Vingt projets sans feuille de calcul

Ce que la feuille de calcul faisait pour vous

La plupart des feuilles de calcul d'agence répondent à trois questions. Où en est chaque projet en ce moment. Qui a une charge de travail trop lourde cette semaine. Quel projet va être en retard. La feuille de calcul n'y répond que si la dernière personne l'a mise à jour, et avec vingt projets, cette personne passe son temps à la mettre à jour au lieu de gérer les projets.

Tasked répond à ces trois mêmes questions à partir des données que l'équipe produit en travaillant, et non en faisant des rapports. Une tâche passe d'une étape à la suivante sur un tableau ; ce déplacement constitue l'enregistrement. Tout ce qui suit est construit à partir de là, sans que personne n'ait besoin de remplir une seule cellule.

Un tableau par projet, à partir d'un modèle

Chaque projet fonctionne sur un tableau de workflow copié à partir d'un modèle. Tasked est livré avec dix packs de workflows pour le travail général (sprint, incident, design request, campaign, bugfix, approval flow, test cycle, release, software, project delivery) et cinq pour la vidéo (commercial, documentary, wedding, corporate, social content batch). Un modèle nomme les étapes dans l'ordre, attribue à chaque étape ses heures de SLA et indique quelles étapes correspondent à des validations.

Le modèle de publicité, par exemple, compte dix étapes. Brief dure 48 heures, Script 72, Script approval 48, Pre-production 120, Shoot 48, Edit 120, Rough cut review 48, Final cut approval 72, Delivery 24, puis Done. Ces heures sont des valeurs de modèle que vous modifiez par organisation ; elles ne constituent pas une promesse de Tasked concernant votre studio.

Les étapes de validation ouvrent un portail client qui ne nécessite aucun compte. Le client y accède via un code, un lien, un numéro de téléphone ou un e-mail, visionne le cut à la frame près à sa fréquence d'images d'origine (y compris 23,976 et 29,97), laisse des commentaires horodatés, puis valide, refuse ou demande des modifications. Cette décision déplace la tâche sur le tableau, et ce déplacement est enregistré comme n'importe quel autre.

L'enregistrement sur lequel reposent les analyses

Chaque fois qu'une tâche entre dans une étape, Tasked ouvre un intervalle, et chaque fois qu'elle en sort, il le ferme, dans la même transaction de base de données que le déplacement lui-même. Une tâche renvoyée à la même étape commence un nouvel intervalle. Un intervalle encore ouvert comptabilise le temps jusqu'à l'instant présent.

Les intervalles sont regroupés par nom d'étape à travers les projets, et non par tableau individuel. Chaque projet a sa propre copie du workflow, de sorte que l'étape Edit du projet A et l'étape Edit du projet B sont des lignes différentes ; les analyses les traitent comme une seule et même étape car elles portent la même clé.

Le journal d'audit sous-jacent est en ajout uniquement. Il n'existe aucun moyen de le modifier ou de le supprimer dans l'application, de sorte qu'un chiffre sur un écran d'analyse peut toujours être tracé jusqu'aux événements qui l'ont généré.

Cinq vues, un seul ensemble de chiffres

Une tâche quotidienne regroupe les événements de la veille en une seule ligne par organisation, par projet et par membre, et évalue le risque de retard de livraison pour chaque projet. Les cinq vues analytiques lisent ces lignes ; elles ne sont jamais recalculées à partir de zéro, c'est pourquoi deux écrans ne peuvent pas être en désaccord.

• Portefeuille : tâches terminées dans la période, ouvertes et en retard actuellement, heures passées à attendre les clients, temps de cycle moyen et nombre de jours sans données.
• Goulots d'étranglement : le temps médian dans chaque étape, à partir des intervalles enregistrés, l'étape la plus lente en premier.
• Clients : quels projets sont en attente de validation d'un client et depuis combien de jours.
• Charge de travail : la charge de travail ouverte de chaque personne en minutes par rapport à sa capacité hebdomadaire, avec le décompte des tâches ouvertes, en retard et terminées.
• Risque : un score de 0 à 100 par projet avec les raisons qui le composent, réparti en trois tranches : faible, à surveiller et élevé.

Le rapport hebdomadaire, et ce qu'il ne fera pas

Le lundi au matin, le propriétaire reçoit un rapport des sept derniers jours par e-mail et sous forme de notification dans l'application. Le rapport répertorie les tâches terminées, ouvertes et en retard, les heures d'attente des clients, les trois étapes les plus lentes, les trois projets qui attendent un client depuis le plus longtemps, les trois personnes les plus occupées et les trois projets les plus risqués.

Les chiffres sont d'abord calculés. L'IA reçoit ensuite ces chiffres et doit rédiger de trois à cinq phrases et proposer exactement trois actions suggérées, chacune liée à l'un des chiffres répertoriés. On ne lui demande jamais de chiffre. Si le texte ne parvient pas à être généré, l'e-mail attend la prochaine exécution et l'entrée dans l'application s'affiche tout de même avec les chiffres.

Par où commencer

Choisissez un modèle qui correspond à la façon dont vos projets se déroulent déjà et ajustez les heures de SLA à ce que vous attendez réellement. Invitez l'équipe et créez une équipe avec une capacité hebdomadaire si la valeur par défaut de 2 400 minutes (cinq jours de huit heures) ne vous convient pas. Faites passer les clients par le portail client dès la première validation afin que le temps d'attente soit enregistré dès le premier jour.

Ensuite, laissez tourner pendant un mois. Après cela, la vue des goulots d'étranglement disposera d'assez d'intervalles pour être représentative, le score de risque aura un historique d'étapes sur lequel s'appuyer au lieu de la valeur par défaut, et l'audit de processus pourra vous indiquer quel SLA vous avez mal configuré.

• Tableaux : dix packs généraux et cinq packs vidéo, chacun avec des heures de SLA par étape.
• Enregistrements : un intervalle par tâche et par étape, un journal d'audit en ajout uniquement.
• Vues : portefeuille, goulots d'étranglement, clients, charge de travail, risque.
• Rapport : les chiffres d'abord, puis les mots, chaque lundi.