Validation client sans vingt e-mails

Pourquoi les échanges s'étirent sur vingt e-mails

Une validation par e-mail échoue toujours de la même manière. Le premier message contient un lien de téléchargement pour un fichier volumineux. Le deuxième demande quelle version est la bonne. Le troisième contient des notes saisies manuellement avec des minutes et des secondes. Vers le douzième message, un collègue du client est ajouté en copie et répond sur une ancienne version. Plus tard, personne ne peut dire qui a validé quoi, et le studio se rend compte qu'il en est au troisième cycle de révision sur les deux prévus au devis au moment de préparer la facture.

Rien de tout cela n'est de la négligence. C'est simplement qu'un e-mail n'a aucune notion de version, de décision ou de date limite. Dans Tasked, le client passe par un seul accès, voit une seule chose, choisit l'une des deux options, et tout ce qui suit est enregistré et s'enchaîne automatiquement. Les six sections liées depuis cette page couvrent chacune une partie de ce processus.

Un seul accès plutôt qu'une connexion

Un client dans Tasked ne crée jamais de compte. Le studio lui génère un accès parmi quatre types : un code à saisir, un lien contenant son propre jeton, un numéro de téléphone qui reçoit un code à usage unique par SMS, ou une adresse e-mail qui en reçoit un. Un lien ou un code peut également exiger ce code à usage unique : six chiffres, de cinq minutes, cinq tentatives.

Un accès expire après 30 jours, à moins que le studio ne définisse une autre durée, jusqu'à 365 jours, ou ne choisisse explicitement de ne pas définir d'expiration. La révocation prend effet immédiatement. L'identifiant est stocké uniquement sous forme de hash ; il n'y a aucun bouton pour l'afficher à nouveau, et la perte d'un code nécessite la création d'un nouvel accès.

Chaque accès dispose de cinq options : afficher, commenter, valider, téléverser et télécharger. Un nouvel accès est en lecture seule, et la page n'affiche jamais de bouton que l'accès ne permet pas d'utiliser. La section décrivant qui peut valider et comment le portail le sait détaille ces options et la portée d'un accès.

Visionner le cut et cibler une seconde précise

Le client visionne un aperçu dans son navigateur, sur mobile ou sur ordinateur, sans rien avoir à installer. Le fichier master n'est jamais diffusé via le flux d'aperçu ; son téléchargement requiert une autorisation distincte. Tant que l'aperçu n'est pas prêt, la page en indique la raison : chargement en cours, génération en cours, ou en attente de la validation de l'analyse antivirus.

Un commentaire peut être épinglé à la tête de lecture. Il est enregistré en millisecondes, affiché au format heures, minutes et secondes à côté du texte, et un clic dessus permet de positionner le lecteur à ce moment précis. Dans le fil de la tâche du studio, ce même commentaire apparaît précédé de son timecode. Le client cible une seconde précise ; les annotations à la frame près à la fréquence d'images source, le dessin sur les stills et les PDF, ainsi que la conversion d'un commentaire en tâche avec un responsable et une date d'échéance relèvent de la salle de review du studio.

Le client ne voit que ce qui lui a été envoyé. Les étapes sont simplifiées en six termes clairs - réception, en cours, en attente de votre retour, en révision, livré, en pause - afin qu'un client ne voie jamais les noms des étapes internes du studio.

La décision, et ce qu'elle fait évoluer

Depuis le portail, un client peut valider ou demander des modifications. Une demande de modification doit obligatoirement préciser ce qui doit changer ; la page refuse l'envoi d'une demande vide, car une demande inexploitable ne ferait qu'entraîner un aller-retour inutile de plus. Le commentaire peut contenir jusqu'à 4 000 caractères.

