Un flujo de trabajo de producción de vídeo que puedes ver en el tablero

Una fase que conlleva responsabilidad, no solo un nombre

Cada fase tiene un responsable, una dependencia y la aprobación necesaria para salir de ella. El etalonaje no puede empezar antes de que se cierre la edición si estableces esa dependencia. Cuando algo se retrasa, lo que dependía de ello se mueve también, y el tablero muestra qué se ha movido.

Un comentario escrito en una fase se queda en ella. Un observador de la fase recibe una actualización cuando cambia el estado o se añade un comentario, sin tener que avisar a todo el estudio.

Una fase puede tener un SLA en horas. Al entrar una tarea en ella, empieza a correr el reloj. El estado es correcto hasta que transcurre el 80 % del plazo, pasa a estar en riesgo desde ahí hasta la fecha límite, y se incumple después. Las plantillas de Spot y Corporativo asignan 120 horas a la fase de edición por defecto. Cada proyecto puede definir su propio valor.

• Brief y planificación antes de que empiece el rodaje.
• Edición y luego revisión interna, antes de que lo vea el cliente.
• Un acceso para la aprobación, revisiones y luego la entrega.

Etiquetas que ordenan la cola

Marca una tarea como urgente, interna o en espera del cliente. Los filtros del tablero utilizan la etiqueta, no un color en una hoja de cálculo. La misma marca sigue al trabajo en las distintas vistas.

La cola sigue siendo legible cuando hay varias producciones abiertas, porque la etiqueta se encuentra en la propia tarea y no a un lado. Una vista guardada puede mantener ese filtro, para que el lunes por la mañana no empiece teniendo que volver a configurarlo.

Una etiqueta no es un estado. El estado es la fase. La etiqueta es la forma de encontrar el corte urgente dentro de una fase que ya tiene doce elementos.

Una plantilla desde la que empezar, no un tablero vacío

Un nuevo proyecto se abre a partir de una plantilla que coincide con el tipo de trabajo: spot, vídeo de marca, documental o redes sociales. Las fases se crean con los responsables que asigna la plantilla, y puedes editarlas antes de que empiece el trabajo.

Un sprint en el proyecto cierra el trabajo de esa semana en el mismo tablero, sin tener que abrir una segunda herramienta. Los cambios en la plantilla se aplican a los nuevos proyectos. Un tablero que ya está en marcha se mantiene tal cual hasta que decidas lo contrario.

La plantilla de Vídeo de boda hace que la dependencia sea tangible: su fase de Ingesta y copia de seguridad tiene una tarea que debe completarse antes de que se abra la fase de Edición de highlights. Puedes añadir este mismo tipo de espera a cualquier proyecto, no solo a las plantillas que vienen integradas.

Revisión interna antes de que lo vea el cliente

El cliente no debería ser la primera persona en ver el corte. La revisión interna es una fase con un responsable, no una conversación de pasillo. Las notas de esa revisión se quedan en la versión y se pueden trasladar a la siguiente.

Un productor puede ver qué versión del corte es la actual, cuánto tiempo lleva en la fase de edición en relación con su SLA y qué notas de la última revisión siguen abiertas, sin tener que preguntar al editor. Las versiones se muestran una al lado de la otra. Si una nota corresponde a un momento posterior al final de un corte más corto, se marca con un aviso.

La edición en sí se realiza en el software del editor. Tasked guarda las versiones, las notas, el tiempo en la fase y la decisión que permite dar salida al corte.

Rondas de revisión contabilizadas en el mismo tablero

Cuando un cliente solicita un cambio, se abre una ronda de revisión en el mismo proyecto y se contabiliza. Al superar el límite acordado, aparece una marca de facturación. Un proyecto incluye el número de rondas acordado: dos por defecto, cero si no se incluye ninguna, y hasta cincuenta.

Una ronda de revisión equivale a la revisión de una versión que se ha devuelto para realizar más cambios. Una aprobación directa no cuenta como ronda. El recuento se calcula a partir de las decisiones registradas, no se guarda en una casilla que alguien deba acordarse de actualizar.

Tasked no cobra al cliente por la ronda de revisión adicional. Lo hace el estudio en su propia factura, con el tablero y el registro de auditoría como justificante.

Cuando algo se retrasa, qué se mueve con ello

Una dependencia es una regla que el tablero hace cumplir, no una nota en una presentación de lanzamiento. Si el color no puede empezar hasta que se cierre la edición, un retraso en la edición moverá la fecha de inicio del color. Las personas asignadas a esas fases verán las nuevas fechas en el mismo tablero.

Un observador que se ha unido a una fase recibe una notificación cuando cambia el estado. Un observador que se ha unido solo a una tarea no se añade al resto. Así es como un estudio con veinte producciones activas se mantiene tranquilo, salvo donde realmente hace falta.

La entrega también es una fase con un responsable. El máster aprobado, el registro de aprobación y sus notas se quedan en el proyecto. Los bytes de un archivo eliminado se conservan durante 30 días, que es el plazo habitual en el que un cliente suele solicitar una nueva exportación.