Team-Auslastung und Kapazität: Wie eine faire Woche aussieht
Eine faire Woche ist eine, in der die offene Arbeit von niemandem größer ist als die wöchentliche Kapazität. Tasked misst die Auslastung einer Person als die geschätzten Minuten ihrer offenen Tasks – gleichmäßig aufgeteilt, wenn ein Task mehrere Zuständige hat – im Vergleich zu einer wöchentlichen Standardkapazität von 2.400 Minuten (fünf Tage à acht Stunden) oder der Summe der Kapazitäten der Teams, denen sie angehört. Die Auslastungsansicht färbt jeden rot, der über dieser Linie liegt.
Auslastung ist ein Stand, Durchsatz ist eine Rate
Zwei Zahlen beschreiben die Woche einer Person, und sie dürfen nicht addiert werden. Die Auslastung gibt in Minuten an, wie viel offene Arbeit sie gerade hat. Der Durchsatz zeigt, wie viele Tasks sie im betrachteten Zeitraum abgeschlossen hat. Das eine ist ein Stand, das andere eine Rate, und aus diesem Grund führt der Auslastungs-Tab in den Analytics sie in separaten Spalten.
Eine Person mit hoher Auslastung und hohem Durchsatz ist beschäftigt und kommt voran. Eine Person mit hoher Auslastung und geringem Durchsatz steckt fest - und das ist die Zeile, auf die man am Montag zuerst schauen sollte. Wenn man nur eine der beiden Zahlen liest, bleibt dieser Unterschied verborgen.
Wie die Minuten eines Tasks gezählt werden
Jeder Task kann eine Schätzung in Minuten enthalten. Die Vorlagen werden mit Schätzungen für die größeren Tasks ausgeliefert, zum Beispiel 480 Minuten für das Schreiben eines Drehbuchs und der Shotlist im Werbespot-Paket und 960 Minuten für den Offline-Schnitt, und du bearbeitest sie wie jedes andere Feld.
Wenn ein Task einen Zuständigen hat, entspricht die gesamte Schätzung der Auslastung dieser Person. Wenn er mehrere hat, wird die Schätzung gleichmäßig aufgeteilt, und eventuelle Restminuten gehen der Reihe nach an die ersten Zuständigen, sodass die Anteile in der Summe immer wieder der Schätzung entsprechen. Ein Task ohne Schätzung oder ohne Zuständigen trägt nichts zur Auslastung von jemandem bei. Das ist Absicht: Ein nicht geschätzter Task ist in der Auslastungsansicht unsichtbar, bis jemand eine Zahl einträgt - was der ehrlichste Ort ist, um diese Lücke aufzuzeigen.
Dieselbe Arithmetik wird von der Auslastungsansicht auf einem Board und vom täglichen Analytics-Rollup verwendet, sodass der Balken, den ein Producer am Dienstag sieht, und die Mitgliederzeile im Analytics-Tab dieselben Minuten beschreiben.
Kapazität: Standard und Teams
Eine Person, die keinem Team angehört, hat eine Kapazität von 2.400 Minuten pro Woche, was fünf Tagen à acht Stunden entspricht. Eine Organisation, die nie ein Team erstellt, sieht genau das für jeden.
Ein Team besteht aus einem Namen, einer Liste von Personen und einer wöchentlichen Kapazität in Minuten. Es beinhaltet sonst nichts: keinen Workflow, keine Rollen, keine Benachrichtigungsregeln. Eine Person in einem Team übernimmt die Kapazität dieses Teams. Eine Person in zwei Teams übernimmt die Summe aus beiden - so lässt sich jemand darstellen, der einen Teil der Woche in der Postproduktion und einen Teil im Studio arbeitet.
Die Teamverwaltung befindet sich zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels in der Entwicklung und ist auf dem Weg in die Live-Umgebung. Die Auslastungsansicht liest bereits die Teamkapazität aus, wenn Teams existieren, und fällt auf den Standardwert zurück, wenn dies nicht der Fall ist.
