Hitta flaskhalsen: mediantid i steg
Flaskhalsen i ett arbetsflöde är det steg som har den längsta mediantiden, mätt från det ögonblick uppgifter går in i det till det ögonblick de lämnar det. Tasked registrerar det intervallet för varje uppgift och varje steg, grupperar det efter stegnamn över alla dina projekt och visar medianen inom det fönster du väljer. Det tillskriver inte hela arbetets tid till det steg som uppgiften råkade befinna sig i när den blev klar.
Det felaktiga talet, och varför det ser rätt ut
Det enkla sättet att mäta ett steg är att ta varje slutförd uppgift, titta på vilket steg den befann sig i när den blev klar, och tillskriva hela uppgiftens varaktighet till det steget. Siffran blir hög, den är lätt att sortera, och den är felaktig: den visar att det sista steget är långsamt eftersom alla uppgifter blir klara där. Ett arbete som låg och väntade på ett manus i två veckor och sedan låg en timme i Leverans räknas som en långsam Leverans.
Taskeds eget första flaskhalstal fungerade på det här sättet, och produktens plan pekar ut det som det första som måste åtgärdas innan man kan lita på något annat i analyserna. Lösningen är inte en bättre formel för samma data. Det handlar om helt andra data.
Vad ett intervall är
Varje gång en uppgift går in i ett steg öppnar Tasked ett intervall med uppgiften, projektet, steget och tidpunkten för inträdet. Varje gång uppgiften lämnar steget stängs det intervallet och nästa öppnas. Skrivningen sker i samma transaktion som flytten, så det finns ingen genomsökning som kan hamna på efterkälken och ingen flytt utan sitt intervall.
En uppgift som skickas tillbaka till det steg den redan befinner sig i påbörjar ett nytt intervall; en självövergång är en faktisk flytt. En uppgift som fortfarande är i ett steg har ett öppet intervall, och mätvärdet räknar det fram till tidpunkten för sökningen. Både slutfört arbete och arbete som har kört fast räknas in i siffran.
Intervallet kommer också ihåg de SLA-timmar som gällde när det öppnades. Att ändra ett SLA i efterhand ändrar inte vad som hände under det gamla.
Varför medianen och inte medelvärdet
En enda uppgift som väntade i tre veckor på en kund flyttar ett medelvärde med flera dagar, men påverkar inte medianen alls. Medianen är den tid i ett steg som en typisk uppgift faktiskt upplevde, och det är även den siffra som riskpoängen använder för att uppskatta återstående arbete. Att använda samma statistik på båda ställena innebär att flaskhalsen du ser och risken du varnas för kommer från en och samma vy av samma historik.
API-fältet som innehåller siffran är fortfarande namngivet som ett medelvärde för kompatibilitet med äldre klienter; värdet i det är medianen.
Vad flaskhalsvyn visar
För varje stegnamn som hade minst ett intervall som berörde tidsfönstret visar vyn medianantalet minuter i steget, antalet uppgifter som lämnade steget inom fönstret, hur många som är öppna i det nu och hur många unika dagar som haft aktivitet. För godkännandesteg summeras även de minuter som tillbringats med att vänta på en kund. Stegen sorteras med det långsammaste först.
Minuterna klipps av efter tidsfönstret. En uppgift som gick in i ett steg före fönstret och lämnade det under fönstret bidrar endast med den del som faller inom ramen, så en 30-dagarsvy är en 30-dagarsvy även för arbete som påbörjades tidigare.
- Medianantal minuter i steg, från intervall.
- Genomströmning: intervall som stängdes inom fönstret.
- Antal öppna: intervall som fortfarande pågår.
- Uppmätta dagar, så att ett steg med en enda hektisk dag inte misstas för en trend.
- Väntar på kund, endast för godkännandesteg.
Att läsa av det över several projekt
Varje projekt har sin egen kopia av arbetsflödet, så Kundgranskning i projekt A och Kundgranskning i projekt B är två olika stegrader. Flaskhalsvyn grupperar efter stegnyckel, det namn som mallen gav det, så de två raderna blir en enda rad. Det är det som förvandlar tjugo tavlor till ett enda svar om din process, i stället för tjugo svar om dina projekt.
Om två mallar använder samma nyckel för steg som betyder olika saker kommer de att dela rad. Håll nycklarna korrekta i mallarna så förblir vyn korrekt.
Från flaskhals till lösning
Ett långsamt steg beror antingen på resursbrist, att det är otydligt definierat eller att man väntar på någon utanför teamet. Fliken för belastning visar det förstnämnda, den totala tiden för väntan på kund visar det sistnämnda, och processrevisionen visar det andra: den jämför medianen du just läste av med de SLA-timmar du har angett för det steget, räknar överträdelserna och föreslår en korrigering som den har simulerat utifrån din senaste historik.
Ordningen spelar roll. Läs av medianen först, och avgör sedan om det är ditt SLA eller själva arbetet det är fel på.
Vanliga frågor
- Varför är tiden i ett steg en median och inte ett genomsnitt?
- Eftersom ett enda extremvärde kan flytta ett genomsnitt med flera dagar. Medianen är vad en typisk uppgift faktiskt upplevde, och det är samma statistik som riskpoängen använder för att uppskatta återstående arbete.
- Räknas en uppgift som fortfarande befinner sig i ett steg?
- Ja. Dess öppna intervall räknas fram till tidpunkten för sökningen, så arbete som har kört fast visas i siffran i stället för att döljas tills det är klart.
- Varför visas ett steg bara en gång när jag har tjugo projekt?
- Intervall grupperas efter stegnyckeln från mallen, inte efter stegraden för varje enskilt projekt, så samma steg över alla projekt visas på en och samma rad.
- Vilket tidsfönster använder vyn?
- Det fönster du väljer på analysskärmen. Minuter klipps efter det, så att bara den del av ett intervall som ligger inom fönstret räknas.