När din processdefinition är fel
Din processdefinition är fel när den SLA du har angett för ett steg inte matchar den tid som uppgifter faktiskt tillbringar där. Taskeds processrevision mäter mediantiden för varje steg utifrån registrerade intervall, räknar överträdelser mot den SLA du har angett, föreslår en korrigering, simulerar den över de senaste 30 dagarna och tillämpar ingenting förrän du godkänner. Godkännandet ändrar mallen; de aktiva tavlorna erbjuds separat, en efter en.
Resultatet
Revisionen läser av de registrerade intervallen för varje steg i organisationen. För varje steg rapporterar den hur många intervall den mätte, mediantiden i minuter för steget, SLA-timmarna för det steget och hur många intervall som varade längre än dessa timmar. Stegen listas med de långsammaste först, så det första resultatet är det som betyder mest.
Resultatet formuleras i klartext i förslaget: steget tog så här många minuter i median och överskred tiden så här många gånger. Det finns inget betyg att tolka; varje siffra i meningen är ett antal eller ett medianvärde för rader som du kan öppna.
Förslaget
För ett steg med en SLA är förslaget att flytta dessa timmar till det steg som revisionen anger. För ett steg helt utan SLA är förslaget att mäta det innan man anger en, eftersom ett värde som sätts utan historik är precis vad den här funktionen är till för att upptäcka.
Förslaget sparas som en förslagsrad, likt en automatisering som kompilerats från en mening: beskrivet i klartext, simulerat och inaktivt tills en person godkänner det. Att ta fram förslaget kostar ingenting och anropar ingen modell; det är ren aritmetik över intervall.
Simuleringen
Innan du bestämmer dig kör revisionen den föreslagna regeln över de senaste 30 dagarna och rapporterar vad som skulle ha hänt. Den räknar överträdelser under den nuvarande regeln och överträdelser under den föreslagna, och delar upp skillnaden i tre siffror: sanna positiva, de överträdelser båda reglerna fångar upp; falska positiva, de som den föreslagna regeln skulle lägga till; och falska negativa, de som den skulle sluta fånga upp.
Det är den meningen som planen för den här funktionen skrevs utifrån: så här många verkliga överträdelser upptäckta i stället för så här många falsklarm. Om den föreslagna regeln fångar upp färre verkliga problem än den tar bort falska, kan du se det innan den rör någonting.
- Överträdelser före: under gällande SLA.
- Överträdelser efter: under den föreslagna placeringen.
- Sanna positiva, falska positiva, falska negativa: skillnaden, namngiven.
Godkännande uppdaterar mallen, och endast mallen
När du godkänner skrivs de korrigerade SLA-timmarna in på det angivna steget i dina mallar för arbetsflöden, och sammanfattningen visar hur många mallar som påverkades. Från och med det ögonblicket startar varje nytt projekt av den typen med de korrigerade timmarna. Ingenting på en aktiv tavla ändras, och sammanfattningen anger detta uttryckligen.
Detta är den säkra, reversibla halvan. En ändring i en mall påverkar projekt som ännu inte existerar; den kan inte göra så att en uppgift som var i tid igår blir försenad idag.
Aktiva tavlor, en i taget, reviderade
Efter godkännande listar granskningsskärmen de pågående projekten vars aktiva steg fortfarande har kvar de gamla timmarna, tillsammans med projektets namn, nuvarande och föreslagna timmar samt antalet öppna uppgifter i det steget. Du väljer vilka som ska uppdateras. Att uppdatera ett steg uppdaterar det projektets steg och skapar en revisionshändelse; att inte uppdatera något är också ett giltigt alternativ.
Skrivningen till ett aktivt steg är begränsad: den ändrar SLA-timmar, namn, färg eller roller, och tillåter inte att ett stegs nyckel eller typ ändras så länge det finns uppgifter i det, eftersom en ändring av ett stegs typ under en pågående uppgift ändrar om ett godkännande krävs.
Historiken skrivs inte om. Varje registrerat intervall behåller de SLA-timmar som gällde när det påbörjades, så en revision som körs nästa månad rapporterar fortfarande förra månaden enligt förra månadens regler.
Varför det inte sker automatiskt överallt
Den uppenbara designen är ett enda klick som korrigerar mallen och varje aktiv tavla. Det är fel, och beslutshistoriken för den här funktionen förklarar varför: att ändra en SLA på en aktiv tavla omdefinierar vad produkten redan har kommunicerat. En uppgift som var inom sina 48 timmar blir plötsligt försenad, en eskalering som aldrig utlöstes ser ut som om den borde ha gjort det, och a kund som fick veta att projektet löpte på enligt plan har fått information som produkten nu motsäger.
Därför sker spridningen manuellt och är valbar per projekt, med en egen revisionsrad för varje. En organisation som vill att dess aktiva tavlor automatiskt ska hållas i fas med mallen kan inte få det som en inställning, och det beslutet är avsiktligt.
Vanliga frågor
- Ändrar processrevisionen någonting på egen hand?
- Nej. Den tar fram ett förslag med en simulering. Mallen ändras först när du godkänner, och aktiva tavlor ändras bara om du väljer dem en och en efteråt.
- Vad jämför simuleringen?
- Överträdelser under nuvarande SLA mot överträdelser under den föreslagna under de senaste 30 dagarna, uppdelat i sanna positiva, falska positiva och falska negativa.
- Vad händer med ett steg som saknar SLA?
- Förslaget är att mäta det innan en SLA anges. Revisionen rapporterar dess medianvärde och antal stickprov så att det värde du anger senare har en grund.
- Kommer ett godkännande av förslaget att skriva om tidigare överträdelser?
- Nej. Intervallen behåller den SLA som gällde när de påbörjades, och godkännandet redigerar endast mallen. En aktiv tavla ändras bara om du väljer att uppdatera den.
- Kan jag tillämpa korrigeringen på vissa projekt och inte på andra?
- Ja. Granskningsskärmen listar varje pågående projekt med dess antal öppna uppgifter på det berörda steget, och du uppdaterar dem individuellt.