Teamets belastning och kapacitet: så ser en rättvis vecka ut
En rättvis vecka är en vecka där ingens öppna arbete överstiger deras veckokapacitet. Tasked mäter en persons belastning som de uppskattade minuterna för sina öppna uppgifter, jämnt fördelat när en uppgift har flera ansvariga, mot en veckokapacitet på 2 400 minuter som standard (fem dagar på åtta timmar) eller summan av kapaciteten för de team de tillhör. Belastningsvyn färgar alla som är över den linjen röda.
Belastning är en nivå, genomströmning är en takt
Två siffror beskriver en persons vecka och de får inte läggas ihop. Belastning är hur mycket öppet arbete de har just nu, i minuter. Genomströmning är hur många uppgifter de har slutfört under det tidsfönster du tittar på. Det ena är en nivå, det andra är en takt, och av den anledningen ligger de i separata kolumner under belastningsfliken i analysen.
En person med hög belastning och hög genomströmning har mycket att göra och rör sig framåt. En person med hög belastning och låg genomströmning har kört fast, och det är den raden man bör titta på först på måndag. Att bara läsa en av de två siffrorna döljer skillnaden.
Hur en uppgifts minuter räknas
Varje uppgift kan ha en tidsuppskattning i minuter. Mallarna levereras med uppskattningar på de större uppgifterna, till exempel 480 minuter för att skriva manus och bildmanus i reklamfilmspaketet och 960 för offline-klippningen, och du redigerar dem precis som vilket annat fält som helst.
När en uppgift har en ansvarig är hela den uppskattade tiden den personens belastning. När den har flera delas den uppskattade tiden jämnt mellan dem, och eventuella överblivna minuter går till de första ansvariga i ordningsföljd, så att delarna alltid summeras till den totala uppskattningen. En uppgift utan tidsuppskattning, eller utan ansvarig, bidrar inte alls till någons belastning. Det är ett medvetet val: en uppgift utan tidsuppskattning är osynlig i belastningsvyn tills någon sätter en siffra på den, vilket är det ärligaste stället för glappet att visa sig på.
Samma matematik används av belastningsvyn på en tavla och av den dagliga sammanställningen i analysen, så stapeln som en producent ser på tisdagen och medlemsraden under analysfliken beskriver exakt samma minuter.
Kapacitet: standard och team
En person som inte tillhör något team har en kapacitet på 2 400 minuter i veckan, vilket motsvarar fem dagar på åtta timmar. En organisation som aldrig skapar ett team ser exakt detta för alla.
Ett team är ett namn, en lista med personer och en veckokapacitet i minuter. Det innehåller inget annat: inget arbetsflöde, inga roller, inga aviseringsregler. En person i ett team får det teamets kapacitet. En person i två team får summan av båda, vilket är hur du representerar någon som arbetar en del av veckan med efterproduktion och en del i studion.
Teamhantering är under utveckling i skrivande stund och är på väg att lanseras. Belastningsvyn läser redan av teamkapacitet när det finns team, och faller tillbaka på standardvärdet när det inte gör det.
Belastningsvyn på en tavla
Belastning är en av de sparade vytyperna, vid sidan av tavla, lista, tabell, tidslinje och kalender. Den ritar en stapel per ansvarig: öppna minuter som en andel av den personens kapacitet. Stapeln är spärrad vid 100 procent, så någon på 130 procent fyller stapeln och färgas röd i stället för att spilla utanför rutan.
Otilldelat arbete har en egen rad längst ner, så vyn visar också hur många minuter som ännu inte ligger på någons bord. Att flytta en uppgift mellan personer ändrar staplarna direkt, eftersom vyn läser av tavlan i realtid i stället för en ögonblicksbild.
Belastningsfliken i analysen
Belastningsfliken läser av den dagliga sammanställningen i stället för den aktiva tavlan och visar, per medlem, den senaste belastningsnivån, antal öppna uppgifter, antal försenade uppgifter, antal slutförda uppgifter under tidsfönstret och hur många dagar som mättes. Medlemmarna sorteras efter belastning, med den tyngsta först.
De tre mest belastade personerna från denna flik visas också i ägarrapporten på måndagar, med sin belastning i minuter, så en överbelastad vecka är synlig även för någon som aldrig öppnar analysskärmen.
Så ser en rättvis vecka ut i praktiken
En rättvis vecka är inte en jämlik vecka. En senior klippare med en kapacitet på 2 400 minuter och 2 300 minuter av öppet arbete ligger på 96 procent; en färgkorrigerare på deltid i ett team med 1 200 minuter som har 1 300 minuter ligger på 108 procent och är den som behöver hjälp. Vyn visar förhållandet, inte de råa minuterna, av just den anledningen.
Hävstången är tidsuppskattningen. Om staplarna ser fel ut är det uppskattningarna som är felaktiga snarare än tilldelningarna. Korrigera siffrorna på de tre eller fyra största uppgifterna så brukar bilden rätta till sig själv.
- Titta på belastning och genomströmning tillsammans; hög belastning med låg genomströmning är raden som har kört fast.
- Sätt tidsuppskattningar på de stora uppgifterna först; en uppgift utan uppskattning väger ingenting.
- Ställ in teamkapacitet för deltidsarbetare så att förhållandet blir rättvisande.
- Håll koll på den otilldelade raden: minuter som ingen äger är veckans dolda belastning.
Vanliga frågor
- Vad räknas som en persons belastning?
- De uppskattade minuterna för ens öppna uppgifter. En uppgift med flera ansvariga delas jämnt; en uppgift utan tidsuppskattning bidrar inte med någonting.
- Vad är standard för veckokapacitet?
- 2 400 minuter, vilket motsvarar fem dagar på åtta timmar. En person i ett eller flera team får i stället summan av de teamens kapacitet.
- Spårar belastningsvyn faktiskt nedlagd tid?
- Nej. Den jämför uppskattade öppna minuter med kapacitet. Nedlagda timmar registreras på annat håll, som tidrapporterade poster mot ett arbetsobjekt, och en projektsumma placerar dem bredvid uppskattningarna.
- Varifrån kommer belastningssiffran i veckorapporten?
- Från samma dagliga sammanställning som fliken för belastning läser. Rapporten listar de tre mest belastade medlemmarna med deras belastning i minuter.
- Kan en person vara med i två team?
- Ja. Deras kapacitet är summan av båda teamens veckokapaciteter.