas

Una aprobación es una fase, no un hilo de comentarios. En la plantilla Spot hay dos: Script approval, con un SLA predeterminado de 48 horas, y Final cut approval, con un valor predeterminado de 72 horas. Ambas están clasificadas como fases de aprobación, ambas designan una fase de corrección y ambas bloquean la transición hacia adelante hasta que se registra una decisión. La plantilla Documentary cambia el guion por una aprobación de tratamiento a las 96 horas; la plantilla Wedding film tiene una única aprobación de corte final a las 120 horas, porque una pareja no es un departamento de marketing.

La persona que aprueba no suele ser usuaria del producto. Tasked le da un acceso al portal sin cuenta: un código, un enlace, un número de teléfono que recibe un código de un solo uso o un correo electrónico. Dentro del portal, puede reproducir el corte, dejar notas en un fotograma, aprobar, aprobar con cambios o rechazar, subir y descargar. Un acceso puede limitarse a un solo proyecto o a todo lo que ese cliente tenga con el estudio, y puede ser de solo lectura.

Cuando una aprobación supera su SLA, el estudio puede enviar un recordatorio a cada acceso que tenga permiso para decidir sobre ella, por correo electrónico o SMS, con un tiempo de espera de doce horas entre recordatorios para la misma aprobación. El recordatorio dirige al portal y nunca vuelve a enviar credenciales. Un acceso que se entregó en mano, sin correo electrónico ni teléfono, vuelve a depender del estudio, porque solo el estudio puede ponerse en contacto con ese cliente.

Contar las rondas en lugar de discutir por ellas

El número más caro en un presupuesto de vídeo es la cantidad de rondas de revisión que incluye, y la disputa más común a la hora de facturar es cuántas se han utilizado. Tasked establece un número acordado en cada proyecto (dos por defecto, hasta cincuenta) y obtiene el número utilizado a partir de las propias decisiones de revisión: una ronda es una sesión de revisión que terminó con una solicitud de cambios o un rechazo. Una sesión que terminó aprobada no consume nada.

Cuando el número utilizado supera al acordado, el proyecto muestra el exceso como un recuento, y una automatización puede activarse con ese mismo evento para notificar al productor o al gestor de cuentas. No se cobra nada dentro del producto; el estudio factura la ronda adicional en su propia factura, con el registro que lo respalda. El cambio del número acordado se escribe en el registro de auditoría, antes y después.

Lo que ve el productor en una sola pantalla

Los mismos proyectos se pueden ver como un tablero por fase, una lista, una tabla, una línea de tiempo o un calendario, y cada disposición se puede guardar como una vista. La búsqueda abarca tareas, proyectos, comentarios y archivos, y devuelve una respuesta, no solo una lista: preguntar qué cortes están esperando a un cliente concreto devuelve los cortes y la frase.

El riesgo se calcula en lugar de escribirse. Cada proyecto recibe una puntuación basada en motivos que se van sumando - una fase que supera su SLA, una aprobación pendiente, una fecha límite cercana, rondas que superan lo acordado - de modo que un productor que pregunte por qué un proyecto está en riesgo leerá los motivos en lugar de ver un color elegido por alguien. El informe semanal para el propietario incluye la cartera, los cuellos de botella y la lista de riesgos en un solo mensaje.

• Tablero, lista, tabla, línea de tiempo y calendario son los tipos de vistas guardadas disponibles hoy en día.
• Los motivos de riesgo son visibles en el proyecto, no están ocultos dentro de la puntuación.
• El informe semanal se envía al propietario de la organización, no a todos los miembros.

Automatizaciones que siguen el flujo de trabajo

Una regla en Tasked se escribe como una frase: cuando un corte pase a Final cut approval, notificar al gestor de cuentas; cuando un proyecto supere sus rondas acordadas, crear una tarea para el productor. La frase se compila en una regla, se vuelve a traducir a un lenguaje sencillo para que el autor pueda comprobar que dice lo que quería decir y se simula con los eventos reales del último mes de la organización antes de activarse. La simulación muestra lo que habría hecho la regla, de modo que una regla que habría enviado cuarenta correos electrónicos se detecta antes de enviar el primero.

Los activadores incluyen un cambio de fase, una decisión de aprobación, un nuevo comentario, un archivo subido, una fecha límite dentro de un número de horas, un campo modificado, el límite de revisiones y una programación. Las acciones incluyen crear una tarea, asignar, mover de fase, notificar en la aplicación, por correo electrónico, SMS o WhatsApp, enviar un correo electrónico, establecer un campo, llamar a un webhook e iniciar una propuesta de IA. Deliberadamente, no hay ninguna acción de eliminación o archivo que pueda realizar una regla.

Entrega, archivo y la ventana de treinta días

La fase Delivery en las plantillas de vídeo es una fase de trabajo con un SLA corto (24 horas en Spot y Corporate, 48 en Documentary y Wedding) y tareas como exportar entregables según las especificaciones o subir la galería de entrega. Los archivos llegan al cliente a través de la descarga del portal o mediante un enlace para compartir que puede llevar una contraseña, una fecha de caducidad y un interruptor de descarga, y que se puede revocar.

El archivo es una decisión sobre qué conservar. Un archivo eliminado en Tasked conserva sus bytes durante la ventana de retención de la organización, de 30 días por defecto, antes de que la purga los elimine. El registro de auditoría es de solo adición y se conserva. Los datos de la organización se pueden exportar como un paquete. El artículo de ayuda sobre entrega y archivo detalla qué vale la pena conservar durante esos treinta días y qué no.