Ändert das Prozess-Audit von sich aus irgendetwas?

Nein. Es erstellt lediglich einen Vorschlag inklusive Simulation. Die Vorlage ändert sich erst, wenn du sie freigibst, und laufende Boards ändern sich nur, wenn du sie danach einzeln auswählst.

Was vergleicht die Simulation?

Die Verstöße unter der aktuellen SLA im Vergleich zu den Verstößen unter der vorgeschlagenen SLA in den letzten 30 Tagen, aufgeteilt in Richtig-Positive, Falsch-Positive und Falsch-Negative.

Was passiert mit einer Phase ohne SLA?

Der Vorschlag lautet, diese zuerst zu messen, bevor eine SLA festgelegt wird. Das Audit gibt den Median und die Anzahl der Messwerte aus, damit der Wert, den du später festlegst, auf einer soliden Datenbasis beruht.

Werden durch die Freigabe des Vorschlags vergangene Verstöße rückwirkend geändert?

Nein. Intervalle behalten die SLA, die beim Start gültig war, und die Freigabe bearbeitet nur die Vorlage. Ein laufendes Board ändert sich nur, wenn du es explizit auswählst.

Kann ich die Korrektur auf einige Projekte anwenden und auf andere nicht?

Ja. Der Review-Bildschirm listet jedes laufende Projekt mit der Anzahl offener Tasks in der betroffenen Phase auf, und du aktualisierst sie einzeln.

Wenn deine Prozessdefinition nicht stimmt

Deine Prozessdefinition stimmt nicht, wenn die SLA, die du für eine Phase hinterlegt hast, nicht mit der Zeit übereinstimmt, die Tasks tatsächlich darin verbringen. Das Prozess-Audit von Tasked misst die mediane Zeit in jeder Phase anhand erfasster Intervalle, zählt die SLA-Verstöße, schlägt eine Korrektur vor, simuliert diese für die letzten 30 Tage und wendet nichts an, bis du es freigibst. Die Freigabe ändert die Vorlage; die laufenden Boards werden separat nacheinander angeboten.

Veröffentlicht am 15. September 20265 Min. Lesezeit

Das Ergebnis

Das Audit liest die erfassten Intervalle jeder Phase in der Organisation aus. Für jede Phase wird gemeldet, wie viele Intervalle gemessen wurden, wie hoch der Median der Minuten in dieser Phase war, welche SLA-Stunden für diese Phase gelten und wie viele Intervalle länger als diese Stunden dauerten. Die Phasen werden nach Geschwindigkeit sortiert - die langsamste zuerst -, sodass das wichtigste Ergebnis ganz oben steht.

Das Ergebnis wird im Vorschlag in einfacher Sprache formuliert: Die Phase dauerte im Median so viele Minuten und wies so viele Verstöße auf. Es gibt keinen Score, den man interpretieren müsste; jede Zahl im Satz ist ein Zählwert oder ein Median von Zeilen, die du öffnen kannst.

Der Vorschlag

Für eine Phase mit einer SLA besteht der Vorschlag darin, diese Stunden in die vom Audit genannte Phase zu verschieben. Für eine Phase ganz ohne SLA lautet der Vorschlag, diese zuerst zu messen, bevor eine SLA festgelegt wird - denn genau dafür gibt es diese Funktion: um willkürlich und ohne historischen Bezug festgelegte Werte zu vermeiden.

Der Vorschlag wird als Vorschlagszeile gespeichert, ähnlich wie eine aus einem Satz generierte Automatisierung: in einfacher Sprache beschrieben, simuliert und inaktiv, bis jemand sie freigibt. Die Erstellung des Vorschlags kostet nichts und ruft kein Modell auf; es handelt sich lediglich um Berechnungen über Intervalle.

Die Simulation

Bevor du dich entscheidest, wendet das Audit die vorgeschlagene Regel testweise auf die letzten 30 Tage an und berichtet, was passiert wäre. Es zählt die Verstöße unter der aktuellen Regel sowie unter der vorgeschlagenen Regel und teilt die Differenz in drei Zahlen auf: Richtig-Positive (die Verstöße, die beide Regeln erfassen), Falsch-Positive (die Verstöße, die durch die vorgeschlagene Regel hinzukommen würden) und Falsch-Negative (die Verstöße, die nicht mehr erfasst würden).

Das ist der Satz, um den herum das Konzept für dieses Feature entwickelt wurde: so viele echte Verstöße erfasst statt so viele Fehlalarme. Wenn die vorgeschlagene Regel weniger echte Probleme erfasst, als sie Fehlalarme beseitigt, siehst du das, bevor überhaupt etwas geändert wird.

