Den Engpass finden: Medianzeit in Phase

Die falsche Zahl und warum sie richtig aussieht

Der einfache Weg, eine Phase zu messen, besteht darin, jeden abgeschlossenen Task zu nehmen, die Phase zu betrachten, in der er sich bei Fertigstellung befand, und die gesamte Dauer des Tasks dieser Phase anzurechnen. Die Zahl fällt hoch aus, lässt sich gut sortieren und ist falsch: Sie besagt, dass die letzte Phase langsam ist, weil jeder Task dort endet. Ein Auftrag, der zwei Wochen lang auf ein Skript gewartet hat und eine Stunde in Delivery war, wird als langsame Delivery gewertet.

Die erste eigene Engpass-Zahl von Tasked funktionierte so, und der Tarif des Produkts nennt sie als das Problem, das behoben werden muss, bevor man irgendetwas anderem in den Analysen vertrauen kann. Die Lösung ist nicht eine bessere Formel für dieselben Daten. Es sind andere Daten.

Was ein Intervall ist

Jedes Mal, wenn ein Task in eine Phase eintritt, öffnet Tasked ein Intervall mit dem Task, dem Projekt, der Phase und dem Zeitpunkt des Eintritts. Jedes Mal, wenn der Task die Phase verlässt, schließt es dieses Intervall und öffnet das nächste. Der Schreibvorgang erfolgt in derselben Transaktion wie das Verschieben, sodass kein Bereinigungsprozess hinterherhinken kann und kein Verschieben ohne sein Intervall stattfindet.

Ein Task, der in die Phase zurückgeschickt wird, in der er sich bereits befindet, startet ein neues Intervall; ein Selbstübergang ist eine echte Verschiebung. Ein Task, der sich noch in einer Phase befindet, hat ein offenes Intervall, und die Metrik zählt es bis zum Zeitpunkt der Abfrage mit. Abgeschlossene Arbeit und feststeckende Arbeit fließen beide in die Zahl ein.

Das Intervall merkt sich auch die SLA-Stunden, die beim Öffnen in Kraft waren. Eine spätere Änderung eines SLA führt nicht dazu, dass das, was unter dem alten SLA geschah, neu bewertet wird.

Warum der Median und nicht der Mittelwert

Ein einziger Task, der drei Wochen auf einen Kunden gewartet hat, verschiebt einen Mittelwert um Tage, den Median jedoch überhaupt nicht. Der Median ist die Zeit in einer Phase, die ein typischer Task tatsächlich durchlaufen hat, und es ist dieselbe Zahl, die auch der Risikowert verwendet, um die verbleibende Arbeit zu schätzen. Die Verwendung derselben Statistik an beiden Stellen bedeutet, dass der Engpass, den du siehst, und das Risiko, vor dem du gewarnt wirst, aus derselben Betrachtung derselben Historie stammen.

Das API-Feld, das die Zahl enthält, ist aus Gründen der Kompatibilität mit früheren Kunden immer noch als Mittelwert benannt; der darin enthaltene Wert ist der Median.

Was die Engpass-Ansicht zeigt

Für jeden Phasennamen, bei dem mindestens ein Intervall das Zeitfenster berührt hat, listet die Ansicht die Median-Minuten in der Phase auf, die Anzahl der Tasks, die die Phase innerhalb des Zeitfensters verlassen haben, wie viele aktuell darin offen sind und an wie vielen verschiedenen Tagen Aktivität herrschte. Für Freigabephasen wird zudem die Gesamtzeit in Minuten erfasst, die mit dem Warten auf einen Kunden verbracht wurde. Die Phasen sind nach der langsamsten zuerst sortiert.

Die Minuten werden auf das Zeitfenster begrenzt. Ein Task, der vor dem Zeitfenster in eine Phase eingetreten ist und es darin verlassen hat, trägt nur den Teil bei, der in das Zeitfenster fällt. So bleibt eine 30-Tage-Ansicht eine 30-Tage-Ansicht, selbst für Arbeit, die früher begonnen hat.

• Median-Minuten in der Phase, aus Intervallen.
• Durchsatz: Intervalle, die innerhalb des Zeitfensters geschlossen wurden.
• Anzahl offener: noch laufende Intervalle.
• Gemessene Tage, damit eine Phase mit einem einzigen geschäftigen Tag nicht fälschlicherweise als Trend interpretiert wird.
• Warten auf den Kunden, nur bei Freigabephasen.

Projektübergreifend lesen

Jedes Projekt enthält eine eigene Kopie des Workflows, sodass „Kunden-Review“ bei Projekt A und „Kunden-Review“ bei Projekt B zwei verschiedene Phasen-Zeilen sind. Die Engpass-Ansicht gruppiert nach dem Phasen-Schlüssel, also dem Namen, den die Vorlage vergeben hat, sodass diese beiden Zeilen zu einer einzigen Zeile werden. Das macht aus zwanzig Boards eine einzige Antwort über deinen Prozess statt zwanzig Antworten über deine Projekte.

Wenn zwei Vorlagen denselben Schlüssel für Phasen verwenden, die unterschiedliche Bedeutungen haben, teilen sie sich eine Zeile. Halte die Schlüssel in den Vorlagen korrekt, dann bleibt auch die Ansicht korrekt.

Vom Engpass zur Lösung

Eine langsame Phase ist entweder unterbesetzt, unzureichend definiert oder wartet auf jemanden außerhalb des Teams. Der Tab „Auslastung“ verrät dir Ersteres, die Gesamtzeit für das Warten auf den Kunden Letzteres, und das Prozess-Audit zeigt dir Zweiteres: Es vergleicht den soeben gelesenen Median mit den SLA-Stunden, die du für diese Phase festgelegt hast, zählt die Überschreitungen und schlägt eine Korrektur vor, die es auf Basis deiner jüngsten Historie simuliert hat.

Die Reihenfolge ist wichtig. Lies zuerst den Median ab und entscheide dann, ob das SLA falsch ist oder die Arbeit.