Um fluxo de trabalho de produção de vídeo que pode ver no quadro

Uma etapa que acarreta responsabilidade, não apenas um nome

Cada etapa tem um responsável, uma dependência e a aprovação necessária para sair dela. A gradação de cor não pode começar antes de a edição estar fechada, se definir essa dependência. Quando algo se atrasa, o que dependia disso move-se com isso, e o quadro mostra o que se moveu.

Um comentário escrito numa etapa permanece nela. Um observador na etapa é atualizado quando o estado muda ou quando um comentário é adicionado, sem alertar todo o estúdio.

Uma etapa pode ter um SLA em horas. Uma tarefa que entre nela inicia a contagem decrescente. O estado fica correto até que 80 por cento do prazo tenha decorrido, em risco a partir daí até à data limite, e incumprido depois. Os modelos de Anúncio e Corporativo dão à etapa de Edição 120 horas por predefinição. Um projeto pode definir o seu próprio valor.

• Briefing e planeamento antes do início da filmagem.
• Edição, depois revisão interna, antes de o cliente ver.
• Uma porta para aprovação, revisões e depois a entrega.

Etiquetas que organizam a fila

Marque uma tarefa como urgente, interna ou à espera do cliente. Os filtros do quadro utilizam a etiqueta, não uma cor numa folha de cálculo. A mesma marca acompanha o trabalho em todas as vistas.

A fila permanece legível quando existem várias produções abertas, porque a etiqueta encontra-se na tarefa e não na lateral. Uma vista guardada pode manter esse filtro, para que a manhã de segunda-feira não comece com a sua reconstrução.

Uma etiqueta não é um estado. O estado é a etapa. A etiqueta é a forma de encontrar o corte urgente dentro de uma etapa que já tem doze itens.

Um modelo pelo qual começar, não um quadro vazio

Um novo projeto abre a partir de um modelo que corresponde ao tipo de trabalho: anúncio, vídeo de marca, documentário ou redes sociais. As etapas surgem com os responsáveis definidos pelo modelo, e pode editá-las antes de o trabalho começar.

Um sprint no projeto encerra o trabalho dessa semana no mesmo quadro, sem abrir uma segunda ferramenta. Uma alteração ao modelo aplica-se aos novos projetos. Um quadro que já esteja em execução permanece como está, a menos que escolha o contrário.

O modelo de filme de Casamento torna a dependência concreta: a sua etapa de Importação e cópia de segurança tem uma tarefa que deve ser concluída antes de a etapa de edição de Highlights abrir. Pode adicionar o mesmo tipo de espera a qualquer projeto, não apenas aos modelos incluídos.

Revisão interna antes de o cliente ver

O cliente não deve ser a primeira pessoa a ver o corte. A revisão interna é uma etapa com um responsável, não uma conversa de corredor. As notas dessa fase permanecem na versão e podem ser transferidas para a seguinte.

Um produtor pode ver qual a versão do corte que está ativa, há quanto tempo está na etapa de edição em relação ao seu SLA e quais as notas da última revisão que ainda estão abertas, sem perguntar ao editor. As versões aparecem lado a lado. Uma nota cujo momento se situe após o fim de um corte mais curto é assinalada.

A edição em si permanece no software do editor. O Tasked guarda as versões, as notas, o tempo na etapa e a decisão que permite a saída do corte.

Revisões contabilizadas no mesmo quadro

Quando um cliente solicita uma alteração, abre-se uma ronda no mesmo projeto, a qual é contabilizada. Após o limite acordado, surge uma marca de faturação. Um projeto inclui o número de rondas acordado: duas por predefinição, zero se não estiver nada incluído, até cinquenta.

Uma ronda é uma revisão de uma versão que retornou solicitando mais trabalho. Uma aprovação simples não é uma ronda. A contagem é derivada das decisões registadas, não sendo guardada num campo que alguém tenha de se lembrar de atualizar.

O Tasked não cobra ao cliente pela ronda extra. O estúdio fá-lo, na sua própria fatura, tendo o quadro e a linha de auditoria como comprovativos.

Quando algo se atrasa, o que se move em conformidade

Uma dependência é uma regra que o quadro impõe, não uma nota numa apresentação de arranque. Se a cor não puder começar antes de a edição estar fechada, um atraso na edição move o início da cor com ela. As pessoas nessas etapas veem as novas datas no mesmo quadro.

Um observador que se associou a uma etapa é notificado da alteração de estado. Um observador que se associou a apenas uma tarefa não é copiado para as restantes. É assim que um estúdio com vinte produções abertas se mantém silencioso, exceto onde não deve.

A entrega também é uma etapa com um responsável. O master aprovado, o registo de aprovação e as respetivas notas permanecem no projeto. Os bytes de um ficheiro eliminado são guardados durante 30 dias, que é o prazo que um cliente normalmente solicita para uma nova exportação.