Verstöße vorher: unter der aktuellen SLA.
Verstöße nachher: unter der vorgeschlagenen Platzierung.
Richtig-Positive, Falsch-Positive, Falsch-Negative: die Differenz, beim Namen genannt.

Die Freigabe schreibt die Vorlage fort - und nur die Vorlage

Wenn du die Freigabe erteilst, werden die korrigierten SLA-Stunden in die entsprechende Phase deiner Workflow-Vorlagen eingetragen, und die Zusammenfassung zeigt an, wie viele Vorlagen angepasst wurden. Ab diesem Moment startet jedes neue Projekt dieses Typs mit den korrigierten Stunden. An den laufenden Boards ändert sich nichts, was in der Zusammenfassung auch explizit so ausgewiesen wird.

Das ist der sichere, umkehrbare Teil. Die Bearbeitung einer Vorlage betrifft nur Projekte, die noch gar nicht existieren; sie kann nicht dazu führen, dass ein Task, der gestern noch pünktlich war, heute als verspätet gilt.

Laufende Boards, einzeln geprüft

Nach der Freigabe listet die Review-Ansicht die laufenden Projekte auf, deren aktive Phase noch die alten Stunden aufweist - inklusive Projektname, aktuellen und vorgeschlagenen Stunden sowie der Anzahl offener Tasks in dieser Phase. Du entscheidest, welche du aktualisierst. Das Aktualisieren einer Phase schreibt die Phase des Projekts und ein Audit-Ereignis fest; keines zu aktualisieren, ist ebenfalls eine gültige Option.

Das Schreiben in eine aktive Phase ist stark begrenzt: Es ändert die SLA-Stunden, den Namen, die Farbe oder die Rollen, weigert sich jedoch, den Schlüssel oder Typ einer Phase zu ändern, solange sich Tasks darin befinden - denn das Ändern des Phasentyps eines laufenden Tasks würde beeinflussen, ob eine Freigabe erforderlich ist.

Die Historie wird nicht rückwirkend geändert. Jedes erfasste Intervall behält die SLA-Stunden, die zum Zeitpunkt des Starts gültig waren. Ein im nächsten Monat durchgeführtes Audit wertet den vergangenen Monat also weiterhin nach den damals gültigen Regeln aus.

Warum das nicht überall automatisch geschieht

Der naheliegende Ansatz wäre ein einziger Klick, der die Vorlage und jedes laufende Board anpasst. Das ist jedoch falsch, und das Entscheidungsprotokoll für dieses Feature erklärt auch, warum: Das Ändern einer SLA auf einem aktiven Board deklariert rückwirkend um, was das Produkt bereits ausgegeben hat. Ein Task, der innerhalb seiner 48 Stunden lag, gilt plötzlich als verspätet; eine Eskalation, die nie ausgelöst wurde, sieht so aus, als hätte sie auslösen müssen; und einem Kunden, dem gesagt wurde, das Projekt sei im Zeitplan, wurde etwas mitgeteilt, dem das Produkt nun widerspricht.

Deshalb gibt es diese schrittweise Verteilung, und sie ist optional, pro Projekt und mit jeweils einer eigenen Audit-Zeile. Eine Organisation, die möchte, dass ihre laufenden Boards automatisch mit der Vorlage synchron gehalten werden, kann dies nicht als Einstellung festlegen - und diese Einschränkung ist absolut beabsichtigt.

Häufige Fragen

Ändert das Prozess-Audit von sich aus irgendetwas?: Nein. Es erstellt lediglich einen Vorschlag inklusive Simulation. Die Vorlage ändert sich erst, wenn du sie freigibst, und laufende Boards ändern sich nur, wenn du sie danach einzeln auswählst.
Was vergleicht die Simulation?: Die Verstöße unter der aktuellen SLA im Vergleich zu den Verstößen unter der vorgeschlagenen SLA in den letzten 30 Tagen, aufgeteilt in Richtig-Positive, Falsch-Positive und Falsch-Negative.
Was passiert mit einer Phase ohne SLA?: Der Vorschlag lautet, diese zuerst zu messen, bevor eine SLA festgelegt wird. Das Audit gibt den Median und die Anzahl der Messwerte aus, damit der Wert, den du später festlegst, auf einer soliden Datenbasis beruht.
Werden durch die Freigabe des Vorschlags vergangene Verstöße rückwirkend geändert?: Nein. Intervalle behalten die SLA, die beim Start gültig war, und die Freigabe bearbeitet nur die Vorlage. Ein laufendes Board ändert sich nur, wenn du es explizit auswählst.
Kann ich die Korrektur auf einige Projekte anwenden und auf andere nicht?: Ja. Der Review-Bildschirm listet jedes laufende Projekt mit der Anzahl offener Tasks in der betroffenen Phase auf, und du aktualisierst sie einzeln.