Kundgodkännande utan tjugo mejl

Varför tråden växer till tjugo mejl

Ett godkännande via mejl misslyckas i en förutsägbar ordning. Det första meddelandet innehåller en nedladdningslänk till en stor fil. Det andra frågar vilken version som är aktuell. Det tredje har anteckningar med manuellt inskrivna minuter och sekunder. Runt meddelande tolv läggs en kollega till kunden till som kopia och svarar på en äldre version. Ingen kan i efterhand säga vem som godkände vad, och studion upptäcker att de är på korrekturrunda tre av de två de gav offert på när de förbereder fakturan.

Inget av det beror på slarv. Det är en kanal som inte har någon aning om versioner, beslut eller deadlines. I Tasked går kunden in genom en ingång, ser en sak, säger ett av två ord, och allt efter det registreras och rör sig av sig självt. De sex delarna som länkas från den här sidan täcker var och en en del av det.

En ingång istället för inloggning

En kund i Tasked skapar aldrig ett konto. Studion skapar en ingång åt dem, av fyra slag: en kod som kunden skriver in, en länk med en egen token, ett telefonnummer som tar emot en engångskod via SMS, eller en mejladress som tar emot en. En länk eller en kod kan dessutom kräva engångskoden: sex siffror, fem minuter, fem försök.

En ingång löper ut efter 30 dagar om inte studion anger ett annat antal, upp till 365 dagar, eller uttryckligen väljer att den inte ska löpa ut. Återkallande träder i kraft omedelbart. Inloggningsuppgifterna lagras endast som en hash; det finns ingen knapp för att visa dem igen, och en förlorad kod innebär en ny ingång.

Varje ingång har fem reglage: visa, kommentera, godkänn, ladda upp och ladda ner. En ny ingång är endast för visning, och sidan visar aldrig en knapp som ingången inte kan använda. Vem som får godkänna och hur portalen vet det förklarar reglagen och ingångens omfattning.

Titta på klippningen och peka på en sekund

Kunden tittar på en visningskopia i webbläsaren, på en telefon eller dator, utan att behöva installera något. Masterfilen skickas aldrig via förhandsvisningen; att ladda ner den kräver en separat behörighet. Tills visningskopian är klar förklarar sidan varför: laddas fortfarande, skapas fortfarande, eller hålls kvar eftersom skanningen av skadlig kod inte har godkänt filen.

En anteckning kan fästas vid spelhuvudet. Den lagras som millisekunder, visas som timmar, minuter och sekunder bredvid texten, och genom att klicka på den spolas spelaren till det ögonblicket. I studions uppgiftstråd visas samma anteckning med sin tidsangivelse framför sig. Kunden markerar en sekund; frame-exakta markeringar med källans bildhastighet, ritande på stillbilder och PDF:er, samt att göra om en kommentar till en uppgift med en ansvarig och en deadline hör hemma i studions granskningsrum.

Kunden ser bara det som har skickats till dem. Steg slås samman till sex enkla ord - mottaget, pågår, väntar på dig, korrigeras, levererat, vilande - så att en kund aldrig ser studions interna stegnamn.

Beslutet, och vad det flyttar

Från portalen kan en kund godkänna eller begära ändringar. En begäran om ändring måste ange vad som ska ändras; sidan nekar en tom begäran innan den skickas, eftersom en begäran som ingen kan agera på bara innebär ännu en vända. Anteckningen kan vara upp till 4 000 tecken.

Beslutet skrivs som en beslutsrad markerad som att den kommer från portalen, utan användar-ID, så att studions flöde alltid kan skilja en kunds godkännande från ett som en producent har lagt in å deras vägnar. Arbetsflödesmotorn flyttar uppgiften till nästa steg enligt tavlans egna regler, studions medarbetare får en notis som anger klippningen och beslutet, och om uppgiften har ett öppet granskningsrum nås även rummet av beslutet.

Om tavlans regler nekar flytten - ett villkor för utgångsövergången, ett steg som inte längre accepterar den - får kunden veta att studion behöver titta på detta och har blivit meddelad, och studion ser det i sitt flöde. Det är upp till studion att åtgärda tavlan.

När kunden blir tyst

De flesta godkännanden får aldrig en deadline inskriven; en producent skickar en klippning och ingen anger en deadline. Så godkännandets SLA är en klocka som startar när godkännandet öppnas. Standardmålet är 72 timmar, med en varning 12 timmar före, och ett jobb kontrollerar alla väntande godkännanden var 15:e minut.

När målet har passerats går påminnelsen till den som godkännandet väntar på. För ett kundvänt godkännande är det kundens ingång med godkännandebehörighet, via mejl och SMS om ingången har ett telefonnummer, som pekar tillbaka på portalen och anger hur många dagar det har väntat. Inga inloggningsuppgifter skickas på nytt. Ett godkännande påminns som mest en gång var tolfte timme, och högst 50 godkännanden per studio puffas per körning.

En inskriven deadline vinner alltid över standardmålet, och ett separat jobb var femte minut påminner om godkännanden vars deadline har passerat eller infaller inom nästa timme. Godkännandets SLA och vad som händer när det passeras styrs av båda klockorna.

Överenskomna rundor, använda rundor

Ett projekt har det antal korrekturrundor som överenskommits med kunden: 2 som standard, 0 om inget ingår, upp till 50. Produkten räknar de rundor som faktiskt används, där en runda är en granskning av en version som kom tillbaka med krav på mer arbete. Ett vanligt godkännande är inte en runda.

När använda rundor överskrider de överenskomna visar tavlan hur många rundor som är debiterbara, en revisionsrad skrivs för varje extra runda och en händelse utlöses så att en automatisering kan meddela producenten och mejla kunden. Tasked debiterar ingen för den extra rundan; det gör studion på sin egen faktura, med ett underlag att hänvisa till. Överenskomna korrekturrundor kontra vad som faktiskt händer förklarar varför antalet härleds snarare än lagras.

Vad som finns kvar efteråt

Varje steg ovan skriver till en revisionslogg som inte kan uppdateras eller raderas i något sammanhang. En beslutsrad anger godkänt eller begärda ändringar, tillsammans med kommentaren; en portalrad anger ingången, sessionen och korrekturrundan; sessionen innehåller IP-adress och webbläsare. Studions sida visar, per ingång, när den först öppnades, senast sågs, unika enheter och registrerade godkännanden.

När en arbetsyta raderas exporteras data, markeras som raderad och förstörs efter 30 dagar, och revisionshistoriken överlever rensad på identifierande uppgifter. "Vad ett godkännandeunderlag är värt" går igenom historiken, och "En kundportal utan konto" täcker ingången från kundens sida.

Kunder är inte platser och är gratis på alla planer. Tasked erbjuder en gratis provperiod, Starter för 29 $ i månaden, Professional för 99 $ och Business för 249 $, prissatt utifrån studions arbete snarare än personerna som tittar på det.