La décision est enregistrée sous forme de ligne de décision marquée comme provenant du portail, sans identifiant d'utilisateur, de sorte que le flux du studio peut toujours distinguer la validation d'un client de celle saisie par un producteur en son nom. Le moteur de workflow déplace la tâche à l'étape suivante selon les règles propres au tableau, l'équipe du studio reçoit une notification indiquant le cut et le verdict, et si la tâche dispose d'une salle de review ouverte, celle-ci reçoit également le verdict.

Si les règles du tableau bloquent le déplacement - une condition sur la transition de sortie, une étape qui ne l'accepte plus - le client est informé que le studio doit examiner la situation et a été notifié, et le studio le voit dans son flux. C'est au studio de corriger le tableau.

Quand le client ne répond plus

La plupart des validations ne reçoivent jamais de date d'échéance explicite ; un producteur envoie un cut et personne ne définit de date limite. Le SLA de validation est donc un chronomètre qui se déclenche dès l'ouverture de la validation. L'objectif par défaut est de 72 heures, avec une alerte 12 heures avant l'échéance, et une tâche automatisée vérifie toutes les validations en attente toutes les 15 minutes.

Une fois l'échéance dépassée, le rappel est envoyé à la personne dont la validation est attendue. Pour une validation côté client, il s'agit de l'accès du client disposant de l'autorisation de valider, par e-mail et par SMS si l'accès est associé à un numéro de téléphone, le redirigeant vers le portail et lui indiquant depuis combien de jours la validation est en attente. Aucun identifiant n'est renvoyé. Un rappel de validation est envoyé au maximum une fois toutes les 12 heures, et un maximum de 50 validations par studio sont relancées à chaque exécution.

Une date d'échéance saisie manuellement l'emporte toujours sur l'objectif par défaut, et une tâche distincte exécutée toutes les cinq minutes rappelle les validations dont la date d'échéance est arrivée ou intervient dans l'heure qui suit. Le SLA de validation et les actions consécutives à son dépassement s'appuient sur ces deux chronomètres.

Cycles convenus, cycles consommés

Un projet comporte le nombre de cycles de révision convenu avec le client : 2 par défaut, 0 si rien n'est inclus, et jusqu'à 50. Le produit comptabilise les cycles réellement consommés, sachant qu'un cycle correspond à une review d'une version qui a fait l'objet d'une demande de modifications. Une simple validation ne constitue pas un cycle.

Lorsque le nombre de cycles consommés dépasse le nombre convenu, le tableau indique combien de cycles sont facturables, une ligne d'audit est enregistrée pour chaque cycle supplémentaire, et un événement se déclenche pour qu'une automatisation puisse en informer le producteur et envoyer un e-mail au client. Tasked ne facture rien pour ces cycles supplémentaires ; c'est le studio qui le fait, sur sa propre facture, preuves à l'appui. La section comparant les cycles de révision convenus à la réalité explique pourquoi ce décompte est calculé dynamiquement plutôt que stocké de manière figée.

Ce qu'il reste après

Chaque étape ci-dessus est consignée dans un journal d'audit qui ne peut être ni modifié ni supprimé, quel que soit le niveau d'accès. Une ligne de décision indique si le cut est validé ou si des modifications sont demandées, accompagnée du commentaire ; une ligne de portail précise l'accès, la session et le cycle de révision ; la session enregistre l'adresse IP et le navigateur. Côté studio, s'affichent pour chaque accès : la première ouverture, la dernière activité, les différents appareils utilisés et les validations enregistrées.

Lorsqu'un espace de travail est supprimé, les données sont exportées, marquées comme supprimées, puis détruites après 30 jours, tandis que la piste d'audit est conservée après anonymisation des données d'identification. L'article décrivant la valeur d'un enregistrement de validation détaille ce document, tandis que l'article sur le portail client sans compte présente l'accès du côté du client.

Les clients ne comptent pas comme des places et sont gratuits pour tous les forfaits. Tasked propose un essai gratuit, puis les forfaits Starter à 29 $ par mois, Professional à 99 $ et Business à 249 $, avec un tarif basé sur le volume de travail du studio plutôt que sur le nombre de personnes qui le consultent.