Överenskomna korrekturrundor mot vad som faktiskt händer
I Tasked har ett projekt det antal korrekturrundor som överenskommits med kunden - som standard 2, allt från 0 till 50 - och produkten räknar de rundor som faktiskt används: en runda är en granskning av en version som kom tillbaka med krav på mer arbete. Ett rent godkännande räknas inte. När använda rundor överskrider de överenskomna visar tavlan hur många rundor som är fakturerbara, en loggrad skrivs för varje extra runda och en automatisering kan agera på det. Tasked fakturerar inte kunden för det; det gör studion.
Vad en runda är
En offert för en video prissätts i rundor. Att två korrekturrundor ingår innebär att kunden kan återkomma med synpunkter två gånger; den tredje gången kostar pengar, och varje studio vet att den tredje gången är den man antingen fakturerar för eller bjuder på. De flesta studior spårar detta i ett kalkylark och upptäcker det för sent.
Tasked hittar inte på rundor att räkna. En runda är en granskningssession: en version av filen som visas för folk. Den startar när granskningen öppnas och avslutas när ett beslut registreras, och den återöppnas aldrig; nästa runda är en ny session på en ny version, vilket är det som håller kommentarshistoriken ärlig. Så en runda har exakt ett beslut, och att räkna beslut är att räkna rundor.
En runda tillhör det projekt den granskades för, registrerat i samma stund som den öppnas. En fil kan flyttas till en annan mapp nästa månad; rundan stannar kvar på det projekt som offererades. En granskning av en fil som inte tillhör något projekt tillhör ingen offert och räknas inte någonstans.
Vilka rundor som räknas
En runda räknas mot det överenskomna antalet när dess beslut krävde mer arbete. Godkänd med ändringar räknas, eftersom ett ja med synpunkter fortfarande är ytterligare en vända. Avvisad räknas. Ett rent godkännande räknas inte: arbetet slutade där och inget gjordes om.
En begäran om ändring från kundportalen omfattas av samma regel. När godkännandets uppgift har ett granskningsrum öppet registreras portalens beslut även i rummet, så rundan den stängde räknas exakt som en runda studion stängde själv.
Detta matchar hur offerten prissattes. Den andra leveransen som får synpunkter är runda två; den tredje är den som kostar pengar.
Det överenskomna antalet
Varje projekt har ett överenskommet antal rundor. Standard är 2, vilket är vad en offert för en reklamfilm vanligtvis anger. Noll är tillåtet och betyder att inga korrekturrundor ingår, så varje runda är fakturerbar. Taket är 50, vilket inte är en produktbegränsning utan ett skydd mot att råka skriva 200.
Antalet ställs in på projektet av vem som helst som får redigera projektet, och varje ändring loggas med vem som ändrade och från vad till vad. Det är ett kommersiellt villkor för uppdraget, och studion får en dokumentation av det.
Att passera gränsen
Passerad betyder att använda rundor är strikt fler än de överenskomna. Att komma överens om två rundor och använda två är exakt vad avtalet säger, inte ett avtalsbrott. Överskridandet är ett antal, använda minus överenskomna, eftersom varje extra runda är separat fakturerbar; det är aldrig en ja- eller nej-flagga.
Tre ytor visar detta, från en och samma källa. Tavlan visar använda rundor, överenskomna rundor och, när gränsen har passerats, hur många rundor som är fakturerbara. En loggrad skrivs för varje runda som hamnar över gränsen, med rundans nummer och granskningssessionen, vilket är det underlag en studio använder för att styrka en faktura. Och en domänhändelse utlöses för varje extra runda, så att en automatisering kan agera på det: när ett projekt överskrider sina rundor, meddela producenten och skicka e-post till kunden.
Händelsen utlöses för varje runda utöver det överenskomna antalet, inte bara en gång per projekt. Om kunden återkom tre extra gånger kommer en regel som säger meddela producenten att göra det tre gånger, eftersom var och en av dessa är en separat rad på fakturan.
Varför antalet beräknas varje gång
Antalet sparas aldrig. En sparad räknare hamnar i otakt första gången en fil raderas, en granskning tas bort med den eller ett projekt slås ihop, och ett felaktigt antal som en studio fakturerar utifrån är värre än inget antal alls. Varje gång tavlan eller beslutsvägen frågar är antalet en enda sökning i de registrerade besluten för projektets granskningar.
Det gör också att antalet bara blir så bra som granskningsflödet. En studio som mejlar klippningar fram och tillbaka och aldrig öppnar en granskning får noll rundor räknade, vilket är ärligt: Tasked kan bara räkna det som systemet har sett. Sättet att få med antalet är att köra varje version genom en granskning, i rummet eller via kundportalen.
En konsekvens av att beräkna det dynamiskt: om regeln för vilka beslut som räknas någonsin skulle ändras, skulle alla historiska siffror ändras med den. Det är priset för att inte spara antalet, och det är rätt pris; alternativet är två tidsepoker av rader som betyder olika saker.
Att förvandla det till pengar
Tasked tar inte betalt av någon för en extra runda. Tasked egna prenumeration prissätter studions arbete, och pengarna för runda tre rör sig mellan studion och dess kund, på studions egen faktura. Vad produkten tillhandahåller är antalet, flaggan och dokumentationen: en tavla som visar att runda tre är fakturerbar, en loggrad som visar när den startade och en händelse som en regel kan förvandla till ett e-postmeddelande till kunden samma dag som det sker.
Automatiseringssimulatorn, som spelar upp den senaste månaden innan en regel aktiveras, rapporterar noll tidigare utlösningar för en regel som triggas av rundhändelsen, eftersom ett rundantal över ett 30-dagarsfönster inte är projektets rundantal. Den visar noll snarare än ett tvärsäkert felaktigt nummer.
- Överenskomna rundor: standard 2, från 0 till 50, loggas vid ändring.
- En runda räknas när beslutet krävde mer arbete; ett rent godkännande gör det inte.
- Över gränsen: tavlan visar hur många som är fakturerbara, en loggrad per extra runda, en händelse per extra runda.
Vanliga frågor
- Räknas en kunds begäran om ändringar från portalen som en runda?
- Ja. Det är ett beslut som krävde mer arbete på en version, så det stänger en runda och räknas mot det överenskomna antalet. Ett rent godkännande från portalen räknas inte.
- Vad händer om vi inte har kommit överens om några korrekturrundor alls?
- Ställ in det överenskomna antalet till 0. Varje runda hamnar då över gränsen, och var och en flaggas och registreras som fakturerbar.
- Fakturerar Tasked kunden för den extra rundan?
- Nej. Tasked flaggar och registrerar den. Studion fakturerar sin kund på sin egen faktura, med tavlan och loggraden att hänvisa till.
- Vad händer om en version raderas?
- Antalet beräknas om utifrån de registrerade besluten varje gång det läses av, så att det speglar vad som är registrerat just nu snarare än en räknare som inte längre stämmer överens med datan.
- Kan vi få ett meddelande i samma ögonblick som en kund överskrider de överenskomna korrekturrundorna?
- Ja. En domänhändelse utlöses vid varje extra korrekturrunda, och en automatisering skriven som en mening kan meddela producenten och mejla kunden när det sker.