Twintig projecten zonder spreadsheet

Wat de spreadsheet voor je deed

De meeste spreadsheets van bureaus beantwoorden drie vragen. Waar staat elk project op dit moment. Wie heeft er deze week te veel workload. Welk project gaat te laat komen. De spreadsheet beantwoordt ze alleen zo goed als de laatste persoon die hem heeft bijgewerkt, en bij twintig projecten is die persoon vooral bezig met bijwerken in plaats van met het runnen van de projecten.

Tasked beantwoordt diezelfde drie vragen op basis van gegevens die het team genereert door te werken, niet door te rapporteren. Een taak verplaatst zich van de ene fase naar de volgende op een bord; die verplaatsing is de registratie. Alles hieronder is daarop gebaseerd, en voor niets daarvan hoeft er iemand een cel in te vullen.

Eén bord per project, vanuit een template

Elk project draait op een workflowbord dat is gekopieerd vanuit een template. Tasked wordt geleverd met tien workflow-pakketten voor algemeen werk (sprint, incident, design request, campaign, bugfix, approval flow, test cycle, release, software, project delivery) plus five voor video (commercial, documentary, wedding, corporate, social content batch). Een template benoemt de fasen in volgorde, geeft elke fase haar SLA-uren en markeert welke fasen goedkeuringen zijn.

De commercial-template heeft bijvoorbeeld tien fasen. Briefing heeft 48 uur, Script 72, Script-goedkeuring 48, Pre-productie 120, Shoot 48, Edit 120, Rough cut-review 48, Final cut-goedkeuring 72, Delivery 24, en dan Done. Die uren zijn template-waarden die je per organisatie aanpast; het is geen belofte die Tasked doet over je studio.

Goedkeuringsfasen openen een klantenportaal waarvoor geen account nodig is. De klant komt binnen via een code, een link, een telefoonnummer of een e-mail, bekijkt de cut frame-nauwkeurig op de oorspronkelijke framerate (inclusief 23.976 en 29.97), laat opmerkingen met tijdcode achter en keurt goed, wijst af of vraagt om wijzigingen. Die beslissing verplaatst de taak op het bord, en die verplaatsing wordt net als alle andere geregistreerd.

De gegevens waar de analytics op zijn gebouwd

Elke keer dat een taak een fase binnengaat, opent Tasked een interval, en elke keer dat deze de fase verlaat, wordt deze gesloten, binnen dezelfde databasetransactie als de verplaatsing zelf. Een taak die wordt teruggestuurd naar dezelfde fase, start een nieuw interval. Een interval dat nog openstaat, telt door tot nu.

Intervallen worden gegroepeerd op fasenaam over verschillende projecten heen, niet per individueel bord. Elk project heeft zijn eigen kopie van de workflow, dus de Edit-fase van project A en de Edit-fase van project B zijn verschillende rijen; de analytics behandelen ze als dezelfde fase omdat ze dezelfde sleutel hebben.

Het onderliggende audit-logboek is append-only. Er is in de applicatie geen mogelijkheid om dit bij te werken of te verwijderen, waardoor een getal op een analytics-scherm altijd herleid kan worden naar de gebeurtenissen die het hebben gegenereerd.

Vijf weergaven, één set getallen

Een dagelijkse taak voegt de gebeurtenissen van gisteren samen tot één rij per organisatie, per project en per teamlid, en berekent voor elk project het risico op te late oplevering. De vijf analytics-weergaven lezen die rijen uit; ze berekenen nooit alles opnieuw vanaf nul, waardoor twee schermen nooit verschillende cijfers kunnen tonen.

• Portfolio: taken die binnen de periode zijn voltooid, openstaande taken en taken die nu over tijd zijn, uren die zijn gewacht op klanten, gemiddelde doorlooptijd en het aantal dagen zonder gegevens.
• Knelpunten: de mediane tijd in elke fase, op basis van geregistreerde intervallen, met de langzaamste fase eerst.
• Klanten: welke projecten wachten op goedkeuring van de klant en hoeveel dagen al.
• Workload: de openstaande workload van elke persoon in minuten afgezet tegen hun wekelijkse capaciteit, met het aantal openstaande, over tijd zijnde en voltooide taken.
• Risico: een score van 0 tot 100 per project met de redenen die daartoe leiden, verdeeld over drie categorieën: laag, opletten en hoog.

Het wekelijkse rapport, en wat het niet doet

Op maandagochtend ontvangt de eigenaar een rapport over de afgelopen zeven dagen via e-mail en als in-app-melding. Het rapport toont voltooide, openstaande en over tijd zijnde taken, uren die zijn gewacht op klanten, de drie langzaamste fasen, de drie projecten die het langst op een klant wachten, de drie drukste personen en de drie meest risicovolle projecten.

Eerst worden de getallen berekend. Vervolgens krijgt de AI deze getallen en wordt er gevraagd om drie tot vijf zinnen en precies drie voorgestelde acties, elk gekoppeld aan een van de vermelde cijfers. Er wordt nooit om een getal gevraagd. Als het genereren van de tekst mislukt, wacht de e-mail op de volgende run en verschijnt de in-app-melding alsnog met alleen de getallen.

Waar te beginnen

Kies een template die aansluit bij hoe je projecten al lopen en pas de SLA-uren aan naar wat je daadwerkelijk verwacht. Nodig het team uit en stel een wekelijkse capaciteit in als de standaard van 2.400 minuten (vijf dagen van acht uur) niet klopt voor jullie. Leid klanten vanaf de eerste goedkeuring door het portaal, zodat de wachttijd vanaf dag één wordt geregistreerd.

Draai vervolgens een maand proef. Daarna heeft de knelpuntenweergave genoeg intervallen om een betrouwbaar beeld te geven, heeft de risicoscore een fasegeschiedenis om op te bouwen in plaats van de standaardwaarde, en kan de procesaudit je vertellen welke SLA je verkeerd hebt ingesteld.

• Borden: tien algemene pakketten en vijf videopakketten, elk met SLA-uren per fase.
• Gegevens: een interval per taak per fase, een append-only audit-logboek.
• Weergaven: portfolio, knelpunten, klanten, workload, risico.
• Rapport: eerst getallen, dan tekst, elke maandag.