Escrever um briefing de vídeo que sobreviva à edição
Um briefing sobrevive à edição quando define por escrito cinco coisas antes de alguém abrir uma sala de edição: os entregáveis com a sua duração, frame rate e proporção; o prazo; quem aprova e quem apenas comenta; quantas rondas de revisões estão incluídas no preço; e que materiais o cliente deve entregar e até quando. No Tasked, o briefing é a primeira etapa de cada modelo de vídeo. Contém o texto do briefing no projeto, uma checklist da qual a etapa não pode sair até estar concluída, o número acordado de rondas e o contacto do cliente que receberá a porta do portal.
O que um briefing tem de responder antes de a edição começar
A maioria dos briefings descreve o filme. Poucos descrevem o trabalho. Um briefing que diz 'um filme de marca energético de sessenta segundos para as redes sociais' não diz quase nada ao editor que decida a edição: quais as plataformas e, logo, quais as proporções; quais os limites de duração e, logo, quais os cutdowns; com que frame rate o material vai chegar; quem tem a última palavra; e quantas vezes o cliente pode pedir alterações antes que estas comecem a custar dinheiro.
O briefing que sobrevive é aquele cujas respostas podem ser verificadas no final. 'Três entregáveis: 60 segundos a 16:9, 30 segundos a 16:9, 15 segundos a 9:16, todos a 25 fps, entregues até dia 30, aprovados pelo diretor de marketing, duas rondas de revisões incluídas' é uma frase com a qual um produtor pode confrontar um projeto. Tudo o resto no briefing é útil; essa frase é o contrato.
- Entregáveis: quantidade, duração, proporção, frame rate, formato do ficheiro.
- Prazo: uma data para o master aprovado e a data em que os materiais do cliente devem ser entregues.
- Aprovador: um nome e os nomes das pessoas que comentam mas não decidem.
- Rondas: o número incluído no preço.
- Materiais: o que o cliente fornece e até quando.
A etapa de briefing é uma barreira, não um documento
Nos cinco modelos de vídeo, a primeira etapa é o Briefing (Booking no modelo de Filme de Casamento, Research em Documentário). É uma etapa de trabalho com tarefas: no modelo de Anúncio, 'Recolher o briefing e referências do cliente' para o gestor de conta e 'Confirmar orçamento, entregáveis e prazo' para o produtor, com prioridade alta. A etapa tem um SLA predefinido de 48 horas.
Não é possível sair da etapa até que todas as tarefas nela contidas estejam concluídas. A transição de Briefing para Guião no modelo de Anúncio tem uma condição - todos os itens da checklist concluídos - e o fluxo de trabalho impõe-na. Um projeto cujo orçamento nunca tenha sido confirmado não chega discretamente à filmagem; fica retido no Briefing, ultrapassando o seu SLA, onde a vista de estrangulamentos e os motivos de risco o podem detetar.
O próprio texto do briefing reside no projeto como um campo de briefing, para que o editor, the produtor e, mais tarde, a pessoa que responde a uma disputa de fatura leiam todos as mesmas palavras. O projeto também tem uma data limite, que o acionador de prazo próximo nas automatizações lê.
Entregáveis com números que o leitor de revisão pode verificar
O frame rate é o número que os briefings mais vezes ignoram, e é o que decide se a nota de um cliente cai no frame certo. O leitor de revisão do Tasked é exato em relação a oito taxas: 23.976, 24, 25, 29.97, 30, 50, 59.94 e 60. Cada conversão entre um timecode e um momento é feita como aritmética de números inteiros na proporção exata (24000/1001 em vez de 23.976), pelo que uma nota no final de uma hora de material a 23.976 não fica atrasada três frames.
Um ficheiro com uma taxa fora dessa lista é recusado para cálculos de frames em vez de ser aproximado, porque um comentário no frame errado é pior do que um leitor que diz que não pode fazer cálculos de frames neste ficheiro. Escrever a taxa no briefing é o que garante que o material chega com uma taxa em que as notas podem confiar.
