Venti progetti senza foglio di calcolo

Cosa faceva per te il foglio di calcolo

La maggior parte dei fogli di calcolo delle agenzie risponde a tre domande. A che punto è ciascun progetto in questo momento. Chi ha troppo carico questa settimana. Quale progetto subirà un ritardo. Il foglio di calcolo risponde a queste domande solo in base all'accuratezza dell'ultimo aggiornamento e, quando i progetti diventano venti, la persona incaricata passa il tempo ad aggiornarlo invece di gestire i progetti.

Tasked risponde alle stesse tre domande a partire dai dati che il team produce lavorando, non facendo report. Un task si sposta da una fase all'altra su una board; questo spostamento costituisce il record. Tutto ciò che segue viene costruito a partire da questo, senza che nessuno debba compilare alcuna cella.

Una board per progetto, a partire da un template

Ogni progetto viene eseguito su una board di workflow copiata da un template. Tasked include dieci pacchetti di workflow per il lavoro generale (sprint, incident, design request, campaign, bugfix, approval flow, test cycle, release, software, project delivery) più cinque per i video (spot, documentary, wedding, corporate, social content batch). Un template definisce i nomi delle fasi in ordine, assegna a ciascuna fase le sue ore SLA e contrassegna quali fasi richiedono un'approvazione.

Il template dello spot, ad esempio, ha dieci fasi. Brief prevede 48 ore, Script 72, Script approval 48, Pre-production 120, Shoot 48, Edit 120, Rough cut review 48, Final cut approval 72, Delivery 24, e infine Done. Queste ore sono valori del template che puoi modificare per ciascuna organizzazione; non sono una promessa che Tasked fa sul tuo studio.

Le fasi di approvazione aprono un portale clienti che non richiede un account. Il cliente accede tramite un codice, un link, un numero di telefono o un'e-mail, guarda il cut con precisione al singolo frame alla frequenza fotogrammi nativa (incluse 23.976 e 29.97), lascia note temporizzate e approva, rifiuta o richiede modifiche. La decisione sposta il task sulla board, e questo spostamento viene registrato come qualsiasi altro.

I dati su cui si basano le analytics

Ogni volta che un task entra in una fase, Tasked apre un intervallo, e ogni volta che ne esce, lo chiude, nella stessa transazione di database dello spostamento stesso. Un task che viene rimandato alla stessa fase avvia un nuovo intervallo. Un intervallo ancora aperto viene conteggiato fino al momento attuale.

Gli intervalli sono raggruppati per nome della fase tra i vari progetti, non per singola board. Ogni progetto ha la propria copia del workflow, quindi la fase Edit sul progetto A e la fase Edit sul progetto B sono righe diverse; le analytics le trattano come la stessa fase perché hanno la stessa chiave.

Il registro di audit sottostante è di sola aggiunta (append-only). Non esistono percorsi di aggiornamento o eliminazione nell'applicazione, quindi un numero su una schermata di analytics può sempre essere ricondotto agli eventi che lo hanno generato.

Cinque viste, un unico set di numeri

Un processo giornaliero raggruppa gli eventi di ieri in un'unica riga per organizzazione, per progetto e per membro, e assegna a ogni progetto un punteggio per il rischio di consegna in ritardo. Le cinque viste di analytics leggono queste righe; non ricalcolano mai i dati da zero, motivo per cui due schermate non potranno mai essere in disaccordo.

• Portfolio: task completati nel periodo, aperti e scaduti ora, ore trascorse in attesa dei clienti, tempo di ciclo medio e numero di giorni senza dati.
• Colli di bottiglia: il tempo mediano in ciascuna fase, ricavato dagli intervalli registrati, a partire dalla fase più lenta.
• Clienti: quali progetti sono in attesa dell'approvazione di un cliente e da quanti giorni.
• Carico: il carico di lavoro aperto di ciascuna persona in minuti rispetto alla sua capacità settimanale, con i conteggi dei task aperti, scaduti e completati.
• Rischio: un punteggio da 0 a 100 per progetto con i fattori che lo determinano, suddiviso in tre fasce: basso, da monitorare e alto.

Il report settimanale, e cosa non farà

Il lunedì mattina il titolare riceve un report degli ultimi sette giorni via e-mail e come notifica in-app. Il report elenca i task completati, aperti e scaduti, le ore in attesa dei clienti, le tre fasi più lente, i tre progetti che attendono da più tempo un cliente, le tre persone più cariche di lavoro e i tre progetti più a rischio.

I numeri vengono calcolati per primi. Successivamente, questi numeri vengono passati all'AI, a cui viene chiesto di generare da tre a cinque frasi ed esattamente tre azioni suggerite, ciascuna legata a una delle cifre elencate. All'AI non viene mai chiesto di calcolare un numero. Se la generazione del testo non va a buon fine, l'e-mail attende l'esecuzione successiva, mentre la notifica in-app viene comunque recapitata mostrando i numeri.

Da dove iniziare

Scegli un template in linea con il modo in cui gestisci già i tuoi progetti e adatta le ore SLA alle tue reali aspettative. Invita il team e creane uno con una capacità settimanale se il valore predefinito di 2.400 minuti (cinque giorni da otto ore) non è adatto alle tue esigenze. Indirizza i clienti verso il portale clienti fin dalla prima approvazione, in modo che il tempo di attesa venga registrato fin dal primo giorno.

Poi continua così per un mese. Dopodiché, la vista dei colli di bottiglia disporrà di abbastanza intervalli per essere accurata, il punteggio di rischio avrà uno storico delle fasi a cui attingere anziché basarsi sul valore predefinito, e l'audit del processo saprà dirti quali SLA hai impostato in modo errato.

• Board: dieci pacchetti generali e cinque pacchetti video, ciascuno con ore SLA per fase.
• Record: un intervallo per ciascun task per ciascuna fase, un registro di audit di sola aggiunta.
• Viste: portfolio, colli di bottiglia, clienti, carico, rischio.
• Report: prima i numeri, poi il testo, ogni lunedì.