O relatório do proprietário de segunda-feira de manhã

O que contém

O relatório abrange um período de sete dias que termina no dia anterior ao do envio. Os factos são fixos; as mesmas onze informações chegam todas as semanas, na mesma ordem, para que o proprietário aprenda a lê-lo em poucos minutos.

• Tarefas concluídas esta semana.
• Abertas agora e em atraso agora.
• Horas passadas à espera dos clientes.
• Tempo médio de ciclo da semana, ou uma nota a indicar que não foi medido.
• Dias sem dados, se houver, para que um número baixo não seja confundido com um bom resultado.
• As três etapas mais lentas com o respetivo tempo mediano na etapa.
• Os três projetos que esperaram mais tempo por um cliente, em minutos.
• As três pessoas mais ocupadas, com a respetiva carga de trabalho em minutos.
• Os três projetos de maior risco, com pontuação e faixa.

De onde vêm os números

Uma tarefa diária compila os eventos de cada organização numa linha por dia para a organização, para cada projeto e para cada membro, e pontua cada projeto quanto ao risco de entrega em atraso. Os ecrãs de análise leem essas linhas. O relatório semanal lê as mesmas linhas, através das mesmas cinco consultas que os ecrãs utilizam: portefólio, gargalos, clientes, carga e risco.

Esse é o objetivo do design. O relatório e os ecrãs não podem divergir, porque existe apenas um cálculo e dois leitores. Se o relatório indicar 14 concluídas, o separador do portefólio indicará 14.

O que a IA tem permissão para fazer

Após a compilação dos factos, estes são entregues à IA sob a forma de uma lista de linhas, com um número cada, juntamente com duas regras: utilizar apenas os números acima e não inventar nada. Esta devolve de três a cinco frases e exatamente três ações sugeridas, por ordem de utilidade, cada uma com uma justificação de uma linha associada a um dos números listados.

Nunca é pedido um número à IA, pelo que um valor inventado não tem por onde entrar. Escreve no idioma do destinatário, hebraico ou inglês. A IA acede aos dados da organização apenas através da mesma interface que todas as outras funcionalidades de IA utilizam, sob o utilizador ativo e o próprio orçamento da organização.

Se a narrativa não for gerada, o relatório não é enviado como uma tabela de números com um espaço em branco onde deveriam estar as palavras. O e-mail aguarda pela execução seguinte, e o registo na aplicação continua a ser apresentado com os números principais, para que o proprietário nunca fique sem os factos.

Por e-mail e na aplicação

O e-mail contém o nome da organização, o intervalo de datas, os quatro números principais, a narrativa, as três ações e um botão para o ecrã de análise. A notificação na aplicação apresenta o intervalo de datas como título, a narrativa como corpo e abre o mesmo ecrã.

Ambos estão associados à organização e à semana, pelo que uma nova execução da tarefa não produz uma segunda cópia. A tarefa agendada é executada na segunda-feira de manhã, e o mesmo caminho de código pode ser executado a pedido.

Lê-lo em cinco minutos

Leia os quatro números principais em comparação com os da semana passada. Em seguida, leia as três listas de baixo para cima: primeiro os projetos de maior risco, porque é aí que pode ser necessária uma chamada para o cliente; depois as pessoas mais ocupadas, porque é aí que uma nova atribuição ajuda esta semana; por fim, as etapas mais lentas, porque essas são questões de processo para o mês, não para a manhã.

As três ações sugeridas são um ponto de partida, cada uma associada a um número. Siga uma, ignore duas, e o relatório cumpriu o seu papel.

• Números principais: comparar com a semana passada.
• Projetos de maior risco: quem precisa de uma chamada hoje.
• Pessoas mais ocupadas: o que transferir esta semana.
• Etapas mais lentas: o que abordar na auditoria de processos.

O que não é

O relatório não é um painel que se configura; o seu formato é fixo e apresenta as mesmas cinco vistas que o ecrã de análise já mostra. Não substitui a abertura dos quadros; indica-lhe qual o quadro a abrir primeiro. E não é uma previsão: todos os números nele contidos são uma contagem, um total, uma mediana ou uma pontuação de risco guardada, tudo o que pode encontrar nos ecrãs para os quais remete.