Ein Risiko-Score, den du einem Kunden erklären kannst

Drei Inputs, die man manuell überprüfen kann

Der Score nutzt genau drei Inputs. Erstens: die Medianzeit, die Tasks in deiner Organisation historisch in jeder Phase verbracht haben. Zweitens: wo sich jeder offene Task des Projekts gerade auf dem Board befindet und wie lange er schon dort ist. Drittens: wie viele Tage bis zum Abgabetermin des Projekts verbleiben.

Nichts anderes fließt ein. Es wird kein Text gelesen, kein externes Modell aufgerufen und dieselben Inputs führen immer zum selben Score. Das Modell ist versioniert und jeder gespeicherte Score hält fest, welche Version ihn generiert hat. So kann eine Änderung der Berechnungsmethode niemals mit einer Änderung deiner Projekte verwechselt werden.

Wie viel Arbeit noch übrig ist

Für jede Phase nimmt das Modell den Median der erfassten Intervalle in der gesamten Organisation. Eine Phase mit weniger als drei Stichproben leiht sich stattdessen den organisationsweiten Median, und eine Organisation ohne jegliche Historie nutzt acht Stunden pro Phase, bis eigene Daten vorliegen.

Für jeden offenen Task ist die erwartete Restzeit das, was von seiner aktuellen Phase übrig ist (der Median der Phase abzüglich der bereits dort verbrachten Zeit, niemals unter null), plus der volle Median jeder Phase, die noch vor ihm liegt. Die Gesamtsummen der Phasen werden über alle offenen Tasks hinweg addiert und durch sechs produktive Stunden pro Kalendertag geteilt, nicht durch vierundzwanzig: Ein Abgabetermin in drei Tagen entspricht also drei Arbeitstagen Kapazität.

Die Drucklinie

Der Puffer entspricht den Tagen bis zum Abgabetermin minus den erwarteten verbleibenden Tagen. Der Basis-Score liegt bei 50, wenn die erwartete Fertigstellung genau auf den Abgabetermin fällt, und verschiebt sich um 10 Punkte für jeden Tag Puffer in die eine oder andere Richtung, begrenzt auf Werte zwischen 0 und 100. Zwei Tage Puffer bedeuten 30; zwei Tage Verzug bedeuten 70. Die Linie ist absichtlich gerade: Eine Kurve, die niemand umkehren kann, ist nicht erklärbar.

Drei Fälle hebeln diese Linie aus. Ein Projekt, dessen Abgabetermin überschritten ist und das noch offene Arbeit hat, erhält einen Score von 100, wobei die Anzahl der Verzugstage angehängt wird. Ein Projekt ohne Abgabetermin erhält eine 0, da es keinen Termin gibt, den man verpassen könnte. Ein Projekt ohne offene Arbeit erhält immer eine 0, unabhängig vom Kalender, da etwas, das bereits erledigt ist, nicht verspätet sein kann.

Drei Modifikatoren und eine Null

Nach dem Basiswert fügen drei beobachtbare Fakten auf dem Board Punkte hinzu. Jeder Fakt hängt einen Grund mit einer Anzahl an, sodass der Leser dies auf dem Board überprüfen kann.

• Überfällige Tasks: Mindestens ein offener Task, dessen eigener Abgabetermin überschritten ist, fügt 15 Punkte hinzu.
• Blockierte Tasks: Mindestens ein offener Task, der als blockiert markiert ist, fügt 10 Punkte hinzu.
• Ausstehende Freigabe: Mindestens eine Freigabe, die seit mehr als 3 Tagen aussteht, fügt 10 Punkte hinzu.
• Keine Historie: Wenn sich einige Phasen den Median der Organisation geliehen haben, wird ein Grund mit 0 Punkten aufgeführt. Unsicherheit ist kein Risiko; sie zeigt dir lediglich, wie sehr du dem Wert vertrauen kannst, ohne ihn zu verändern.

Bereiche und wo der Score angezeigt wird

Ein Score von 70 oder mehr ist hoch, 40 bis 69 bedeutet Beobachtung, unter 40 ist niedrig. Diese drei Schwellenwerte bilden die gesamte Klassifizierung; jeder Screen übernimmt die Farbcodierung dieser Bezeichnungen und berechnet keine eigenen.

Ein täglicher Job bewertet jedes Projekt und speichert einen Snapshot mit den entsprechenden Gründen. Der Risiko-Tab in den Analytics zeigt den neuesten Snapshot pro Projekt, die riskantesten zuerst, mit ausgeklappten Gründen. Der Inhaber-Report am Montag nennt die drei riskantesten Projekte mit ihrem Score und Bereich. Die Gründe werden als Daten gespeichert und basierend auf denselben Zahlen auf Hebräisch oder Englisch gerendert, niemals als fertige Sätze in die Datenbank geschrieben.

Wie du es einem Kunden erklärst

Da jeder Grund seine eigenen Punkte mitbringt, lässt sich der Score wie ein Satz lesen. Ein Projekt mit einem Wert von 75 könnte so aussehen: Basiswert 55, weil wir mit 2,5 erwarteten Arbeitstagen und 2 Tagen bis zum Abgabetermin einen halben Tag hinter dem Zeitplan liegen; plus 10, weil ein Task blockiert ist; plus 10, weil deine Freigabe seit vier Tagen aussteht. Addiere die drei Werte und du erhältst 75, was hoch ist.

Dieser Satz enthält keine Blackbox. Der Kunde kann heute auf die dritte Zeile reagieren, der Producer auf die zweite, und beide können morgen zusehen, wie sich der Score verändert, wenn der tägliche Snapshot läuft.