Vinte projetos sem uma folha de cálculo

O que a folha de cálculo fazia por si

A maioria das folhas de cálculo das agências responde a três perguntas. Onde está cada projeto neste momento. Quem está com demasiada carga esta semana. Que projeto vai atrasar-se. A folha de cálculo só responde tão bem quanto a última pessoa que a atualizou e, ao chegar aos vinte projetos, essa pessoa está a atualizá-la em vez de gerir os projetos.

O Tasked responde às mesmas três perguntas a partir de registos que a equipa produz ao trabalhar, não ao reportar. Uma tarefa move-se de uma etapa para a seguinte num quadro; esse movimento é o registo. Tudo o que se segue é construído a partir daí, e nada disso exige que alguém preencha uma célula.

Um quadro por projeto, a partir de um modelo

Cada projeto é executado num quadro de fluxo de trabalho copiado de um modelo. O Tasked inclui dez pacotes de fluxos de trabalho para trabalho geral (sprint, incident, design request, campaign, bugfix, approval flow, test cycle, release, software, project delivery) e mais cinco para vídeo (commercial, documentary, wedding, corporate, social content batch). Um modelo define o nome das etapas por ordem, atribui a cada etapa as suas horas de SLA e assinala quais as etapas que são de aprovação.

O modelo de anúncio, por exemplo, tem dez etapas. O Briefing tem 48 horas, o Script 72, a aprovação do Script 48, a Pré-produção 120, a Rodagem 48, a Edição 120, a revisão do Corte preliminar 48, a aprovação do Corte final 72, a Entrega 24 e, depois, Concluído. Estas horas são valores do modelo que pode alterar por organização; não são uma promessa que o Tasked faz sobre o seu estúdio.

As etapas de aprovação abrem um portal do cliente que não necessita de conta. O cliente acede através de um código, de um link, de um número de telefone ou de um e-mail, assiste ao corte com precisão de frame na sua taxa de frames de origem (incluindo 23.976 e 29.97), deixa notas temporizadas e aprova, rejeita ou solicita alterações. A decisão move a tarefa no quadro, e esse movimento é registado como qualquer outro.

O registo no qual as análises se baseiam

Sempre que uma tarefa entra numa etapa, o Tasked abre um intervalo e, sempre que sai, fecha-o, na mesma transação de base de dados que o próprio movimento. Uma tarefa que é enviada de volta para a mesma etapa inicia um novo intervalo. Um intervalo que ainda esteja aberto conta até ao momento presente.

Os intervalos são agrupados pelo nome da etapa em todos os projetos, e não pelo quadro individual. Cada projeto tem a sua própria cópia do fluxo de trabalho, pelo que a etapa de Edição no projeto A e a etapa de Edição no projeto B são linhas diferentes; as análises tratam-nas como a mesma etapa porque partilham a mesma chave.

O registo de auditoria subjacente é apenas de adição. Não existe uma via de atualização ou eliminação para o mesmo na aplicação, pelo que um número num ecrã de análise pode sempre ser rastreado até aos eventos que o produziram.

Cinco vistas, um único conjunto de números

Uma tarefa diária consolida os eventos de ontem numa única linha por organização, por projeto e por membro, e pontua cada projeto quanto ao risco de atraso na entrega. As cinco vistas de análise leem essas linhas; nunca voltam a calcular do zero, razão pela qual dois ecrãs não podem apresentar dados divergentes.

• Portefólio: tarefas concluídas no período, abertas e em atraso agora, horas passadas à espera dos clientes, tempo médio de ciclo e o número de dias sem dados.
• Estrangulamentos: o tempo mediano em cada etapa, a partir dos intervalos registados, começando pela etapa mais lenta.
• Clientes: que projetos estão à espera da aprovação de um cliente e há quantos dias.
• Carga: a carga de trabalho aberta de cada pessoa em minutos face à sua capacidade semanal, com contagens de tarefas abertas, em atraso e concluídas.
• Risco: uma pontuação de 0 a 100 por projeto com os motivos que a compõem, em três faixas: baixo, observação e alto.

O relatório semanal, e o que não fará

Na segunda-feira de manhã, o proprietário recebe um relatório dos últimos sete dias por e-mail e como notificação na aplicação. O relatório lista as tarefas concluídas, abertas e em atraso, as horas de espera pelos clientes, as três etapas mais lentas, os três projetos que esperam há mais tempo por um cliente, as três pessoas mais ocupadas e os três projetos com maior risco.

Os números são calculados primeiro. A IA recebe depois esses números e são-lhe solicitadas de três a cinco frases e exatamente três ações sugeridas, cada uma associada a um dos valores listados. Nunca lhe é pedido um número. Se a narrativa não for gerada, o e-mail aguarda pela execução seguinte e a entrada na aplicação continua a ser apresentada com os números.

Por onde começar

Escolha um modelo que corresponda à forma como os seus projetos já são executados e ajuste as horas de SLA para o que realmente espera. Convide a equipa e crie uma equipa com uma capacidade semanal se o padrão de 2400 minutos (cinco dias de oito horas) estiver incorreto para si. Encaminhe os clientes através do portal a partir da primeira aprovação para que o tempo de espera seja registado desde o primeiro dia.

Depois, execute durante um mês. Após esse período, a vista de estrangulamentos terá intervalos suficientes para ser fidedigna, a pontuação de risco terá histórico de etapas de onde extrair dados em vez do padrão, e a auditoria de processos poderá indicar-lhe qual o SLA que configurou incorretamente.

• Quadros: dez pacotes gerais e cinco pacotes de vídeo, cada um com horas de SLA por etapa.
• Registos: um intervalo por tarefa por etapa, um registo de auditoria apenas de adição.
• Vistas: portefólio, estrangulamentos, clientes, carga, risco.
• Relatório: números primeiro, depois palavras, todas as segundas-feiras.