Ägarrapporten på måndagsmorgonen

Vad den innehåller

Rapporten täcker en sjudagarsperiod som slutar dagen innan den skickas. Dess fakta är fasta; samma elva punkter kommer varje vecka, i samma ordning, så att ägaren lär sig att läsa den på några minuter.

• Slutförda uppgifter denna vecka.
• Öppna just nu, och försenade just nu.
• Timmar i väntan på kunder.
• Genomsnittlig cykeltid för veckan, eller en notering om att den inte mättes.
• Dagar utan data, om några, så att en låg siffra inte misstas för en bra.
• De tre långsammaste stegen med deras mediantid i respektive steg.
• De tre projekt som väntat längst på en kund, i minuter.
• De tre mest belastade personerna, med deras arbetsbelastning i minuter.
• De tre mest riskfyllda projekten, med poäng och risknivå.

Var siffrorna kommer ifrån

En daglig körning sammanställer varje organisations händelser till en rad per dag för organisationen, för varje projekt och för varje medlem, samt poängsätter risken för sen leverans för varje projekt. Analysskärmarna läser dessa rader. Veckorapporten läser samma rader genom samma fem frågor som skärmarna använder: portfölj, flaskhalsar, kunder, belastning och risk.

Det är poängen med designen. Rapporten och skärmarna kan inte visa olika siffror, eftersom det är en beräkning och två mottagare. Om rapporten visar 14 slutförda, visar portföljfliken 14.

Vad AI:n får göra

När fakta har sammanställts överlämnas de till AI:n som en lista med rader, med en siffra på varje, tillsammans med två regler: använd endast siffrorna ovan och hitta inte på något. Den returnerar tre till fem meningar och exakt tre föreslagna åtgärder, med den mest användbara först, var och en med en motivering på en rad kopplad till en av de listade siffrorna.

AI:n blir aldrig ombedd att ange en siffra, så en påhittad siffra har ingenstans att komma in. Den skriver på mottagarens språk, hebreiska eller engelska. AI:n når organisationens data endast genom samma gränssnitt som alla andra AI-funktioner använder, under den aktiva användaren och organisationens egen budget.

Om sammanfattningen inte kan genereras skickas rapporten inte som en tabell med siffror med en tom yta där orden skulle ha varit. E-postmeddelandet väntar på nästa körning, och posten i appen levereras ändå med huvudsiffrorna, så att ägaren aldrig blir utan fakta.

Via e-post och i appen

E-postmeddelandet innehåller organisationens namn, datumintervall, de fyra huvudsiffrorna, sammanfattningen, de tre åtgärderna och en knapp som leder till analysskärmen. Notisen i appen har datumintervallet som rubrik, sammanfattningen som brödtext och öppnar samma skärm.

Båda är kopplade till organisationen och veckan, så en omkörning av jobbet skapar inte en andra kopia. Det schemalagda jobbet körs på måndagsmorgonen, och samma kodsökväg kan köras vid behov.

Läs den på fem minuter

Jämför de fyra huvudsiffrorna med förra veckans. Läs sedan de tre listorna nerifrån och upp: de mest riskfyllda projekten först, eftersom det är där ett kundsamtal kan behövas; de mest belastade personerna härnäst, eftersom det är där en omfördelning hjälper denna vecka; de långsammaste stegen sist, eftersom det är processfrågor för månaden, inte för morgonen.

De tre föreslagna åtgärderna är en utgångspunkt, var och en kopplad till en siffra. Agera på en, ignorera två, så har rapporten gjort sitt jobb.

• Huvudsiffror: jämför med förra veckan.
• Mest riskfyllda projekt: vem som behöver ett samtal idag.
• Mest belastade personer: vad som ska flyttas denna vecka.
• Långsammaste steg: vad som ska tas upp i processutvärderingen.

Vad den inte är

Rapporten är inte en dashboard du konfigurerar; dess form är fast och den visar samma fem vyer som analysskärmen redan gör. Den är inte en ersättning för att öppna tavlorna; den talar om för dig vilken tavla du ska öppna först. Och den är inte en prognos: varje siffra i den är ett antal, en totalsumma, ett medianvärde eller en sparad riskpoäng, och alla dessa kan du hitta på skärmarna den länkar till.