A duração e a proporção decidem os cutdowns, e cada cutdown é a sua própria versão na revisão. Um briefing que indique três entregáveis produz três coisas para aprovar, e a etapa de aprovação deve refleti-lo.
Quem aprova e como entra
Um briefing que indique 'o cliente' como aprovador não indicou ninguém. O Tasked pede uma pessoa porque a porta do portal é emitida para uma pessoa: um código, un link, um número de telefone que recebe um código único ou um e-mail. A porta assume por predefinição os dados de contacto do próprio cliente, e um endereço explícito na porta prevalece, para que um produtor possa convidar o diretor de marketing em vez do contacto de faturação.
Uma porta pode ser limitada a um projeto ou a tudo o que o cliente tem com o estúdio, e pode ser apenas para visualização. A pessoa que apenas comenta recebe uma porta apenas para visualização; o aprovador recebe uma que pode decidir. Quando, mais tarde, a aprovação ultrapassa o seu SLA, o lembrete vai para as portas que podem decidir, não para quem comenta. Uma porta expira após 30 dias por predefinição, a menos que o estúdio defina um período diferente ou nenhum.
Rondas escritas no briefing e no projeto
O número de rondas de revisões que um orçamento inclui é o número com maior probabilidade de ser discutido mais tarde, pelo que deve constar no briefing e no projeto. O Tasked armazena um número acordado em cada projeto criado a partir de um modelo de vídeo, dois por predefinição, até cinquenta. O número utilizado é derivado das decisões de revisão: uma sessão que terminou com um pedido de alterações ou uma rejeição é uma ronda; uma sessão que terminou aprovada não é.
Alterar o número acordado após o facto é permitido e é registado no registo de auditoria com o valor antes e depois, para que um projeto que foi vendido com duas rondas e renegociado para três mantenha o histórico. O artigo de apoio sobre rondas de revisões aborda o que acontece quando a contagem ultrapassa o acordo.
Os materiais que o briefing promete
A última secção de um briefing que sobrevive é uma lista do que o cliente deve: o logótipo em formato vetorial, as fontes da marca, as imagens do produto, a licença de música, os nomes dos entrevistados escritos corretamente. Cada item é uma tarefa com um responsável e uma data limite, e cada um é algo que o cliente pode carregar através do portal sem ter uma conta.
No Tasked, a lista pode ser criada como tarefas na etapa de briefing para que a etapa não possa ser fechada enquanto um item estiver aberto, ou como tarefas que bloqueiam a etapa de edição. De qualquer forma, o logótipo em falta torna-se uma tarefa aberta visível em vez de uma mensagem numa conversa de chat. O próximo artigo deste grupo é sobre a recolha desses materiais.
Perguntas frequentes
- Onde reside o texto do briefing no Tasked?
- No próprio projeto, num campo de briefing, juntamente com a data limite e o cliente. As tarefas criadas pela etapa de briefing residem no mesmo projeto.
- O cliente pode editar ou comentar o briefing?
- O cliente trabalha através do portal, onde pode carregar materiais, descarregar ficheiros, deixar notas num corte e registar decisões. O texto do briefing é editado pelo estúdio.
- E se o cliente quiser que duas pessoas aprovem?
- Emita duas portas que possam decidir, uma por pessoa. Cada decisão é registada associada à pessoa que a tomou.
- A etapa do briefing tem de ser de 48 horas?
- Não. 48 horas é o valor predefinido nos modelos de Anúncio e Corporate. A etapa de Booking do modelo de Filme de Casamento tem, por predefinição, 72 horas e a etapa de Investigação do modelo de Documentário tem 168. Qualquer projeto pode alterar o seu próprio valor.
- Que frame rate devo escrever no briefing?
- Aquele em que o material será filmado e entregue. O Tasked suporta 23.976, 24, 25, 29.97, 30, 50, 59.94 e 60. Escrevê-lo evita que um corte chegue com um frame rate em que as notas não possam confiar.