Zwanzig Projekte ohne Tabellenkalkulation

Was die Tabellenkalkulation für dich erledigt hat

Die meisten Tabellenkalkulationen von Agenturen beantworten drei Fragen: Wo steht jedes Projekt gerade? Wer hat diese Woche zu viel auf dem Tisch? Welches Projekt wird sich verspäten? Die Tabelle beantwortet sie jedoch nur so gut, wie die letzte Person sie aktualisiert hat – und bei zwanzig Projekten ist diese Person nur noch mit dem Aktualisieren beschäftigt, statt die Projekte tatsächlich zu steuern.

Tasked beantwortet dieselben drei Fragen anhand von Daten, die das Team bei der eigentlichen Arbeit erzeugt, nicht durch Berichterstattung. Ein Task bewegt sich auf einem Board von einer Phase zur nächsten; diese Bewegung ist der Datensatz. Alles Weitere baut darauf auf, und für nichts davon muss jemals wieder jemand eine Zelle ausfüllen.

Ein Board pro Projekt, direkt aus einer Vorlage

Jedes Projekt läuft auf einem Workflow-Board, das aus einer Vorlage kopiert wurde. Tasked liefert zehn Workflow-Pakete für allgemeine Arbeiten (Sprint, Incident, Design-Anfrage, Kampagne, Bugfix, Freigabe-Workflow, Testzyklus, Release, Software, Projektabgabe) sowie fünf für Video (Werbespot, Dokumentarfilm, Hochzeit, Corporate, Social-Content-Batch). Eine Vorlage benennt die Phasen der Reihe nach, weist jeder Phase ihre SLA-Stunden zu und markiert, welche Phasen Freigaben sind.

Die Vorlage für Werbespots hat beispielsweise zehn Phasen: Briefing erfordert 48 Stunden, Skript 72, Skript-Freigabe 48, Pre-Production 120, Dreh 48, Schnitt 120, Rohschnitt-Review 48, Final-Cut-Freigabe 72, Auslieferung 24, und schließlich Fertig. Diese Stunden sind Vorlagenwerte, die du pro Organisation anpassen kannst; sie sind kein Versprechen, das Tasked über dein Studio macht.

Freigabe-Phasen öffnen ein Kundenportal, für das kein Account erforderlich ist. Der Kunde greift über einen Code, einen Link, eine Telefonnummer oder eine E-Mail darauf zu, sieht sich den Schnitt framegenau mit der ursprünglichen Framerate an (einschließlich 23,976 und 29,97), hinterlässt zeitgenaue Kommentare und erteilt die Freigabe, lehnt ab oder fordert Änderungen an. Diese Entscheidung verschiebt den Task auf dem Board, und diese Bewegung wird wie jede andere erfasst.

Die Datengrundlage für die Analysen

Jedes Mal, wenn ein Task in eine Phase eintritt, öffnet Tasked ein Intervall, und jedes Mal, wenn er sie verlässt, wird es geschlossen – in derselben Datenbanktransaktion wie die Verschiebung selbst. Ein Task, der in dieselbe Phase zurückgeschickt wird, startet ein neues Intervall. Ein noch offenes Intervall zählt bis zum aktuellen Zeitpunkt.

Intervalle werden projektübergreifend nach dem Phasennamen gruppiert, nicht nach dem einzelnen Board. Jedes Projekt hat seine eigene Kopie des Workflows, sodass die Phase „Schnitt“ in Projekt A und die Phase „Schnitt“ in Projekt B unterschiedliche Zeilen sind; die Analysen behandeln sie jedoch als dieselbe Phase, da sie denselben Schlüssel tragen.

Das zugrundeliegende Audit-Log ist schreibgeschützt (Append-only). Es gibt in der Anwendung keine Möglichkeit, Einträge zu aktualisieren oder zu löschen, sodass jede Zahl auf einem Analyse-Bildschirm immer bis zu den Ereignissen zurückverfolgt werden kann, die sie verursacht haben.

Fünf Ansichten, ein einziger Datensatz

Ein täglicher Job fasst die Ereignisse des Vortrags in einer Zeile pro Organisation, pro Projekt und pro Mitglied zusammen und bewertet jedes Projekt hinsichtlich des Risikos einer verspäteten Lieferung. Die fünf Analyse-Ansichten lesen diese Zeilen aus; sie werden nie von Grund auf neu berechnet, weshalb zwei Bildschirme niemals unterschiedliche Werte anzeigen können.

• Portfolio: im Zeitraum abgeschlossene Tasks, aktuell offene und überfällige Tasks, Stunden, die mit dem Warten auf Kunden verbracht wurden, mittlere Durchlaufzeit und die Anzahl der Tage ohne Daten.
• Engpässe: die mittlere Verweildauer (Median) in jeder Phase anhand der erfassten Intervalle, die langsamste Phase zuerst.
• Kunden: welche Projekte auf eine Freigabe durch den Kunden warten und seit wie vielen Tagen.
• Auslastung: das offene Arbeitspensum jeder Person in Minuten im Vergleich zu ihrer wöchentlichen Kapazität, mit der Anzahl offener, überfälliger und abgeschlossener Tasks.
• Risiko: ein Wert von 0 bis 100 pro Projekt mit den Gründen, die dazu beitragen, unterteilt in drei Bereiche: niedrig, beobachten und hoch.

Der wöchentliche Bericht - und was er nicht tut

Am Montagmorgen erhält der Inhaber einen Bericht über die vergangenen sieben Tage per E-Mail und als In-App-Benachrichtigung. Der Bericht listet abgeschlossene, offene und überfällige Tasks, Wartezeiten auf Kunden in Stunden, die drei langsamsten Phasen, die drei am längsten auf einen Kunden wartenden Projekte, die drei am stärksten ausgelasteten Personen und die drei risikoreichsten Projekte auf.

Zuerst werden die Zahlen berechnet. Anschließend werden diese Zahlen der KI übergeben mit der Bitte um drei bis fünf Sätze und genau drei Handlungsempfehlungen, die jeweils mit einer der aufgeführten Zahlen verknüpft sind. Die KI wird niemals nach einer Zahl gefragt. Falls die Texterstellung fehlschlägt, wartet die E-Mail auf den nächsten Durchlauf, während der In-App-Eintrag dennoch mit den reinen Zahlen erscheint.

Erste Schritte

Wähle eine Vorlage, die dem Ablauf deiner bisherigen Projekte entspricht, und passe die SLA-Stunden an deine tatsächlichen Erwartungen an. Lade dein Team ein und erstelle ein Team mit einer wöchentlichen Kapazität, falls der Standardwert von 2.400 Minuten (fünf Tage à acht Stunden) für dich nicht passt. Leite deine Kunden ab der ersten Freigabe über das Kundenportal, damit die Wartezeit vom ersten Tag an erfasst wird.

Lass das System dann einen Monat lang laufen. Danach verfügt die Engpass-Ansicht über genügend Intervalle, um aussagekräftig zu sein, der Risikowert kann auf die Historie der Phasen zurückgreifen statt auf den Standardwert, und das Prozess-Audit zeigt dir, welche SLA du falsch eingestellt hast.

• Boards: zehn allgemeine Pakete und fünf Video-Pakete, jeweils mit SLA-Stunden pro Phase.
• Datensätze: ein Intervall pro Task pro Phase, ein schreibgeschütztes (Append-only) Audit-Log.
• Ansichten: Portfolio, Engpässe, Kunden, Auslastung, Risiko.
• Bericht: erst Zahlen, dann Text, jeden Montag.