O fluxo de trabalho de um estúdio de vídeo, de ponta a ponta

As sete etapas e o que cada uma entrega à seguinte

Qualquer trabalho de vídeo, desde um corte de quinze segundos para redes sociais até um documentário de quarenta minutos, passa pelas mesmas transições. O briefing entrega um âmbito escrito à pré-produção. Os materiais entregam filmagens, grafismos e áudio ao editor. A edição entrega uma versão numerada à revisão interna. A revisão interna entrega ao cliente um corte que o estúdio subscreve. O cliente devolve uma decisão. A entrega envia os ficheiros para o cliente, e o arquivo decide o que fica em disco e por quanto tempo.

No Tasked, cada transição é uma etapa na definição de um fluxo de trabalho. Uma etapa tem um tipo (trabalho, revisão, aprovação ou concluído), as funções que a controlam, as tarefas que cria quando um projeto entra nela e um SLA predefinido em horas. Os cinco modelos de vídeo - Anúncio, Vídeo corporativo, Documentário, Filme de casamento e Lote de conteúdo para redes sociais - são versões pré-configuradas deste caminho. O modelo de anúncio tem dez etapas: Briefing, Guião, Aprovação de guião, Pré-produção, Rodagem, Edição, Revisão do corte bruto, Aprovação do corte final, Entrega e Concluído.

Uma etapa pode recusar-se a deixar o projeto sair. A transição de Briefing para Guião no modelo de anúncio exige que todas as tarefas da lista de verificação do briefing estejam concluídas; a transição para fora de uma etapa de aprovação exige uma aprovação concedida. Essa é a diferença entre um quadro onde um cartão é arrastado para a frente e um fluxo de trabalho onde um cartão tem permissão para avançar.

• As etapas de trabalho criam tarefas com uma função e, caso o modelo a defina, uma estimativa em minutos.
• As etapas de revisão são internas: o realizador e o editor analisam o trabalho antes do cliente.
• As etapas de aprovação contêm um título de aprovação e uma etapa de reformulação para a qual o projeto regressa quando são solicitadas alterações.

Para onde vai realmente o tempo

Pergunte a um editor quanto tempo demora a cortar um anúncio de trinta segundos e a resposta será um ou dois dias. Pergunte ao produtor quanto tempo demorou o projeto e a resposta será de cinco semanas. A diferença é a espera: à espera do logótipo do cliente no formato correto, à espera da aprovação do guião, à espera do segundo revisor que estava de férias, à espera de uma nova exportação após aquela nota que ninguém registou.

O Tasked mede isto com a vista de estrangulamentos na análise: o tempo mediano que um projeto passa em cada etapa, calculado a partir dos intervalos reais registados sempre que um projeto muda de etapa. Quando a etapa de revisão do cliente mostra uma mediana de quatro dias face a uma predefinição do modelo de 72 horas, o número não é uma opinião; é o que os projetos do último mês fizeram. Os mesmos intervalos alimentam propostas de auditoria de processos, que apontam para a etapa que está consistentemente acima do seu SLA e sugerem uma alteração à definição.

A vista de estrangulamentos faz parte da análise, que está incluída a partir do plano Professional (99 $ por mês). No plano Starter, os intervalos de etapa continuam a ser registados em todos os projetos; a vista agregada é o que o plano superior adiciona.

Onde ficam as aprovações e quem as controla

Uma aprovação é uma etapa, não um fio de comentários. No modelo de anúncio existem duas: Aprovação de guião, com um SLA predefinido de 48 horas, e Aprovação do corte final, com uma predefinição de 72 horas. Ambas estão classificadas como etapas de aprovação, ambas definem uma etapa de reformulação e ambas bloqueiam a transição para a frente até que uma decisão seja registada. O modelo de documentário substitui o guião por uma aprovação de tratamento às 96 horas; o modelo de filme de casamento tem uma única aprovação de corte final às 120 horas, porque um casal não é um departamento de marketing.

A pessoa que aprova normalmente não é utilizadora do produto. O Tasked dá-lhe uma porta do portal sem conta: um código, um link, um número de telefone que recebe um código de utilização única ou um e-mail. Dentro do portal, pode reproduzir o corte, deixar notas num frame, aprovar, aprovar com alterações ou rejeitar, carregar e descarregar ficheiros. Uma porta pode ser limitada a um projeto ou a tudo o que esse cliente tem com o estúdio, e pode ser apenas para visualização.

