Carga e capacidade da equipa: como é uma semana justa

A carga é um nível, o throughput é um ritmo

Dois números descrevem a semana de uma pessoa e não devem ser somados. A carga é a quantidade de trabalho em aberto que a pessoa tem neste momento, em minutos. O throughput é o número de tarefas que concluiu no período que está a analisar. Um é um nível, o outro é um ritmo, e é por isso que o separador de carga na análise os mantém em colunas separadas.

Uma pessoa com uma carga elevada e um throughput elevado está ocupada e a avançar. Uma pessoa com uma carga elevada e um throughput baixo está bloqueada, e essa é a linha que deve analisar primeiro na segunda-feira. Ler apenas um dos dois números esconde a diferença.

Como são contados os minutos de uma tarefa

Cada tarefa pode ter uma estimativa em minutos. Os modelos já incluem estimativas para as tarefas maiores, por exemplo, 480 minutos para escrever um guião e uma lista de planos no pacote de anúncio e 960 para a edição offline, e pode editá-las como qualquer outro campo.

Quando uma tarefa tem apenas um responsável, a sua estimativa total corresponde à carga dessa pessoa. Quando tem vários, a estimativa é dividida uniformemente entre eles e qualquer minuto restante é atribuído aos primeiros responsáveis por ordem, para que a soma das partes corresponda sempre à estimativa. Uma tarefa sem estimativa, ou sem responsável, não contribui para a carga de ninguém. Trata-se de uma escolha: uma tarefa sem estimativa é invisível na vista de carga de trabalho até que alguém lhe atribua um número, sendo esse o local honesto para evidenciar a lacuna.

A mesma aritmética é utilizada pela vista de carga de trabalho num quadro e pela agregação diária da análise, pelo que a barra que um produtor vê na terça-feira e a linha do membro no separador de análise descrevem os mesmos minutos.

Capacidade: a predefinição e as equipas

Uma pessoa que não pertença a nenhuma equipa tem uma capacidade de 2400 minutos por semana, o que equivale a cinco dias de oito horas. Uma organização que nunca crie uma equipa vê exatamente isso para todos.

Uma equipa é um nome, uma lista de pessoas e uma capacidade semanal em minutos. Não tem mais nada: sem fluxos de trabalho, sem funções, sem regras de notificação. Uma pessoa numa equipa assume a capacidade dessa equipa. Uma pessoa em duas equipas assume a soma de ambas, que é a forma de representar alguém que trabalha parte da semana em pós-produção e outra parte no estúdio.

A gestão de equipas está a ser desenvolvida à data de redação deste artigo, a caminho da produção. A vista de carga de trabalho já lê a capacidade da equipa quando existem equipas e recorre à predefinição quando estas não existem.

A vista de carga de trabalho num quadro

A carga de trabalho é um dos tipos de vista guardados, a par de quadro, lista, tabela, linha cronológica e calendário. Desenha uma barra por responsável: minutos em aberto como uma percentagem da capacidade dessa pessoa. A barra é limitada a 100 por cento, pelo que alguém a 130 por cento preenche a barra e é pintado a vermelho, em vez de transbordar da caixa.

O trabalho não atribuído tem a sua própria linha na parte inferior, pelo que a vista também mostra quantos minutos ainda não estão atribuídos a ninguém. Mover uma tarefa entre pessoas altera as barras imediatamente, porque a vista lê o quadro em tempo real e não um instantâneo.

O separador de carga na análise

O separador de carga lê a agregação diária em vez do quadro em tempo real e mostra, por membro, o nível de carga de trabalho mais recente, a contagem de tarefas em aberto, a contagem de tarefas em atraso, a contagem de tarefas concluídas no período e quantos dias foram medidos. Os membros são ordenados pela carga de trabalho, da mais pesada para a mais leve.

As três pessoas mais ocupadas deste separador também aparecem no relatório de proprietário de segunda-feira, com a sua carga de trabalho em minutos, pelo que uma semana sobrecarregada é visível mesmo para quem nunca abre o ecrã de análise.

Como é uma semana justa na prática

Uma semana justa não é uma semana igual. Um editor sénior com uma capacidade de 2400 minutos e 2300 minutos de trabalho em aberto está a 96 por cento; um colorista em part-time numa equipa de 1200 minutos com 1300 minutos está a 108 por cento e é quem precisa de ajuda. A vista mostra o rácio, e não os minutos brutos, exatamente por esta razão.

A alavanca é a estimativa. Se as barras parecerem incorretas, as estimativas estão erradas antes das atribuições. Corrija os números nas três ou quatro tarefas maiores e a imagem geralmente corrige-se por si mesma.

• Analise a carga e o throughput em conjunto; uma carga elevada com um throughput baixo indica a linha bloqueada.
• Defina primeiro as estimativas para as tarefas grandes; uma tarefa sem estimativa não tem qualquer peso.
• Defina a capacidade da equipa para os colaboradores em part-time para que o rácio seja fidedigno.
• Acompanhe a linha de tarefas não atribuídas: os minutos que não pertencem a ninguém são a carga oculta da semana.