Die Auslastungsansicht auf einem Board
Die Auslastung ist einer der gespeicherten Ansichtstypen, neben Board, Liste, Tabelle, Timeline und Kalender. Sie zeichnet einen Balken pro Zuständigem: offene Minuten als Anteil an der Kapazität dieser Person. Der Balken ist bei 100 Prozent gedeckelt, sodass jemand mit 130 Prozent den Balken füllt und rot gefärbt wird, anstatt aus dem Feld herauszulaufen.
Nicht zugewiesene Arbeit hat unten eine eigene Zeile, sodass die Ansicht auch zeigt, wie viele Minuten noch auf niemandes Teller liegen. Das Verschieben eines Tasks zwischen Personen ändert die Balken sofort, da die Ansicht das Board und nicht eine Momentaufnahme ausliest.
Der Auslastungs-Tab in den Analytics
Der Auslastungs-Tab liest das tägliche Rollup anstelle des Live-Boards aus und zeigt pro Mitglied das neueste Auslastungsniveau, die Anzahl offener Tasks, die Anzahl überfälliger Tasks, die Anzahl abgeschlossener Tasks im Zeitraum und wie viele Tage gemessen wurden. Die Mitglieder sind nach Auslastung sortiert, die höchste zuerst.
Die drei am stärksten ausgelasteten Personen aus diesem Tab erscheinen auch im Montags-Report für Inhaber, mit ihrer Auslastung in Minuten, sodass eine überlastete Woche selbst für jemanden sichtbar ist, der den Analytics-Bildschirm nie öffnet.
Wie eine faire Woche in der Praxis aussieht
Eine faire Woche ist keine gleiche Woche. Ein Senior Editor mit einer Kapazität von 2.400 Minuten und 2.300 Minuten offener Arbeit liegt bei 96 Prozent; ein Teilzeit-Colorist in einem 1.200-Minuten-Team liegt bei 1.300 Minuten bei 108 Prozent und ist derjenige, dem geholfen werden muss. Die Ansicht zeigt genau aus diesem Grund das Verhältnis und nicht die reinen Minuten.
Der Hebel ist die Schätzung. Wenn die Balken falsch aussehen, sind die Schätzungen falsch, noch bevor es die Zuweisungen sind. Korrigiere die Zahlen bei den drei oder vier größten Tasks, und das Bild korrigiert sich meist von selbst.
- Betrachte Auslastung und Durchsatz zusammen; eine hohe Auslastung bei geringem Durchsatz ist die Zeile, die feststeckt.
- Trage Schätzungen zuerst bei den großen Tasks ein; ein nicht geschätzter Task wiegt nichts.
- Lege die Teamkapazität für Teilzeitkräfte fest, damit das Verhältnis ehrlich ist.
- Beobachte die nicht zugewiesene Zeile: Minuten, die niemandem gehören, sind die versteckte Auslastung der Woche.
Häufige Fragen
- Was zählt als Auslastung einer Person?
- Die geschätzten Minuten ihrer offenen Tasks. Ein Task mit mehreren Zuständigen wird gleichmäßig aufgeteilt; ein Task ohne Schätzung trägt nichts bei.
- Was ist die wöchentliche Standardkapazität?
- 2.400 Minuten, was fünf Tagen à acht Stunden entspricht. Eine Person in einem oder mehreren Teams übernimmt stattdessen die Summe der Kapazitäten dieser Teams.
- Verfolgt die Auslastungsansicht die tatsächlich aufgewendete Zeit?
- Nein. Sie vergleicht die geschätzten offenen Minuten mit der Kapazität. Aufgewendete Stunden werden an anderer Stelle erfasst, als eingetragene Zeiteinträge für ein Arbeitselement, und eine Projektsumme stellt sie neben die Schätzungen.
- Woher kommt die Auslastungszahl im wöchentlichen Report?
- Aus derselben täglichen Zusammenfassung, aus der auch der Tab „Auslastung“ seine Daten bezieht. Der Bericht listet die drei am stärksten ausgelasteten Mitglieder mit ihrem Arbeitspensum in Minuten auf.
- Kann eine Person in zwei Teams sein?
- Ja. Ihre Kapazität ist die Summe der wöchentlichen Kapazitäten beider Teams.