Vem som får godkänna och hur portalen vet det
Portalen vet vem som får godkänna eftersom varje ingång har fem reglage: visa, kommentera, godkänna, ladda upp och ladda ner. En ny ingång är endast för visning; bara en ingång med godkännande når beslutsvägen, och sidan visar aldrig en knapp som ingången inte kan använda. En ingång är begränsad till ett projekt eller till en hel kund, och den namnger en person när studion anger den personens egen e-post eller telefon. Varje beslut registreras med ingången och sessionen det kom igenom.
Fem reglage på varje ingång
En kundportalsingång har fem booleska värden: visa, kommentera, godkänna, ladda upp och ladda ner. Studion ställer in dem när ingången skapas, och en ingång som begärs utan behörigheter blir endast för visning. Varje portalrutt deklarerar den specifika behörighet den kräver, och en wrapper kontrollerar ingången innan rutten körs, så en rutt behöver aldrig komma ihåg att göra en kontroll.
Godkännande är det reglage som spelar roll för signering. Beslutsvägen kräver det; en ingång med endast visning eller endast kommentarer kan inte nå rutten överhuvudtaget, och svaret blir samma avvisande som en främling får. Portalsidan läser av ingångens behörigheter när den öppnas och döljer det som ingången inte kan göra, så en kund med en ingång för endast kommentarer ser tråden men ingen godkännandeknapp, i stället för en knapp som inte fungerar.
Visa ingår medvetet inte automatiskt i de andra. En ingång som kan godkänna men inte visa är ett misstag som en studio kan göra via API:et, och produkten låter visningsrutten neka åtkomst så att studion uppmärksammar det, i stället för att laga det i tysthet.
En projektingång eller en kundingång
En ingång pekar på ett projekt eller på en kund. En projektingång ser det projektet och ingenting annat. En kundingång ser alla projekt för den kunden. En ingång som inte pekar på någotdera ser ingenting, och kan därför inte besluta om någonting. Huruvida ett visst godkännande ligger på denna ingång att besluta om avgörs av samma regel baklänges: godkännandet ligger på en uppgift, uppgiften på ett projekt, och ingången måste vara begränsad till det projektet eller till det projektets kund.
Projektet och kunden som en ingång pekar på kontrolleras mot studions egen organisation innan ingången skapas, så en ingång kan aldrig peka mellan olika organisationer, och ett saknat projekt eller en saknad kund ger svaret 'hittades inte' i stället för att skapa en ingång med en bruten referens.
Påminnelsejobbet använder samma omfångsregel för att avgöra vilka ingångar som ska puffas när ett godkännande överskrider sitt SLA, så att den ingång som påminns alltid är en ingång som faktiskt kan agera.
En ingång per person
En ingång har en etikett som studion väljer, till exempel kundens namn eller en specifik person hos kunden. När studion skapar en ingång för en kund utan att ange mer, skickas inbjudan till kundens egen kontakt-e-post och telefon. När ingången är avsedd för en person - marknadschefen i stället för faktureringsadressen - anger studion den personens e-post eller telefon, och inbjudan skickas dit i stället.
För en starkare koppling mellan ingången och personen kan en ingång kräva en engångskod via SMS eller e-post utöver länken: sex siffror, fem minuter, fem försök, och möjlighet att skicka igen efter en minut. En ingång kan också begränsa antalet enheter, från en till tjugo. Med en gräns på en enhet kommer en ny enhet som ansluter att flytta ingången till sig själv och avsluta alla andra sessioner direkt; med en högre gräns avslutas endast den äldsta sessionen. Samma enhet kastas aldrig ut: en uppdatering eller en förlorad kaka är inget straff.
Studions historik visar, per ingång, hur många unika enheter som har använt den. En ingång avsedd för en person som visar sex enheter är en länk som har skickats vidare, och studion kan återkalla den och skapa en ny inom samma minut.
När studion fattar beslut å kundens vägnar
En producent kan registrera ett beslut även på studiosidan, med kundens godkännande i hand. Beslutsraden innehåller då producentens användar-ID och aktörstypen 'user'. Ett beslut från portalen innehåller aktörstypen 'portal' och inget användar-ID. De två går alltid att skilja åt i flödet och i granskningsloggen, så 'kunden godkände' och 'vi godkände för kunden' blir aldrig samma rad.
Interna signeringar - ett godkännandesteg som en producent eller regissör godkänner - är samma mekanism, med en studiomedlem som godkännare och de ansvariga för uppgiften som de personer som påminns när det dröjer för länge.
Giltighetstid, återkallelse och vad studion ser
En ingång upphör att gälla efter 30 dagar som standard. Studion kan ställa in 1 till 365 dagar, eller uttryckligen välja att den aldrig upphör; ett utelämnat värde lämnar aldrig en permanent ingång öppen av misstag. En återkallad ingång nekar tillträde omedelbart. En återkallad ingång visas som återkallad i stället för utgången i studions lista, eftersom en studio som har stängt av en länk vill se att de har gjort det.
Studiosidan listar varje ingång med dess etikett, status, behörigheter, när den först öppnades, när den senast sågs, unika enheter och antalet registrerade kundgodkännanden. Innan den listan fanns var det ärliga svaret på 'har hon öppnat den?' ett telefonsamtal.
Skapande och återkallande av en ingång loggas, med ingångens inställningar och aldrig dess inloggningsuppgifter. Ett nekat inträde loggas också, där orsaken - hittades inte, återkallad, utgången eller att engångskod krävs - registreras för studion och aldrig visas för personen vid ingången, eftersom skillnader i felmeddelanden kan utnyttjas för att gissa sig till information.
- Standardingång: endast visning, 30 dagar, inbjudan till kundens kontaktrad.
- Godkännande kräver reglaget för godkännande; gränssnittet döljer det som ingången inte kan göra.
- Omfånget är ett projekt eller en kund; aldrig mellan organisationer.
Vanliga frågor
- Kan två personer hos kunden ha olika rättigheter?
- Ja. Skapa en ingång per person, var och en med sin egen e-post eller telefon och sina egna reglage. En kan ha behörighet för endast kommentarer och den andra kan godkänna, och historiken visar vilken ingång som fattade beslutet.
- Vad ser en kund med en ingång för endast visning?
- Objektet och dess status, samt tråden om kommentering är aktiverat. Ingen godkännandeknapp, inget uppladdningsområde, ingen nedladdningslänk. Sidan erbjuder endast det som ingången har behörighet till.
- Kan en kund se andra projekt?
- En projektingång ser ett projekt. En kundingång ser den kundens projekt. Ingen ingång ser en annan kund, studions kundlista eller namnen på personal som inte är involverad.
- Hur vet studion om en länk delas?
- Historiken visar unika enheter per ingång. En ingång för en person som visar många enheter är signalen, och studion kan återkalla den och skapa en ny omedelbart.
- Markeras ett beslut som studion anger å en kunds vägnar annorlunda?
- Ja. Ett portalbeslut innehåller portalens aktörstyp och ingen användare; ett studiobeslut innehåller producentens användar-id. Flödet och loggen håller dem isär.