Aprovação do cliente sem vinte emails

Porque é que a conversa cresce para vinte emails

Uma aprovação por email falha numa ordem previsível. A primeira mensagem traz um link para descarregar um ficheiro grande. A segunda pergunta qual é a versão atual. A terceira tem notas escritas à mão com minutos e segundos. Por volta da décima segunda mensagem, um colega do cliente é colocado em cópia e responde sobre uma versão mais antiga. Ninguém consegue dizer depois quem aprovou o quê, e o estúdio descobre que está na terceira ronda das duas que orçamentou quando prepara a fatura.

Nada disso é descuido. É um canal que não tem noção de versão, decisão ou prazo. No Tasked, o cliente entra por uma porta, vê uma coisa, diz uma de duas palavras e tudo o que acontece a seguir é registado e avança por si só. Os seis artigos com link nesta página cobrem, cada um, uma parte disso.

Uma porta em vez de login

Um cliente no Tasked nunca cria uma conta. O estúdio emite uma porta para ele, de quatro tipos: um código que o cliente introduz, um link que carrega o seu próprio token, um número de telefone que recebe um código de uso único por SMS ou um endereço de email que recebe o mesmo. Um link ou um código podem, adicionalmente, exigir o código de uso único: seis dígitos, cinco minutos, cinco tentativas.

Uma porta expira após 30 dias, a menos que o estúdio defina outro número, até 365 dias, ou escolha explicitamente que não expira. A revogação produz efeitos imediatos. A credencial é guardada apenas como um hash; não existe nenhum botão para a mostrar novamente e um código perdido significa uma nova porta.

Cada porta tem cinco interruptores: visualizar, comentar, aprovar, carregar e descarregar. Uma nova porta é apenas para visualização e a página nunca mostra um botão que a porta não possa utilizar. Quem pode aprovar e como o portal sabe explica os interruptores e o âmbito de uma porta.

Ver o corte e apontar para um segundo

O cliente assiste a uma representação de pré-visualização no navegador, num telemóvel ou computador, sem nada para instalar. O ficheiro master nunca é disponibilizado no caminho de pré-visualização; descarregá-lo é uma permissão separada. Até que a pré-visualização esteja pronta, a página explica o motivo: ainda a carregar, ainda a ser gerada ou retida enquanto a verificação de malware não aprovar o ficheiro.

Uma nota pode ser fixada no cursor de reprodução. É guardada em milissegundos, apresentada em horas, minutos e segundos ao lado do texto e, ao clicar nela, o leitor avança para esse momento. Na conversa de tarefas do estúdio, a mesma nota aparece com o respetivo tempo à frente. O cliente marca um segundo; as marcações com precisão de frame à taxa de frames de origem, desenhar em stills e PDFs, e transformar um comentário numa tarefa com um responsável e uma data limite pertencem à sala de revisão do estúdio.

O cliente vê apenas o que lhe foi enviado. As etapas resumem-se a seis palavras simples - receção, em curso, a aguardar por si, em revisão, entregue, em espera - para que o cliente nunca leia os nomes das etapas internas do estúdio.

A decisão e o que ela move

A partir do portal, o cliente pode aprovar ou solicitar alterações. Um pedido de alteração deve indicar o que deve mudar; a página recusa um pedido vazio antes de ser enviado, porque um pedido sobre o qual ninguém pode agir é apenas mais uma viagem de ida e volta. A nota pode ter até 4000 caracteres.

A decisão é registada como uma linha de decisão marcada como proveniente do portal, sem ID de utilizador, para que o feed do estúdio possa sempre distinguir a aprovação de um cliente daquela que um produtor introduziu em seu nome. O motor do fluxo de trabalho move a tarefa para a etapa seguinte de acordo com as regras do próprio quadro, a equipa do estúdio recebe uma notificação com o nome do corte e o veredicto e, se a tarefa tiver uma sala de revisão aberta, a sala também recebe o veredicto.

Se as regras do quadro recusarem o movimento - uma condição na transição de saída, uma etapa que já não o aceita - o cliente é informado de que o estúdio precisa de analisar a situação e já foi notificado, e o estúdio vê isso no feed. O quadro cabe ao estúdio corrigir.

Quando o cliente fica em silêncio

A maioria das aprovações nunca chega a ter uma data limite definida; um produtor envia um corte e ninguém escreve um prazo. Assim, o SLA de aprovação é um relógio que começa a contar quando a aprovação é aberta. O objetivo predefinido é de 72 horas, com um aviso 12 horas antes, e uma tarefa do sistema verifica todas as aprovações pendentes a cada 15 minutos.

Quando o prazo limite passa, o lembrete é enviado a quem quer que a aprovação esteja à espera. Para uma aprovação voltada para o cliente, trata-se da porta do cliente com permissão de aprovação, por email e por SMS caso a porta tenha um telefone associado, apontando de volta para o portal e indicando quantos dias esperou. Nenhuma credencial é reenviada. Uma aprovação é relembrada, no máximo, uma vez a cada 12 horas, e são notificadas no máximo 50 aprovações por estúdio em cada execução.

Uma data limite definida manualmente prevalece sempre sobre o objetivo predefinido, e uma tarefa separada a cada cinco minutos relembra as aprovações cuja data limite chegou ou está prevista para a hora seguinte. O SLA de aprovação e o que acontece quando este expira passam por ambos os relógios.

Rondas acordadas, rondas utilizadas

Um projeto inclui o número de rondas de revisões acordadas com o cliente: 2 por predefinição, 0 se não estiver nada incluído, até 50. O produto conta as rondas efetivamente utilizadas, em que uma ronda é uma revisão de uma versão que retornou solicitando mais trabalho. Uma aprovação simples não conta como uma ronda.

Quando as rondas utilizadas ultrapassam as acordadas, o quadro mostra quantas rondas são faturáveis, é registada uma linha de auditoria para cada ronda extra e é acionado um evento para que uma automatização possa informar o produtor e enviar um email ao cliente. O Tasked não cobra a ninguém pela ronda extra; o estúdio fá-lo, na sua própria fatura, com um registo que o comprova. As rondas de revisões acordadas versus o que realmente acontece explica por que razão a contagem é calculada em vez de armazenada.

O que resta depois

Cada etapa acima descrita escreve num registo de auditoria que não tem caminho de atualização ou eliminação em nenhum âmbito. Uma linha de decisão indica se foi aprovado ou se foram solicitadas alterações, juntamente com o comentário; uma linha do portal identifica a porta, a sessão e a ronda de revisão; a sessão contém o endereço IP e o navegador. O lado do estúdio mostra, por porta, a primeira abertura, a última visualização, dispositivos distintos e aprovações registadas.

Quando um espaço de trabalho é eliminado, os dados são exportados, marcados como eliminados e destruídos após 30 dias, sobrevivendo o registo de auditoria sem detalhes de identificação. O valor de um registo de aprovação detalha o registo, e Um portal do cliente sem conta aborda a porta do lado do cliente.

Os clientes não contam como lugares e são gratuitos em todos os planos. O Tasked funciona com um período de teste gratuito, Starter a 29 $ por mês, Professional a 99 $ e Business a 249 $, com preços baseados no trabalho do estúdio e não nas pessoas que o visualizam.