Entrega e arquivo: o que guardar durante trinta dias

O que significa a entrega no fluxo de trabalho

A entrega é uma etapa de trabalho, a última antes de Concluído, em todos os modelos de vídeo. As suas tarefas são as que produzem os ficheiros: 'Color grade and sound mix' e 'Export deliverables per spec' em Anúncio, 'Export versions and captions' em Vídeo corporativo, 'Masters, subtitles and delivery package' em Documentário, 'Export and upload the delivery gallery' em Filme de casamento. O SLA predefinido é de 24 horas em Anúncio e Corporativo e de 48 em Documentário e Casamento.

A etapa só é acessível a partir de uma aprovação de corte final concedida, e a transição para Concluído exige que a sua lista de verificação esteja completa. Um projeto não está concluído porque alguém o disse; está concluído porque a tarefa de exportação foi fechada.

Entregar os ficheiros

O cliente faz a transferência a partir do portal através da mesma porta com que aprovou, pelo que o master chega onde a aprovação foi dada. Para um destinatário que não seja o cliente, um parceiro de agência ou uma estação de televisão, um link de partilha funciona sem qualquer porta: um token aleatório mostrado uma única vez, com uma palavra-passe opcional, uma data de expiração opcional e um interruptor para permitir ou não a transferência. Um link pode apontar para um único ficheiro ou para uma pasta inteira, as suas utilizações são contabilizadas e pode ser revogado.

Um link nunca entrega um ficheiro que não tenha passado na verificação de malware. Cada carregamento é verificado à chegada e a resolução de partilha valida o resultado da verificação antes de disponibilizar o ficheiro.

• Transferência no portal: a própria porta do cliente, sem links adicionais.
• Link de partilha: um ficheiro ou uma pasta, palavra-passe, expiração, transferência ativada ou desativada, revogável, contabilizado.
• O link é mostrado uma única vez; o produto apenas armazena o seu hash.

A janela de trinta dias e em que consiste

Três janelas de trinta dias diferentes cruzam-se na entrega, e é útil saber distingui-las. Um ficheiro eliminado de um projeto mantém os seus bytes durante a janela de retenção da organização, 30 dias por predefinição, e pode ser recuperado dentro desse prazo; depois disso, a purga remove-os. Uma porta do portal expira após 30 dias por predefinição, a menos que o estúdio defina outro período. E quando uma organização ou conta é eliminada, os seus dados são removidos permanentemente após 30 dias, que é a janela publicada nos termos e na política de privacidade e aplicada pela mesma constante no código.

A consequência prática para um estúdio é que nada do que é feito no dia da entrega é irreversível durante um mês. Um master eliminado por engano, uma porta que deveria ter sido mantida aberta, um projeto fechado uma semana antes: cada uma destas ações pode ser anulada dentro da janela e nenhuma pode ser anulada após a mesma.

O que guardar e o que descartar

Guarde a versão aprovada de cada entregável, no projeto, com a sessão de revisão e a respetiva decisão. Guarde as notas da última ronda, pois são a prova do que foi solicitado e do que foi feito. Mantenha a porta aberta durante a janela de retenção para que o cliente possa transferir novamente sem um novo convite.

Descarte as versões intermédias assim que a versão aprovada for entregue, se o armazenamento for uma preocupação; em todo o caso, estas permanecem recuperáveis durante 30 dias após a eliminação. Revogue os links de partilha emitidos para terceiros assim que o destinatário confirmar a receção, pois um link que não seja revogado continua a funcionar até à sua expiração. O armazenamento é um limite do plano - 100 GB no Starter, 1 TB no Professional, 5 TB no Business, com um terabyte disponível como extra - e a disciplina de arquivo é a forma de um estúdio se manter dentro desse limite.

O registo que sobrevive aos ficheiros

O registo de auditoria é apenas de adição. Nada no produto pode editar ou eliminar uma linha do mesmo, e este regista quem fez o quê e quando: a decisão, la alteração às rondas acordadas, a porta que foi emitida, o ficheiro que foi eliminado. Quando um cliente contesta o que foi acordado, o registo é lido, não recordado.

Os dados da organização podem ser exportados como um pacote e transferidos, sendo esta a forma de um estúdio manter a sua própria cópia fora do produto. No plano Business, os mesmos registos estão acessíveis através da API pública com chaves delimitadas, e os webhooks com um registo de entrega podem enviar uma aprovação ou uma alteração de etapa para qualquer sistema onde o estúdio guarde as suas faturas.

Fechar o projeto sem o perder

Um projeto tem um de cinco estados: rascunho, ativo, em espera, entregue ou arquivado. Apenas os projetos ativos contam para o limite do plano (10 no Starter, 50 no Professional, 200 no Business), pelo que marcar um projeto como entregue liberta uma vaga sem remover nada. A pontuação de risco lê apenas projetos em curso (rascunho, ativo e em espera), pois um projeto entregue não tem futuro para prever; por conseguinte, um projeto entregue sai da lista de risco e do relatório semanal por si só. O projeto, os seus ficheiros, as suas notas e as suas decisões permanecem na organização, e a pesquisa abrange projetos, tarefas, comentários e ficheiros.

A questão do arquivo, portanto, não é se deve manter o projeto, mas sim o que manter no disco. A resposta que este artigo dá é curta: o master aprovado, o registo, as notas, durante pelo menos trinta dias, e as exportações intermédias apenas enquanto alguém as puder solicitar.