Der Montagmorgen-Report für Inhaber

Was drinsteht

Der Report deckt einen Zeitraum von sieben Tagen ab, der am Tag vor dem Versand endet. Die Fakten sind festgelegt; jede Woche werden dieselben elf Punkte in derselben Reihenfolge geliefert, sodass der Inhaber lernt, ihn in wenigen Minuten zu lesen.

• In dieser Woche abgeschlossene Tasks.
• Aktuell offene und aktuell überfällige Tasks.
• Stunden, die mit dem Warten auf Kunden verbracht wurden.
• Mittlere Durchlaufzeit für die Woche oder ein Hinweis, dass sie nicht gemessen wurde.
• Tage ohne Daten, falls vorhanden, damit eine niedrige Zahl nicht fälschlicherweise für eine gute gehalten wird.
• Die drei langsamsten Phasen mit ihrer Median-Zeit in der jeweiligen Phase.
• Die drei Projekte, die am längsten auf einen Kunden gewartet haben, in Minuten.
• Die drei am stärksten ausgelasteten Personen mit ihrer Auslastung in Minuten.
• Die drei risikoreichsten Projekte mit Score und Risikobereich.

Woher die Zahlen kommen

Ein täglicher Job fasst die Ereignisse jeder Organisation in einer Zeile pro Tag für die Organisation, für jedes Projekt und für jedes Mitglied zusammen und bewertet das Risiko einer verspäteten Lieferung für jedes Projekt. Die Analytics-Screens lesen diese Zeilen aus. Der wöchentliche Report liest dieselben Zeilen über dieselben fünf Abfragen, die auch die Screens nutzen: Portfolio, Engpässe, Kunden, Auslastung und Risiko.

Das ist der Kern des Designs. Der Report und die Screens können nicht voneinander abweichen, da es nur eine Berechnung und zwei Empfänger gibt. Wenn der Report 14 abgeschlossene Tasks ausweist, zeigt der Portfolio-Tab ebenfalls 14 an.

Was die KI tun darf

Nachdem die Fakten zusammengestellt wurden, werden sie der KI als eine Liste von Zeilen mit jeweils einer Zahl übergeben, zusammen mit zwei Regeln: Verwende nur die obigen Zahlen und erfinde nichts. Sie liefert drei bis fünf Sätze und genau drei vorgeschlagene Aktionen – die nützlichste zuerst –, jeweils mit einer einzeiligen Begründung, die sich auf eine der aufgeführten Zahlen bezieht.

Die KI wird niemals nach einer Zahl gefragt, sodass eine erfundene Zahl gar nicht erst einfließen kann. Sie schreibt in der Sprache des Empfängers, Hebräisch oder Englisch. Die KI greift auf die Daten der Organisation nur über dieselbe Schnittstelle zu, die auch alle anderen KI-Funktionen nutzen – unter dem agierenden Nutzer und dem eigenen Budget der Organisation.

Wenn die Generierung des Texts fehlschlägt, wird der Report nicht als Zahlentabelle mit einer Leerstelle anstelle der Worte gesendet. Die E-Mail wartet auf den nächsten Durchlauf, und der In-App-Eintrag erscheint dennoch mit den wichtigsten Kennzahlen, sodass der Inhaber niemals ohne die Fakten dasteht.

Per E-Mail und in der App

Die E-Mail enthält den Namen der Organisation, den Datumsbereich, die vier wichtigsten Kennzahlen, den Text, die drei Aktionen und einen Button zum Analytics-Screen. Die In-App-Benachrichtigung enthält den Datumsbereich als Titel, den Text als Inhalt und öffnet denselben Screen.

Beide sind der Organisation und der Woche zugeordnet, sodass ein erneuter Durchlauf des Jobs keine zweite Kopie erzeugt. Der geplante Job läuft am Montagmorgen, und derselbe Codepfad kann auch manuell gestartet werden.

In fünf Minuten gelesen

Vergleiche die vier wichtigsten Kennzahlen mit denen der Vorwoche. Lies dann die drei Listen von unten nach oben: zuerst die risikoreichsten Projekte, weil dort eventuell ein Anruf beim Kunden ansteht; als Nächstes die am stärksten ausgelasteten Personen, weil dort eine Umverteilung in dieser Woche hilft; zuletzt die langsamsten Phasen, da dies Prozessfragen für den Monat sind und nicht für den Morgen.

Die drei vorgeschlagenen Aktionen sind ein Ausgangspunkt, der jeweils an eine Zahl gekoppelt ist. Setze eine um, ignoriere zwei, und der Report hat seinen Zweck erfüllt.

• Wichtigste Kennzahlen: Vergleich mit der Vorwoche.
• Risikoreichste Projekte: Wer heute angerufen werden muss.
• Am stärksten ausgelastete Personen: Was diese Woche umverteilt werden muss.
• Langsamste Phasen: Was im Prozessaudit angesprochen werden sollte.

Was er nicht ist

Der Report ist kein Dashboard, das du konfigurierst; sein Aufbau ist fest vorgegeben und er greift auf dieselben fünd Ansichten zurück, die der Analytics-Screen bereits zeigt. Er ist kein Ersatz für das Öffnen der Boards; er sagt dir, welches Board du zuerst öffnen solltest. Und er ist keine Prognose: Jede Zahl darin ist ein Zähler, eine Gesamtsumme, ein Median oder ein gespeicherter Risiko-Score – all das findest du auch auf den Screens, auf die er verlinkt.