Tjugo projekt utan kalkylblad

Vad kalkylbladet gjorde för dig

De flesta kalkylblad på byråer svarar på tre frågor. Var varje projekt befinner sig just nu. Vem som har för mycket att göra den här veckan. Vilket projekt som kommer att bli försenat. Kalkylbladet svarar bara så bra som den senaste personen som uppdaterade det, och vid tjugo projekt uppdaterar den personen bladet i stället för att driva projekten.

Tasked svarar på samma tre frågor utifrån de uppgifter som teamet skapar genom att arbeta, inte genom att rapportera. En uppgift flyttas från ett steg till nästa på en tavla – den flytten är registreringen. Allt här nedanför bygger på det, och inget av det kräver att någon fyller i en cell.

En tavla per projekt, från en mall

Varje projekt körs på en arbetsflödestavla som kopierats från en mall. Tasked levereras med tio arbetsflödespaket för allmänt arbete (sprint, incident, designförfrågan, kampanj, buggfix, godkännandeflöde, testcykel, release, programvara, projektleverans) samt fem för video (reklamfilm, dokumentär, bröllop, företagsfilm, batch för sociala medier). En mall namnger stegen i ordning, ger varje steg dess SLA-timmar och markerar vilka steg som är godkännanden.

Mallen för reklamfilm har till exempel tio steg. Brief har 48 timmar, Manus 72, Manusgodkännande 48, Preproduktion 120, Inspelning 48, Klippning 120, Granskning av grovklippning 48, Godkännande av slutklippning 72, Leverans 24, och sedan Klar. Dessa timmar är mallvärden som du ändrar per organisation; de är inte ett löfte som Tasked ger om din studio.

Godkännandesteg öppnar en kundportal som inte kräver något konto. Kunden ansluter via en kod, en länk, ett telefonnummer eller ett e-postmeddelande, tittar på klippningen frame-exakt med källans framerate (inklusive 23,976 och 29,97), lämnar tidsstämplade kommentarer och godkänner, avvisar eller begär ändringar. Beslutet flyttar uppgiften på tavlan, och den flytten registreras precis som alla andra.

Registreringen som analysen bygger på

Varje gång en uppgift går in i ett steg öppnar Tasked ett intervall, och varje gång den lämnar det stängs det, i samma databastransaktion som själva flytten. En uppgift som skickas tillbaka till samma steg startar ett nytt intervall. Ett intervall som fortfarande är öppet räknas fram till nu.

Intervall grupperas efter stegnamn över olika projekt, inte efter den enskilda tavlan. Varje projekt har sin egen kopia av arbetsflödet, så Klippningssteget i projekt A och Klippningssteget i projekt B är olika rader; analysen behandlar dem som samma steg eftersom they har samma nyckel.

Händelseloggen under huven är av typen append-only. Det finns inget sätt att uppdatera eller ta bort poster i applikationen, så en siffra på en analysskärm kan alltid spåras tillbaka till de händelser som skapade den.

Fem vyer, en uppsättning siffror

Ett dagligt jobb sammanfogar gårdagens händelser till en rad per organisation, per projekt och per medlem, och poängsätter varje projekt utifrån risken för sen leverans. De fem analysvyerna läser dessa rader; de gör aldrig om beräkningarna från grunden, vilket är anledningen till att två skärmar aldrig kan visa olika resultat.

• Portfölj: slutförda uppgifter under tidsperioden, öppna och försenade uppgifter just nu, timmar som tillbringats med att vänta på kunder, genomsnittlig cykeltid samt antal dagar utan data.
• Flaskhalsar: mediantiden i varje steg, utifrån registrerade intervall, med det långsammaste steget först.
• Kunder: vilka projekt som väntar på ett kundgodkännande och i hur många dagar.
• Belastning: varje persons öppna arbetsbelastning i minuter i förhållande till deras veckokapacitet, med antal öppna, försenade och slutförda uppgifter.
• Risk: en poäng från 0 till 100 per projekt med de orsaker som ligger bakom, uppdelat i tre nivåer: låg, bevaka och hög.

Veckorapporten, och vad den inte gör

På måndagsmorgonen får ägaren en rapport för de senaste sju dagarna via e-post och som en avisering i appen. Rapporten listar slutförda, öppna och försenade uppgifter, timmar som väntat på kunder, de tre långsammaste stegen, de tre projekt som väntat längst på en kund, de tre mest belastade personerna och de tre mest riskfyllda projekten.

Siffrorna beräknas först. AI:n får sedan dessa siffror och ombeds skriva tre till fem meningar samt exakt tre föreslagna åtgärder, var och en kopplad till en av de listade siffrorna. Den ombeds aldrig att ta fram en siffra. Om texten inte lyckas genereras väntar e-postmeddelandet på nästa körning, medan aviseringen i appen fortfarande levereras med bara siffrorna.

Så kommer du igång

Välj en mall som matchar hur dina projekt redan drivs och anpassa SLA-timmarna till vad du faktiskt förväntar dig. Bjud in teamet och skapa ett team med en veckokapacitet om standardvärdet på 2 400 minuter (fem dagar på åtta timmar) inte stämmer för dig. Slussa kunderna genom kundportalen redan från det första godkännandet så att väntetiden registreras från dag ett.

Kör sedan i en månad. Därefter har flaskhalsvyn tillräckligt med intervall för att vara rättvisande, riskpoängen har steghistorik att utgå ifrån i stället för standardvärdet, och processgranskningen kan berätta vilket SLA du ställde in fel.

• Tavlor: tio allmänna paket och fem videopaket, vart och ett med SLA-timmar per steg.
• Registreringar: ett intervall per uppgift per steg, en händelselogg av typen append-only.
• Vyer: portfölj, flaskhalsar, kunder, belastning, risk.
• Rapport: siffror först, sedan text, varje måndag.