Dwadzieścia projektów bez arkusza kalkulacyjnego

Co robił dla Ciebie arkusz kalkulacyjny

Większość agencyjnych arkuszy kalkulacyjnych odpowiada na trzy pytania. Gdzie jest teraz każdy projekt. Kto ma w tym tygodniu zbyt duże obciążenie. Który projekt się opóźni. Arkusz odpowiada na nie tylko tak dobrze, jak osoba, która ostatnio go zaktualizowała, a przy dwudziestu projektach ta osoba aktualizuje go zamiast prowadzić projekty.

Tasked odpowiada na te same trzy pytania na podstawie danych, które zespół generuje podczas pracy, a nie raportowania. Zadanie przechodzi z jednego etapu na kolejny na tablicy; to przejście jest zapisem. Wszystko poniżej opiera się na tych danych i nikt nie musi ręcznie uzupełniać żadnych komórek.

Jedna tablica na projekt, z szablonu

Każdy projekt działa na tablicy workflow skopiowanej z szablonu. Tasked oferuje dziesięć pakietów workflow do ogólnych zastosowań (sprint, incident, design request, campaign, bugfix, approval flow, test cycle, release, software, project delivery) oraz pięć dla wideo (commercial, documentary, wedding, corporate, social content batch). Szablon porządkuje etapy, przypisuje każdemu etapowi godziny SLA i zaznacza, które etapy wymagają akceptacji.

Na przykład szablon spotu reklamowego ma dziesięć etapów. Brief ma przypisane 48 godzin, Script 72, Script approval 48, Pre-production 120, Shoot 48, Edit 120, Rough cut review 48, Final cut approval 72, Delivery 24, a na końcu Done. Te godziny to wartości szablonu, które możesz zmienić dla swojej organizacji; nie stanowią one obietnicy, którą Tasked składa w imieniu Twojego studia.

Etapy akceptacji otwierają portal klienta, który nie wymaga konta. Klient wchodzi za pomocą kodu, linku, numeru telefonu lub e-maila, ogląda wersję montażową z dokładnością do klatki w jej oryginalnym klatkażu (w tym 23.976 i 29.97), zostawia komentarze przypisane do czasu i akceptuje, odrzuca lub prosi o poprawki. Ta decyzja przesuwa zadanie na tablicy, a ruch ten jest rejestrowany jak każdy inny.

Zapisy, na których opiera się analityka

Za każdym razem, gdy zadanie wchodzi na dany etap, Tasked otwiera przedział, a gdy go opuszcza, zamyka go w tej samej transakcji bazy danych, w której następuje przesunięcie. Zadanie cofnięte do tego samego etapu rozpoczyna nowy przedział. Przedział, który wciąż jest otwarty, nalicza czas do chwili obecnej.

Przedziały są grupowane według nazwy etapu we wszystkich projektach, a nie według pojedynczej tablicy. Każdy projekt ma własną kopię workflow, więc etap Edit w projekcie A i etap Edit w projekcie B to różne wiersze; analityka traktuje je jako ten sam etap, ponieważ mają ten sam klucz.

Dziennik audytu pod spodem działa w trybie tylko do dopisywania. W aplikacji nie ma ścieżki aktualizacji ani usuwania dla tych danych, więc każdą liczbę na ekranie analityki można zawsze powiązać ze zdarzeniami, które ją wygenerowały.

Pięć widoków, jeden zestaw liczb

Codzienne zadanie agreguje wczorajsze zdarzenia w jeden wiersz na organizację, projekt i członka zespołu, a także ocenia ryzyko opóźnienia dostawy każdego projektu. Pięć widoków analitycznych odczytuje te wiersze; nigdy nie są one przeliczane od zera, dlatego dwa ekrany nie mogą pokazywać sprzecznych danych.

• Portfolio: zadania ukończone w danym oknie czasowym, otwarte i zaległe, godziny spędzone na oczekiwaniu na klientów, średni czas cyklu oraz liczba dni bez danych.
• Wąskie gardła: mediana czasu na każdym etapie na podstawie zarejestrowanych przedziałów, najwolniejszy etap jako pierwszy.
• Klienci: które projekty czekają na akceptację klienta i przez ile dni.
• Obciążenie: otwarte obciążenie pracą każdej osoby w minutach w stosunku do jej tygodniowej wydajności, z liczbą zadań otwartych, zaległych i ukończonych.
• Ryzyko: ocena od 0 do 100 na projekt wraz z przyczynami, które się na nią składają, w trzech przedziałach: niskie, do obserwacji i wysokie.

Cotygodniowy raport i czego nie zrobi

W poniedziałek rano właściciel otrzymuje raport z ostatnich siedmiu dni e-mailem i jako powiadomienie w aplikacji. Raport zawiera listę ukończonych, otwartych i zaległych zadań, godziny oczekiwania na klientów, trzy najwolniejsze etapy, trzy projekty najdłużej czekające na klienta, trzy najbardziej zajęte osoby i trzy najbardziej ryzykowne projekty.

Najpierw obliczane są liczby. Następnie AI otrzymuje te liczby i ma za zadanie przygotować od trzech do pięciu zdań oraz dokładnie trzy sugerowane działania, z których każde jest powiązane z jedną z wymienionych wartości. AI nigdy nie jest proszone o podanie liczby. Jeśli wygenerowanie opisu się nie powiedzie, e-mail czeka na kolejną próbę, a powiadomienie w aplikacji i tak pojawia się z liczbami.

Jak zacząć

Wybierz szablon, który odpowiada temu, jak już teraz prowadzisz projekty, i dostosuj godziny SLA do swoich rzeczywistych oczekiwań. Zaproś zespół i utwórz zespół z tygodniową wydajnością, jeśli domyślne 2400 minut (pięć ośmiogodzinnych dni) Ci nie odpowiada. Skieruj klientów do portalu już od pierwszej akceptacji, aby czas oczekiwania był rejestrowany od pierwszego dnia.

Następnie pracuj tak przez miesiąc. Po tym czasie widok wąskich gardeł będzie miał wystarczająco dużo przedziałów, by pokazać prawdę, ocena ryzyka będzie miała historię etapów, z której będzie mogła czerpać zamiast wartości domyślnych, a audyt procesu wskaże, które SLA zostało błędnie ustawione.

• Tablice: dziesięć pakietów ogólnych i pięć pakietów wideo, każdy z godzinami SLA na etap.
• Zapisy: przedział na zadanie na etap, dziennik audytu typu append-only.
• Widoki: portfolio, wąskie gardła, klienci, obciążenie, ryzyko.
• Raport: najpierw liczby, potem słowa, w każdy poniedziałek.