Asiakkaan hyväksyntä ilman kahtakymmentä sähköpostia

Miksi sähköpostiketju paisuu kahteenkymmeneen viestiin

Sähköpostitse tehty hyväksyntä epäonnistuu ennustettavassa järjestyksessä. Ensimmäinen viesti sisältää latauslinkin suureen tiedostoon. Toisessa kysytään, mikä versio on uusin. Kolmannessa on käsin minuutteina ja sekunteina kirjoitettuja kommentteja. Noin kahdennentoista viestin kohdalla asiakkaan kollega lisätään vastaanottajaksi, ja hän vastaa vanhaan versioon. Jälkikäteen kukaan ei osaa sanoa, kuka hyväksyi ja mitä, ja laskua valmistellessaan studio huomaa olevansa kolmannella korjauskierroksella kahdesta tarjotusta.

Kyse ei ole huolimattomuudesta. Sähköposti on vain kanava, jolla ei ole käsitystä versioista, päätöksistä tai määräajoista. Tasked-palvelussa asiakas astuu sisään yhdestä pääsystä, näkee yhden asian, sanoo toisen kahdesta sanasta, ja kaikki sen jälkeen tallentuu ja etenee itsestään. Tältä sivulta linkitetyt kuusi osiota kattavat kukin yhden osan tästä.

Yksi pääsy kirjautumisen sijaan

Asiakas ei koskaan luo tiliä Tasked-palveluun. Studio luo hänelle pääsyn, joita on neljää eri tyyppiä: asiakkaan kirjoittama koodi, oman tunnisteensa sisältävä linkki, puhelinnumero, johon lähetetään kertakäyttökoodi SMS-viestillä, tai sähköpostiosoite, johon lähetetään sellainen. Linkki tai koodi voi lisäksi vaatia kertakäyttökoodin: kuusi numeroa, viisi minuuttia, viisi yritystä.

Pääsy vanhenee 30 päivän kuluttua, ellei studio määritä muuta aikaa (jopa 365 päivää) tai valitse erikseen, ettei se vanhene koskaan. Pääsyn peruminen astuu voimaan välittömästi. Tunnistetiedot tallennetaan vain tiivisteenä (hash); niitä ei voi näyttää uudelleen painikkeesta, ja kadonnut koodi tarkoittaa uutta pääsyä.

Jokaiseen pääsyyn liittyy viisi valintaa: katselu, kommentointi, hyväksyntä, lataus palveluun ja lataus palvelusta. Uusi pääsy on vain katselua varten, eikä sivulla koskaan näytetä painiketta, jota kyseisellä pääsyllä ei voi käyttää. Artikkelimme siitä, kuka saa hyväksyä ja miten portaali tietää sen, selittää nämä valinnat ja pääsyn laajuuden.

Leikkausversion katselu ja sekunnin osoittaminen

Asiakas katsoo esikatseluversiota selaimessa, puhelimella tai tietokoneella, ilman asennettavia ohjelmia. Master-tiedostoa ei koskaan tarjota esikatselussa; sen lataaminen on erillinen oikeus. Ennen kuin esikatselu on valmis, sivu kertoo syyn: ladataan edelleen, luodaan edelleen tai odottaa haittaohjelmatarkistuksen valmistumista.

Kommentin voi kiinnittää toistokohtaan. Se tallennetaan millisekunteina, näytetään tunteina, minuutteina ja sekunteina tekstin vieressä, ja sen klikkaaminen siirtää soittimen kyseiseen hetkeen. Studion tehtäväketjussa sama kommentti näkyy aikaleimalla varustettuna. Asiakas merkitsee sekunnin; ruuduntarkat merkinnät alkuperäisellä ruudunpäivitysnopeudella, piirtäminen still-kuviin ja PDF-tiedostoihin sekä kommentin muuttaminen tehtäväksi vastuuhenkilöineen ja määräpäivineen kuuluvat studion katselmointitilaan.

Asiakas näkee vain sen, mikä hänelle on lähetetty. Vaiheet tiivistyvät kuuteen selkeään sanaan - vastaanotettu, työn alla, odottaa sinua, korjattavana, toimitettu, odottaa - joten asiakas ei koskaan näe studion sisäisiä vaiheiden nimiä.

Päätös ja mitä se siirtää

Portaalista asiakas voi hyväksyä tai pyytää muutoksia. Muutospyynnössä on kerrottava, mitä pitää muuttaa; sivu ei salli tyhjän pyynnön lähettämistä, sillä pyyntö, jolle kukaan ei voi tehdä mitään, tietää vain ylimääräistä edestakaista viestittelyä. Kommentti voi olla enintään 4 000 merkkiä pitkä.

