O que vale um registo de aprovação

O que é escrito quando um cliente decide

Uma decisão a partir do portal escreve três coisas numa única transação. Uma linha de decisão na aprovação, com o veredicto - aprovado ou alterações solicitadas - o comentário, um tipo de interveniente 'portal' e nenhum ID de utilizador. Uma linha de auditoria no vocabulário do próprio estúdio a indicar que a aprovação foi aprovada ou que foram solicitadas alterações, com o comentário. E a própria aprovação é marcada como decidida com a respetiva hora.

Após a gravação ser persistida, uma segunda linha de auditoria regista que a decisão veio através do portal: qual a porta, qual a sessão e qual a ronda de revisões que a recebeu. Só então as pessoas do estúdio são notificadas, para que uma falha de email nunca possa reverter um veredicto, e o quadro move-se de acordo com as regras do próprio fluxo de trabalho.

Uma decisão que um produtor registe no lado do estúdio escreve as mesmas linhas com o ID de utilizador do produtor e um tipo de interveniente 'utilizador'. As duas nunca são a mesma linha, o que permite ao estúdio afirmar com confiança se foi o cliente que premiu o botão ou se foi o estúdio a fazê-lo sob a sua palavra.

Qual a versão

A questão da versão é respondida pela ronda de revisões. Uma ronda é uma revisão de uma versão, aberta uma vez e fechada uma vez por exatamente um veredicto, nunca sendo reaberta. Quando o cliente decide a partir do portal e a tarefa da aprovação tem uma sala de revisão aberta, o veredicto é registado nessa sala, e a linha de auditoria da decisão do portal identifica a ronda. A ronda identifica a versão.

O próprio portal mostra ao cliente o número da versão do que está a visualizar, para que o cliente e o estúdio leiam o mesmo número no momento da decisão. Na sala do estúdio, duas versões podem ser comparadas lado a lado com notas transferidas para a versão seguinte, pelo que o caminho desde a nota na versão dois até à aprovação na versão três é legível de ponta a ponta.

Qual a porta, e quem estava por trás dela

Uma porta tem uma etiqueta escolhida pelo estúdio - um cliente, ou uma pessoa no cliente - e um tipo: código, link, telefone ou email. Uma porta que exija um código de utilização única por SMS ou email associa a sessão a um número de telefone ou a um endereço que recebeu o código, sendo o envio e qualquer tentativa falhada auditados. A sessão regista o endereço IP e o navegador, e a porta conta quantos dispositivos distintos já a utilizaram.

Assim, o registo de uma decisão indica: porta 'Dana, marketing', tipo email com código de utilização única, sessão aberta nesta data a partir deste endereço, decisão aprovada nesta hora na versão três. Uma porta para todo o cliente sem código de utilização única é menos específica, e o estúdio escolhe a que pretende quando emite a porta.

Uma entrada recusada também é registada, com o motivo - não encontrado, revogado, expirado, código de utilização única obrigatório - guardado para o estúdio e nunca mostrado na porta. Um link a ser bombardeado é visível no registo antes de se tornar um problema.

Apenas de adição significa apenas de adição

A tabela de auditoria não tem caminho de atualização nem de eliminação em nenhum âmbito da aplicação, e uma verificação na build recusa código que adicione um. Uma linha escrita é uma linha mantida. Corrigir o registo significa escrever outra linha que o indique, tal como num livro de registos.

O rasto sobrevive às pessoas que nele constam. Quando uma conta de utilizador é eliminada, as linhas da conta são eliminadas definitivamente, mas cada linha de auditoria aponta para o utilizador através de uma ligação que é definida como nula em vez de ser eliminada em cascata, e o email do interveniente foi gravado na linha no momento da escrita. Um ano mais tarde, a linha ainda indica quem o fez.

A mesma regra evita que a saída de um freelancer apague o trabalho de um estúdio: projetos, tarefas, comentários, aprovações e ficheiros são da autoria de uma ligação que é anulada na eliminação, e não em cascata.

Todo o rasto em torno de uma decisão

Uma decisão é uma linha entre muitas que o portal escreve. O rasto em torno dela inclui a emissão da porta, com as suas definições e nunca as suas credenciais; o convite a ser entregue; a porta a ser revogada; cada entrada e entrada recusada; cada código de utilização única enviado ou falhado; cada nota publicada; cada briefing carregado; cada entregável descarregado; cada lembrete enviado, por uma pessoa ou pelo sistema; e cada ronda de revisões que tenha ultrapassado o número acordado, com a contagem de rondas. Uma alteração ao número acordado de rondas é auditada com os valores antigo e novo.

O lado do estúdio no portal lista cada porta com a primeira abertura, última visualização, dispositivos distintos e a contagem de aprovações do cliente registadas. Essa tabela é lida a partir das mesmas linhas; não é uma segunda fonte que possa divergir.

• Decisão: veredicto, comentário, tipo de interveniente, hora, porta, sessão, ronda.
• Porta: emitida, entregue, revogada, acedida, recusada com motivo.
• Em torno dela: notas, carregamentos, descarregamentos, lembretes, rondas excedidas.

Eliminação, exportação e o que sobrevive

O proprietário de um espaço de trabalho pode exportar tudo o que o espaço de trabalho possui para um único ficheiro a partir do ecrã de definições, e pode eliminar o espaço de trabalho ou a sua própria conta sem pedir autorização a ninguém no Tasked. A eliminação está protegida por três etapas: a introdução do identificador do próprio espaço de trabalho ou conta, uma nova autenticação e uma confirmação que indica a data a partir da qual a ação deixa de ser reversível. Uma conta que seja o último proprietário de um espaço de trabalho ativo não pode ser eliminada até que isso seja resolvido.

O prazo publicado é de 30 dias. Um espaço de trabalho eliminado é exportado, marcado como eliminado e destruído permanentemente 30 dias mais tarde através de uma purga diária; este prazo é o mesmo que consta dos termos, da política de privacidade e do acordo de processamento de dados, e um teste na build falha se o código e as frases publicadas divergirem. A exportação é um ficheiro zip obtido através de um link assinado que dura cinco minutos.

O rasto de auditoria sobrevive à eliminação, desprovido de detalhes de identificação, para que o que aconteceu ainda possa ser demonstrado. Esse é o valor do registo: a aprovação que um cliente questione daqui a um ano ainda lá está, com quem, quando, qual a versão e qual a porta, independentemente de qualquer pessoa envolvida ainda ter conta ou não.