Encontrar o gargalo: tempo mediano na etapa
O gargalo num fluxo de trabalho é a etapa com o tempo mediano mais longo, medido desde o momento em que as tarefas entram nela até ao momento em que saem. O Tasked regista esse intervalo para cada tarefa e cada etapa, agrupa-o pelo nome da etapa em todos os seus projetos e mostra a mediana dentro da janela que escolher. Não atribui o tempo de um trabalho inteiro à etapa em que este se encontrava quando terminou.
O número errado, e por que razão parece correto
A forma mais fácil de medir uma etapa é pegar em cada tarefa concluída, olhar para a etapa em que se encontrava quando terminou e imputar toda a duração da tarefa a essa etapa. O número resulta elevado, ordena-se facilmente e está errado: indica que a última etapa é lenta porque todas as tarefas terminam aí. Um trabalho que esteve duas semanas à espera de um guião e uma hora em Delivery é contabilizado como um Delivery lento.
O primeiro número de gargalo do próprio Tasked funcionava desta forma, e o plano do produto identifica-o como o elemento a corrigir antes que se pudesse confiar em qualquer outra métrica de análise. A correção não passa por uma fórmula melhor sobre os mesmos dados. Passa por dados diferentes.
O que é um intervalo
Sempre que uma tarefa entra numa etapa, o Tasked abre um intervalo com a tarefa, o projeto, a etapa e o momento de entrada. Sempre que a tarefa sai, fecha esse intervalo e abre o seguinte. A gravação ocorre na mesma transação que a movimentação, pelo que não há nenhuma varredura que possa ficar atrasada nem nenhuma movimentação sem o respetivo intervalo.
Uma tarefa enviada de volta para a etapa em que já se encontra inicia um novo intervalo; uma transição para si própria é uma movimentação real. Uma tarefa que ainda se encontra numa etapa tem um intervalo aberto, e a métrica contabiliza-o até ao momento da consulta. O trabalho concluído e o trabalho bloqueado estão ambos incluídos no número.
O intervalo também se lembra das horas de SLA que estavam em vigor quando foi aberto. Alterar um SLA mais tarde não altera o que aconteceu sob o antigo.
Porquê a mediana e não a média
Uma única tarefa que tenha esperado três semanas por um cliente altera a média em dias e a mediana em nada. A mediana é o tempo na etapa que uma tarefa típica realmente experienciou, e é o número que a pontuação de risco também utiliza para estimar o trabalho restante. Utilizar a mesma estatística em ambos os locais significa que o gargalo que vê e o risco sobre o qual é alertado provêm de uma única vista do mesmo histórico.
O campo da API que transporta o número ainda é designado como média para compatibilidade com clientes anteriores; o valor nele contido é a mediana.
O que mostra a vista de gargalo
Para cada nome de etapa que tenha tido pelo menos um intervalo a tocar na janela, a vista lista os minutos medianos na etapa, o número de tarefas que saíram da etapa dentro da janela, quantas estão abertas nela agora e quantos dias distintos registaram atividade. Para etapas de aprovação, também totaliza os minutos passados à espera de um cliente. As etapas são ordenadas das mais lentas para as mais rápidas.
Os minutos são limitados à janela. Uma tarefa que tenha entrado numa etapa antes da janela e saído dentro dela contribui apenas com a parte que se enquadra no seu interior, pelo que uma vista de 30 dias é uma vista de 30 dias, mesmo para trabalhos que tenham começado mais cedo.
- Minutos medianos na etapa, a partir de intervalos.
- Throughput: intervalos que fecharam dentro da janela.
- Contagem de abertos: intervalos ainda em execução.
- Dias medidos, para que uma etapa com um dia atarefado não seja confundida com uma tendência.
- À espera do cliente, apenas em etapas de aprovação.
Ler os dados entre projetos
Cada projeto contém a sua própria cópia do fluxo de trabalho, pelo que Client Review no projeto A e Client Review no projeto B são duas linhas de etapa diferentes. A vista de gargalo agrupa pela chave da etapa, o nome que o modelo lhe atribuiu, pelo que essas duas linhas passam a ser uma única linha. É isso que transforma vinte quadros numa única resposta sobre o seu processo, em vez de vinte respostas sobre os seus projetos.
Se dois modelos utilizarem a mesma chave para etapas que significam coisas diferentes, partilharão uma linha. Mantenha as chaves corretas nos modelos e a vista manter-se-á correta.
Do gargalo à correção
Uma etapa lenta ou tem falta de recursos, ou está mal definida, ou está à espera de alguém fora da equipa. O separador de carga indica-lhe a primeira situação, o total de tempo à espera do cliente indica-lhe a terceira e a auditoria de processo indica-lhe a segunda: compara a mediana que acabou de ler com as horas de SLA que definiu para essa etapa, contabiliza os incumprimentos e propõe uma correção simulada com base no seu histórico recente.
A ordem importa. Leia primeiro a mediana e depois decida se o SLA está errado ou se o problema é do trabalho.
Perguntas frequentes
- Por que razão o tempo na etapa é uma mediana e não uma média?
- Porque um único valor atípico altera uma média em dias. A mediana é o que uma tarefa típica experienciou, e é a mesma estatística que a pontuação de risco utiliza para estimar o trabalho restante.
- Uma tarefa que ainda se encontra numa etapa é contabilizada?
- Sim. O seu intervalo aberto é contabilizado até ao momento da consulta, pelo que o trabalho bloqueado aparece no número em vez de ficar oculto até terminar.
- Por que razão uma etapa aparece apenas uma vez quando tenho vinte projetos?
- Os intervalos são agrupados pela chave da etapa a partir do modelo, e não pela linha da etapa por projeto, pelo que a mesma etapa em todos os projetos corresponde a uma única linha.
- Que janela utiliza a vista?
- A janela que escolher no ecrã de analítica. Os minutos são limitados a esta, pelo que apenas a parte de um intervalo dentro da janela é contabilizada.