Päätös kirjataan portaalista tulleeksi päätösriviksi ilman käyttäjätunnusta, jotta studion syöte erottaa aina asiakkaan oman hyväksynnän tuottajan hänen puolestaan tekemästä. Työnkulkumoottori siirtää tehtävän seuraavaan vaiheeseen taulun omien sääntöjen mukaan, studion väki saa ilmoituksen, jossa mainitaan leikkausversio ja päätös, ja jos tehtävälle on auki katselmointitila, myös tila saa tiedon päätöksestä.

Jos taulun säännöt estävät siirron - esimerkiksi poistumissiirtymän ehdon tai vaiheen vuoksi, joka ei enää ota sitä vastaan - asiakkaalle kerrotaan, että studion on tarkistettava tilanne ja että sille on ilmoitettu asiasta, ja studio näkee tämän syötteessään. Taulun korjaaminen on studion vastuulla.

Kun asiakas hiljenee

Useimmille hyväksynnöille ei koskaan kirjoiteta määräpäivää; tuottaja lähettää leikkausversion eikä kukaan aseta takarajaa. Siksi hyväksyntä-SLA on kello, joka käynnistyy, kun hyväksyntä avautuu. Oletustavoite on 72 tuntia, ja varoitus annetaan 12 tuntia ennen sitä. Järjestelmä tarkistaa jokaisen odottavan hyväksynnän 15 minuutin välein.

Kun tavoiteaika ylittyy, muistutus lähetetään sille, jolta hyväksyntää odotetaan. Asiakkaalle suunnatussa hyväksynnässä tämä on asiakkaan pääsy hyväksyntäoikeudella sähköpostitse ja SMS-viestillä, jos pääsyyn on liitetty puhelinnumero, ja se ohjaa takaisin portaaliin kertoen, kuinka monta päivää hyväksyntää on odotettu. Kirjautumistietoja ei lähetetä uudelleen. Hyväksynnästä muistutetaan enintään kerran 12 tunnissa, ja enintään 50 hyväksyntää per studio saa muistutuksen ajokertaa kohden.

Kirjoitettu määräpäivä ohittaa aina oletustavoitteen, ja erillinen ajo viiden minuutin välein muistuttaa hyväksynnöistä, joiden määräpäivä on koittanut tai koittaa seuraavan tunnin aikana. Hyväksyntä-SLA ja sen ylittymisen seuraukset toimivat molempien kellojen mukaan.

Sovitut kierrokset, käytetyt kierrokset

Projekti sisältää asiakkaan kanssa sovittujen korjauskierrosten määrän: oletuksena 2, 0 jos mitään ei sisälly, ja enintään 50. Tuote laskee todellisuudessa käytetyt kierrokset, joissa yksi kierros on yhden version yksi katselmointi, joka palautui vaatien lisätyötä. Pelkkä hyväksyntä ei ole korjauskierros.

Kun käytetyt kierrokset ylittävät sovitut, taulu näyttää, kuinka monta kierrosta on laskutettavia, jokaisesta ylimääräisestä kierroksesta kirjataan tarkastusrivi ja tapahtuma käynnistyy, jotta automaatio voi ilmoittaa tuottajalle ja lähettää sähköpostia asiakkaalle. Tasked ei veloita ketään ylimääräisestä kierroksesta; studio tekee sen omalla laskullaan, johon on esittää todiste. Artikkeli sovituista korjauskierroksista suhteessa todellisuuteen selittää, miksi määrä johdetaan eikä tallenneta suoraan.

Mitä jäljelle jää

Jokainen yllä oleva vaihe kirjautuu tarkastuslokiin, jota ei voi muokata tai poistaa millään tasolla. Päätösrivi kertoo hyväksynnästä tai muutospyynnöstä kommentteineen; portaalirivi nimeää pääsyn, istunnon ja katselmointikierroksen; istunto sisältää IP-osoitteen ja selaimen. Studion puolella näkyy pääsykohtaisesti ensimmäinen avauskerta, viimeisin havainto, eri laitteet ja kirjatut hyväksynnät.

Kun työtila poistetaan, tiedot viedään, merkitään poistetuiksi ja tuhotaan 30 päivän kuluttua, ja tarkastusloki säilyy ilman tunnistetietoja. Artikkeli hyväksyntälokin arvosta käy läpi lokitiedot, ja Asiakasportaali ilman tiliä käsittelee pääsyä asiakkaan näkökulmasta.

Asiakkaat eivät ole käyttäjäpaikkoja ja ovat ilmaisia kaikissa paketeissa. Tasked tarjoaa ilmaisen kokeilujakson, Starter-paketin hintaan 29 $ kuukaudessa, Professional-paketin hintaan 99 $ ja Business-paketin hintaan 249 $. Hinnoittelu perustuu studion työhön eikä sitä katsoviin ihmisiin.