Quando uma aprovação ultrapassa o seu SLA, o estúdio pode enviar um lembrete para cada porta que tenha permissão para a decidir, por e-mail ou SMS, com um intervalo de doze horas entre lembretes para a mesma aprovação. O lembrete aponta para o portal e nunca reenvia credenciais. Uma porta que tenha sido entregue em mão, sem e-mail nem telefone, reverte para o estúdio, porque apenas o estúdio consegue contactar esse cliente.

Contar as rondas em vez de discutir sobre elas

O número mais caro num orçamento de vídeo é o número de rondas de revisões que inclui, e a disputa mais comum na altura da fatura é quantas foram utilizadas. O Tasked define um número acordado para cada projeto (duas por predefinição, até cinquenta) e deduz o número utilizado das próprias decisões de revisão: uma ronda é uma sessão de revisão que terminou com um pedido de alterações ou uma rejeição. Uma sessão que terminou aprovada não consome nada.

Quando o número utilizado ultrapassa o acordado, o projeto mostra o excesso como uma contagem, e uma automatização pode ser acionada no mesmo evento para notificar o produtor ou o gestor de conta. Nada é cobrado dentro do produto; o estúdio fatura a ronda extra na sua própria fatura, com o registo a comprová-lo. A alteração do número acordado é registada no registo de auditoria, antes e depois.

O que o produtor vê num único ecrã

Os mesmos projetos podem ser lidos como um quadro por etapa, uma lista, uma tabela, uma linha cronológica ou um calendário, e cada disposição pode ser guardada como uma vista. A pesquisa abrange tarefas, projetos, comentários e ficheiros e devolve uma resposta, não apenas uma lista: perguntar quais os cortes que estão à espera de um determinado cliente devolve os cortes e a frase.

O risco é calculado em vez de ser introduzido manualmente. Cada projeto recebe uma pontuação construída a partir de motivos que se somam - uma etapa acima do seu SLA, uma aprovação pendente, um prazo próximo, rondas acima do acordo - para que um produtor que pergunte por que razão um projeto está em risco leia os motivos em vez de uma cor que alguém escolheu. O relatório semanal do proprietário coloca o portefólio, os estrangulamentos e a lista de riscos numa única mensagem.

• Quadro, lista, tabela, linha cronológica e calendário são os tipos de vistas guardadas disponíveis atualmente.
• Os motivos de risco são visíveis no projeto, não ocultados dentro da pontuação.
• O relatório semanal é enviado ao proprietário da organização, não a todos os membros.

Automatizações que acompanham o fluxo de trabalho

Uma regra no Tasked é escrita como uma frase: quando um corte passa para a Aprovação do corte final, notificar o gestor de conta; quando um projeto ultrapassa as rondas acordadas, criar uma tarefa para o produtor. A frase é compilada numa regra, traduzida novamente para linguagem simples para que o autor possa verificar se dizia o que pretendia, e simulada com base nos eventos reais do último mês da organização antes de ser ativada. A simulação mostra o que a regra teria feito, pelo que uma regra que teria enviado quarenta e-mails é detetada antes de enviar um único.

Os acionadores incluem uma alteração de etapa, uma decisão de aprovação, um novo comentário, um ficheiro carregado, um prazo dentro de um determinado número de horas, um campo alterado, o limite de revisões e um calendário. As ações incluem criar uma tarefa, atribuir, mover de etapa, notificar na aplicação, por e-mail, SMS ou WhatsApp, enviar um e-mail, definir um campo, chamar um webhook e iniciar uma proposta de IA. Não existe, deliberadamente, nenhuma ação de eliminação ou arquivo que uma regra possa realizar.

Entrega, arquivo e a janela de trinta dias

A etapa de Entrega nos modelos de vídeo é uma etapa de trabalho com um SLA curto (24 horas em Anúncio e Corporativo, 48 em Documentário e Casamento) e tarefas como exportar entregáveis de acordo com as especificações ou carregar a galeria de entrega. Os ficheiros chegam ao cliente através da transferência no portal ou através de um link de partilha que pode conter uma palavra-passe, uma data de expiração e um botão de transferência, e que pode ser revogado.

O arquivo é uma decisão sobre o que manter. Um ficheiro eliminado no Tasked mantém os seus bytes durante a janela de retenção da organização, 30 dias por predefinição, antes de a purga os remover. O registo de auditoria é apenas de adição e permanece. Os dados da organização podem ser exportados como um pacote. O artigo de apoio sobre entrega e arquivo explica detalhadamente o que vale a pena manter durante esses trinta dias e o que não vale.