Kaksikymmentä projektia ilman taulukkoa

Mitä taulukko teki puolestasi

Useimmat toimistojen taulukot vastaavat kolmeen kysymykseen. Missä kukin projekti menee juuri nyt. Kenellä on tällä viikolla liikaa kuormaa. Mikä projekti on myöhässä. Taulukko vastaa niihin vain niin hyvin kuin sen viimeisin päivittäjä, ja kun projekteja on kaksikymmentä, kyseinen henkilö käyttää aikansa taulukon päivittämiseen projektien johtamisen sijaan.

Tasked vastaa samoihin kolmeen kysymykseen tietojen pohjalta, joita tiimi tuottaa tekemällä työtä, ei raportoimalla. Tehtävä siirtyy taululla vaiheesta toiseen; tämä siirto on tallennettava tieto. Kaikki alla oleva rakentuu sen varaan, eikä mikään siitä vaadi ketään täyttämään soluja.

Yksi taulu projektia kohden, mallista

Jokainen projekti pyörii työnkulkutaululla, joka on kopioitu mallista. Tasked sisältää kymmenen työnkulkupakettia yleiseen työhön (sprint, incident, design request, campaign, bugfix, approval flow, test cycle, release, software, project delivery) sekä viisi videotyöhön (commercial, documentary, wedding, corporate, social content batch). Malli nimeää vaiheet järjestyksessä, määrittää kullekin vaiheelle sen SLA-tunnit ja merkitsee, mitkä vaiheet ovat hyväksyntöjä.

Esimerkiksi mainos-mallissa on kymmenen vaihetta. Brief-vaiheelle on varattu 48 tuntia, Script-vaiheelle 72, Script approval -vaiheelle 48, Pre-production-vaiheelle 120, Shoot-vaiheelle 48, Edit-vaiheelle 120, Rough cut review -vaiheelle 48, Final cut approval -vaiheelle 72, Delivery-vaiheelle 24 ja lopuksi Done. Nämä tunnit ovat malliarvoja, joita voit muuttaa organisaatiokohtaisesti; ne eivät ole Taskedin antama lupaus studiostasi.

Hyväksyntävaiheet avaavat asiakasportaalin, jonka käyttöön ei tarvita tiliä. Asiakas saapuu koodin, linkin, puhelinnumeron tai sähköpostin kautta, katsoo leikkausversion ruuduntarkasti sen alkuperäisellä kuvataajuudella (mukaan lukien 23,976 ja 29,97), jättää ajastettuja kommentteja ja hyväksyy, hylkää tai pyytää muutoksia. Päätös siirtää tehtävää taululla, ja tämä siirto tallennetaan kuten mikä tahansa muu.

Tieto, jonka varaan analytiikka rakentuu

Aina kun tehtävä siirtyy vaiheeseen, Tasked avaa aikavälin, ja aina kun se poistuu siitä, Tasked sulkee sen samassa tietokantatapahtumassa kuin itse siirron. Tehtävä, joka lähetetään takaisin samaan vaiheeseen, aloittaa uuden aikavälin. Vielä auki oleva aikaväli lasketaan nykyhetkeen asti.

Aikavälit ryhmitellään vaiheen nimen mukaan yli projektien, ei yksittäisen taulun mukaan. Jokaisella projektilla on oma kopionsa työnkulusta, joten projektin A Edit-vaihe ja projektin B Edit-vaihe ovat eri rivejä; analytiikka käsittelee niitä samana vaiheena, koska niillä on sama avain.

Alla oleva auditointiloki on vain lisäystyyppinen. Sovelluksessa ei ole sille muokkaus- tai poistopolkua, joten analytiikkanäytön luvut voidaan aina jäljittää ne tuottaneisiin tapahtumiin.

Viisi näkymää, yhdet luvut

Päivittäinen ajo tiivistää eilisen tapahtumat yhdeksi riviksi organisaatiota, projektia ja jäsentä kohden ja pisteyttää jokaisen projektin myöhästymisriskin. Viisi analytiikkanäkymää lukevat näitä rivejä; niitä ei koskaan lasketa uudelleen alusta, minkä vuoksi kaksi eri näyttöä ei voi olla ristiriidassa keskenään.

• Salkku: ajanjaksolla valmistuneet tehtävät, nyt avoimet ja myöhässä olevat tehtävät, asiakkaiden odottamiseen käytetyt tunnit, keskimääräinen läpimenoaika ja niiden päivien määrä, joilta ei ole tietoja.
• Pullonkaulat: kunkin vaiheen mediaaniaika tallennettujen aikavälien perusteella, hitain vaihe ensin.
• Asiakkaat: mitkä projektit odottavat asiakkaan hyväksyntää ja kuinka monta päivää.
• Kuormitus: kunkin henkilön avoin työkuorma minuutteina suhteessa heidän viikoittaiseen kapasiteettiinsa sekä avointen, myöhässä olevien ja valmistuneiden tehtävien määrät.
• Riski: projektikohtainen pisteytys välillä 0-100 ja siihen vaikuttavat syyt kolmessa luokassa: matala, tarkkailtava ja korkea.

Viikkoraportti ja mitä se ei tee

Maanantaiaamuna omistaja saa raportin viimeisestä seitsemästä päivästä sähköpostitse ja sovelluksen sisäisenä ilmoituksena. Raportti listaa valmistuneet, avoimet ja myöhässä olevat tehtävät, asiakkaiden odottamiseen käytetyt tunnit, kolme hitainta vaihetta, kolme asiakasta pisimpään odottanutta projektia, kolme työllistettyintä henkilöä ja kolme riskialtteinta projektia.

Luvut lasketaan ensin. Sen jälkeen luvut annetaan AI:lle, jota pyydetään kirjoittamaan kolmesta viiteen lausetta ja ehdottamaan tarkalleen kolmea toimenpidettä, joista jokainen liittyy johonkin listatuista luvuista. Siltä ei koskaan pyydetä lukuja. Jos tekstin luominen epäonnistuu, sähköposti odottaa seuraavaa ajoa, ja sovelluksen sisäinen ilmoitus toimitetaan silti pelkkien lukujen kanssa.

Mistä aloittaa

Valitse malli, joka vastaa projektiesi nykyistä kulkua, ja säädä SLA-tunnit vastaamaan todellisia odotuksiasi. Kutsu tiimi ja luo tiimi viikoittaisella kapasiteetilla, jos oletusarvo 2 400 minuuttia (viisi kahdeksantuntista päivää) ei sovi sinulle. Ohjaa asiakkaat asiakasportaaliin heti ensimmäisestä hyväksynnästä alkaen, jotta odotusaika tallentuu ensimmäisestä päivästä lähtien.

Pyöritä toimintaa sitten kuukauden ajan. Sen jälkeen pullonkaulanäkymässä on tarpeeksi aikavälejä totuudenmukaista kuvaa varten, riskipisteillä on käytettävissään vaihehistoriaa oletusarvojen sijaan ja prosessiauditointi voi kertoa, minkä SLA-ajan määritit väärin.

• Taulut: kymmenen yleistä pakettia ja viisi videopakettia, joissa jokaisessa on SLA-tunnit vaihetta kohden.
• Tiedot: aikaväli tehtävää ja vaihetta kohden, vain lisäystyyppinen auditointiloki.
• Näkymät: salkku, pullonkaulat, asiakkaat, kuormitus, riski.
• Raportti: luvut ensin, sitten teksti, joka maanantai.