Dvacet projektů bez tabulky

Co pro vás dělala tabulka

Většina agenturních tabulek odpovídá na tři otázky. Kde se který projekt právě nachází. Kdo je tento týden příliš vytížený. Který projekt bude mít zpoždění. Tabulka na ně odpovídá jen tak dobře, jak dobře ji aktualizoval poslední člověk, a při dvaceti projektech už tento člověk raději aktualizuje tabulku, než aby projekty skutečně řídil.

Tasked odpovídá na stejné tři otázky na základě záznamů, které tým vytváří samotnou prací, nikoli reportováním. Úkol se na nástěnce přesune z jedné fáze do druhé; tento přesun je oním záznamem. Vše níže popsané staví na něm a nic z toho nevyžaduje, aby kdokoli vyplňoval buňky.

Jedna nástěnka na projekt, ze šablony

Každý projekt běží na nástěnce workflow zkopírované ze šablony. Tasked nabízí deset balíčků workflow pro obecnou práci (sprint, incident, požadavek na design, kampaň, oprava chyb, schvalovací proces, testovací cyklus, vydání, software, odevzdání projektu) a k tomu pět pro video (reklama, dokument, svatba, firemní video, balíček obsahu pro sociální sítě). Šablona pojmenovává fáze v daném pořadí, určuje pro každou fázi její SLA hodiny a označuje, které fáze jsou schváleními.

Například šablona pro reklamu má deset fází. Brief má 48 hodin, Scénář 72, Schválení scénáře 48, Preprodukce 120, Natáčení 48, Střih 120, Revize hrubého střihu 48, Schválení finálního střihu 72, Odevzdání 24 a poté Hotovo. Tyto hodiny jsou hodnoty ze šablony, které můžete pro každou organizaci změnit; nejedná se o slib, který by Tasked ohledně vašeho studia dával.

Fáze schválení otevírají klientský portál, který nevyžaduje účet. Klient se do něj dostane přes kód, odkaz, telefonní číslo nebo e-mail, sleduje střih s přesností na snímek v jeho původní snímkové frekvenci (včetně 23,976 a 29,97), zanechává komentáře s časovým kódem a úkol schválí, zamítne nebo si vyžádá změny. Toto rozhodnutí posune úkol na nástěnce a tento přesun se zaznamená jako jakýkoli jiný.

Záznam, na kterém staví analytika

Pokaždé, když úkol vstoupí do nějaké fáze, Tasked otevře časový interval, a pokaždé, když ji opustí, jej uzavře, a to v rámci stejné databázové transakce jako samotný přesun. Úkol, který se vrátí do stejné fáze, spustí nový interval. Interval, který je stále otevřený, se počítá do aktuálního okamžiku.

Intervaly se seskupují podle názvu fáze napříč projekty, nikoli podle jednotlivých nástěnek. Každý projekt má svou vlastní kopii workflow, takže fáze Střih v projektu A a fáze Střih v projektu B jsou různé řádky; analytika s nimi však zachází jako s jednou a toutouž fází, protože mají stejný klíč.

Auditní záznam na pozadí funguje pouze v režimu přidávání (append-only). V aplikaci neexistuje způsob, jak jej upravit nebo smazat, takže jakékoli číslo na analytické obrazovce lze vždy zpětně dohledat až k událostem, které ho vytvořily.

Pět pohledů, jedna sada čísel

Denní úloha shrne události z předchozího dne do jednoho řádku pro každou organizaci, projekt a člena a vyhodnotí u každého projektu riziko opožděného odevzdání. Těchto pět analytických pohledů pak tyto řádky načítá; nikdy nepočítají data od nuly, což je důvod, proč se údaje na dvou různých obrazovkách nemohou lišit.

• Portfolio: úkoly dokončené v daném období, aktuálně otevřené úkoly a úkoly po termínu, hodiny strávené čekáním na klienty, průměrná doba cyklu a počet dní bez dat.
• Úzká hrdla: medián času v každé fázi ze zaznamenaných intervalů, od nejpomalejší fáze.
• Klienti: které projekty čekají na schválení klientem a kolik dní.
• Vytížení: objem otevřené práce každého člověka v minutách v porovnání s jeho týdenní kapacitou, s počty otevřených úkolů, úkolů po termínu a dokončených úkolů.
• Riziko: skóre od 0 do 100 pro každý projekt s důvody, které k němu vedou, rozdělené do tří pásem: nízké, ke sledování a vysoké.

Týdenní report a co dělat nebude

V pondělí ráno obdrží majitel report za uplynulých sedm dní e-mailem a jako upozornění v aplikaci. Report obsahuje seznam dokončených, otevřených úkolů a úkolů po termínu, hodiny čekání na klienty, tři nejpomalejší fáze, tři projekty, které na klienta čekají nejdéle, tři nejvytíženější lidi a tři nejrizikovější projekty.

Nejprve se spočítají čísla. Tato čísla jsou poté předána AI, která má za úkol vytvořit tři až pět vět a přesně tři navrhované kroky, z nichž každý je spojen s jedním z uvedených údajů. AI nikdy není tázána na samotná čísla. Pokud se text nepodaří vygenerovat, e-mail počká na další spuštění a v aplikaci se přesto zobrazí verze s čísly.

Jak začít

Vyberte si šablonu, která odpovídá tomu, jak vaše projekty již běží, a upravte SLA hodiny podle svých reálných očekávání. Pozvěte svůj tým a vytvořte tým s týdenní kapacitou, pokud vám nevyhovuje výchozích 2 400 minut (pět dní po osmi hodinách). Zapojte klienty do klientského portálu hned od prvního schválení, aby se doba čekání zaznamenávala od prvního dne.

Poté nechte systém běžet měsíc. Po této době bude mít pohled na úzká hrdla dostatek intervalů, aby byl přesný, skóre rizika bude mít k dispozici historii fází, ze které může čerpat namísto výchozích hodnot, a audit procesu vám prozradí, které SLA jste nastavili špatně.

• Nástěnky: deset obecných balíčků a pět video balíčků, každý s SLA hodinami pro jednotlivé fáze.
• Záznamy: interval pro každý úkol v každé fázi, auditní záznam pouze pro přidávání.
• Pohledy: portfolio, úzká hrdla, klienti, vytížení, riziko.
• Report: každé pondělí nejprve čísla, poté text.